Nei dintorni di Crema e nella provincia di Cremona si snoda una sorta di “distretto della cosmetica”. Un distretto che ha una valenza internazionale dato che circa l’80-90% dei terzisti mondiali del settore sono insediati in questo bacino geografico. Proprio come Chromavis, azienda che fattura oltre 70 milioni di euro ed è il numero due a livello mondiale dei terzisti del make-up (aziende che producono cosmetici per conto di grandi marchi). Chromavis è il risultato della fusione avvenuta nel 2008 tra due società leader nel campo della cosmesi: Gamma Croma e Clavis.
Il gruppo oggi ha sede a Vaiano Cremasco e si estende su una superficie di 13.000 mq all’interno dei quali vi sono quattro laboratori e tre unità produttive. Chromavis è una media impresa italiana: che produce cosmetici per conto di grandi marchi (come Dior, Guerlain, Body Shop, Estée Lauder, realizzando oltre l’80% del fatturato all’estero), con obiettivi di espansione che vogliono rafforzare la presenza internazionale già avviata (con un ufficio a Parigi e uno a New York). Attualmente il gruppo conta 300 clienti distribuiti in 50 Paesi e ha deciso di strutturarsi adeguatamente in virtù degli obiettivi di crescita (e di maggior efficienza organizzativa) scegliendo l’Erp E-business Suite di Oracle.
L’Erp ancora sinonimo di innovazione
Parlare di Erp in sé non sarebbe poi così innovativo se non fosse che il progetto riguarda Chromavis, ossia, come dicevamo, una media azienda che ha scelto il big vendor (con il supporto di un system integrator, At-Shopnet di Milano, molto piccolo che ad inizio progetto contava meno di una decina di persone al proprio interno) per adottare una soluzione (la versione 12 di Oracle E-Business Suite) che, all’epoca, non aveva ancora delle referenze, nemmeno a livello globale.
Chromavis ha infatti iniziato il progetto di implementazione Erp nel luglio del 2008. “La scelta
di Oracle nasceva dall’esigenza di dotare la struttura aziendale di un sistema strutturato che andasse oltre il tradizionale Erp italiano” – sottolinea Franco Mangalaviti, It Manager di Chromavis, ricordando come in alcune precedenti esperienze si sia trovato a dover fare i conti con un sistema “artigianale” che non si è poi potuto far evolvere.
“Chromavis è un’azienda che fa dell’innovazione un segno distintivo – interviene Roberto
Petrucci, Chief Financial e Chief Operation Officer del gruppo. Investiamo circa il 5-6% in Ricerca e Sviluppo e siamo titolari di diversi brevetti di tecnologie e processi complessi che le grandi case non sono in grado di produrre nei loro impianti e che ci distinguono nel campo del make-up”.
Va peraltro sottolineato che il settore della cosmesi è un segmento produttivo, sottoposto a regolamentazioni e certificazioni che impongono severi controlli spesso diversi da Paese a Paese. “Nel nostro settore è fondamentale avere gli strumenti per garantire una tracciabilità completa del ciclo produttivo – enfatizza Mangalaviti -. Un sistema Erp era dunque la risposta più adatta; per noi, poi, era una scelta oserei dire obbligata dato che venivamo dalla fusione di due aziende caratterizzate da sistemi diversi e obsoleti. Ragionare sull’aggiornamento e l’integrazione di questi sistemi sarebbe stato molto più complesso e dispendioso”.
Le fasi del progetto
“Inizialmente avevamo ipotizzato, in virtù della fusione, di migliorare i sistemi di Clavis – spiega l’It Manager – tralasciando l’idea della business suite Oracle dato che si trattava di un’azienda molto piccola e con sistemi pressoché inesistenti su cui era necessario ragionare “da zero”. In realtà, quando è stato delineato chiaramente il percorso aziendale (ossia la fusione tra le due realtà e la nascita definitiva di Chromavis come società unica), abbiamo deciso fin da subito di abbracciare un Erp completo che ci potesse seguire e supportare non solo nella fase di innovazione dei sistemi It ma anche nella futura crescita aziendale, quindi abbiamo optato per un vendor internazionale”.
“La scelta ha comportato non poche difficoltà – osserva Mangalaviti – ma era necessario fare uno sforzo iniziale per poi poter procedere gradualmente con l’implementazione modulo per modulo”.
Lo sforzo iniziale a cui si riferisce Mangalaviti è di natura sia organizzativa sia tecnologica. “Dal punto di vista organizzativo, le criticità sono da ricondurre al fatto che l’introduzione di un nuovo sistema gestionale implica sforzi in formazione e supporto per gli operatori anche se partendo quasi da zero siamo riusciti a far percepire il valore di tale progetto in modo trasversale lungo tutta l’azienda”, sottolinea Mangalaviti che aggiunge: “Non avevamo alcuna esperienza legata alla gestione di processo; abbiamo quindi dovuto fare uno sforzo di comprensione delle aree di inefficienza per poi valutare l’approccio metodologico che potrei riassumere in: implementazione graduale e nessun tipo di personalizzazione”.
“Dal punto di vista tecnologico, la situazione di partenza imponeva una razionalizzazione del patrimonio informativo e della sua gestione, a partire dal concentrare le informazioni in una sola base dati – asserisce Mangalaviti -. Partivamo infatti da un quadro in cui i dati erano dispersi in molti sistemi frammentati, per lo più parliamo di svariate migliaia di file excel sparsi nei vari Pc in azienda”.
C’è poi un aspetto tecnologico legato all’utilizzo della nuova applicazione: “La release che abbiamo adottato è particolarmente sofisticata in alcune sue parti. La soluzione integra, per esempio, le fasi della produzione continua con le macchine di pesatura, il controllo del magazzino con sistemi Rfid, e con tutto il controllo di qualità e conformità e la gestione delle formule (parte questa che ha anche una componente di sicurezza legata alla gestione e al controllo degli accessi, fondamentale per Chromavis dato che detiene diversi brevetti). Tutte funzionalità che bisogna sapere utilizzare correttamente”, precisa Managalaviti.
“Siamo partiti con l’implementazione del modulo di ‘Financial Management’ e poi abbiamo proseguito con il modulo per la gestione del ciclo attivo e successivamente per quello passivo – dice Mangalaviti -. Il tutto in maniera graduale e facendo coesistere, nella fase di passaggio, il vecchio sistema (Baan). Abbiamo previsto, in sostanza, una integrazione temporanea tra i due sistemi per essere certi di non avere downtime”.
Integrazione e adeguamento dei processi
La scelta di adottare una suite completa ha avuto un impatto importante anche da punto di vista economico, sottolineano i manager di Chromavis, dato che si è trattato di un investimento di oltre 1 milione di euro. Cifre decisamente importanti per una media impresa italiana che però, sottolinea Petrucci, “si ripagano grazie alla razionalizzazione organizzativo-strutturale che ne consegue e che diventa fondamentale per un gruppo che ha obiettivi di crescita e sviluppo a livello internazionale”. È recente l’annuncio che Chromavis ha acquistato il 100% del Gruppo Durlin, società francese leader mondiale attiva nello sviluppo e produzione di smalti e di prodotti per la cura delle unghie.
Efficienze di questo tipo, ci tengono a precisare i manager di Chromavis, si raggiungono però facendo delle scelte ben precise. “Un punto fermo della nostra strategia è stata la decisione di installare la suite in modo standard, evitando customizzazioni o interventi di adeguamento – sottolinea Mangalaviti -. I nostri processi sono sì complessi e particolari ma abbiamo preferito fare uno sforzo di adattamento “al contrario”: siamo stati noi a rivedere i nostri processi adeguandoci alle best practice dell’Erp e non viceversa, disegnando quindi un modello organizzativo perfettamente gestibile dall’applicazione senza interventi di personalizzazione”.
Quanto al futuro, Mangalaviti sottolinea come l’azienda si aspetti passi avanti nell’ambito della reportistica e del controllo: “Riuscire ad avere informazioni tempestive è di vitale importanza per un’azienda dinamica come la nostra. Sarà fondamentale garantire tool di misurazione e controllo in grado di supportare le decisioni del business”, conclude il manager.
