La scelta degli applicativi in genere, e di quelli strategici per l’azienda in particolare, è sempre oggetto di attente riflessioni all’interno delle filiere aziendali. Riflessioni che, in alcuni casi, possono condurre a scelte non convenzionali, che aprono ad ambiti di sperimentazione e possono condurre a un successo poco prevedibile. Il caso di Covisian, azienda leader nel settore della Business Process Outsourcing con sedi operative in sette paesi, ne è un esempio. L’azienda, infatti, grazie al supporto di Altea IN, ha effettuato una scelta particolarmente coraggiosa nella scelta del nuovo ERP, orientandosi verso un prodotto solitamente rivolto al settore industriale come Infor LN.
Perché una scelta fuori dagli schemi
Infor LN conosce un particolare successo in ambito industriale. Perché quindi una società di servizi ha scelto di utilizzare una soluzione di questo tipo? Come spiega Fabio Sattolo, CTO di Covisian, l’azienda ha approcciato il cambio di ERP seguendo un approccio innovativo, che si ritrova anche nel payoff aziendale: Reinventing BPO.
Seguendo questa filosofia, ci spiega Sattolo, la scelta del software, che si va ad affiancare ad alcune soluzioni proprietarie dell’azienda, è stata effettuata in base alle funzionalità. Diversamente, insomma, da una consuetudine piuttosto consolidata che vede spesso le aziende scegliere in base alla diffusione in uno specifico settore di un software o di un servizio.
“Covisian è una società di servizi, che però ha un approccio industriale. Dal punto di vista gestionale, i nostri flussi di lavoro sono più aderenti a quelli delle realtà produttive. Abbiamo ritenuto Infor LN più adeguato alle nostre esigenze per la sua flessibilità: dispone infatti di alcune peculiarità che lo rendono più simile al nostro modo di vedere”.
Migrazione necessaria
Prima di scegliere l’ERP, l’azienda ha focalizzato la propria necessità primaria, cioè uniformare logica e gestione partendo dalla capogruppo, che si trova in Italia. L’azienda negli ultimi anni ha avuto un importante percorso di crescita, sia interna sia attraverso acquisizioni, e questo ha condotto a una difformità di sistemi che doveva essere governata.
In quest’ottica, si è manifestata la necessità di passare a un sistema di livello superiore rispetto alla precedente soluzione, che fosse in grado di rispondere meglio alla dimensione raggiunta dalla società. LN, in questo scenario, si è affiancato al sistema core svolgendo le funzioni di contabilità e controllo di gestione.
La scelta di un ERP strutturato come Infor LN, in quest’ottica, è stata considerata utile perché la soluzione si adatta bene alle aziende che hanno un respiro internazionale. Come ci spiega Sattolo “la disponibilità delle informazioni è totale, ma anche sovrabbondante rispetto alla nostra capacità di consumarli. La classificazione e gestione delle informazioni serve per prendere decisioni di business informate e adeguate alla realtà. Un ERP con queste caratteristiche consente ai manager delle aziende di avere una visione chiara e coerente della realtà attraverso dati e informazioni, gestite e organizzate nella maniera corretta”.
Fondamentale, da questo punto di vista, l’apporto del system integrator, che aiuti le aziende a gestire, interpretare e organizzare i dati in maniera corretta. Secondo Sattolo, Altea IN è stata determinante nel successo di questo progetto, grazie alla sua capacità di cogliere l’approccio di Covisian.
I motivi della scelta
Oltre alle peculiari caratteristiche del gruppo, ci sono stati anche altri elementi che sono stati valutati nella scelta. Uno di questi è la possibilità di integrazione, che per Covisian, era una priorità. L’azienda, infatti, dispone di una soluzione proprietaria di Workforce management, SPARTA, che gestisce anche la parte di pianificazione delle persone all’interno dell’erogazione dei servizi.
“Attraverso Sparta” è possibile capire in tempo reale la produttività dell’azienda. Questo è impensabile in un sistema di contabilità o in un ERP”. Proprio perché questo strumento è un elemento core di produzione, l’integrazione è stata fondamentale. L’utilizzo di una governance in tempo reale allineata con il sistema di contabilità è tipico di una realtà produttiva e, grazie a una integrazione puntuale, consente di avere una macchina operativa sempre allineata rispetto alla contabilità.
Questo permette anche di superare il paradigma dei report: “Secondo la nostra filosofia, i dati devono essere manipolati il meno possibile perché siano aderenti alla realtà” ribadisce Sattolo, che ricorda come Covisian, da sempre, ha privilegiato l’uso di sistemi informativi su dashboard in tempo reale.
Governare i grandi numeri
Per dare un quadro più generale, Covisian oggi gestisce una forza lavoro di circa 25.000 persone, mentre gli utenti che hanno accesso all’ERP sono alcune decine. Grazie al processo di semplificazione, il numero di persone che riescono a gestire l’organizzazione è decisamente limitato. Infor LN aggrega i dati dal punto di vista contabile, principalmente attraverso i moduli Finance, mentre la gestione del personale vera e propria avviene nel sistema di campo SPARTA, come abbiamo visto.
A oggi, delle sedi distribuite in sette paesi, il sistema è live in Italia da un anno circa. I prossimi passaggi della roadmap prevedono il deployment in Spagna e a seguire negli altri paesi, mentre il sistema di campo è già presente in tutte le sedi.
Affrontare le sfide grazie alla visione comune
La scelta di ragionare fuori dagli schemi, secondo Sattolo, è stata la parte più affascinante di questo progetto. Seguire strade non battute, sia dal punto di vista contabile sia dell’integrazione, è stata la parte innovativa che ha portato ad affrontare nuove sfide. “Quando si cercano soluzioni non consolidate a volte bisogna reinventare, non va sempre tutto bene al primo colpo”.
Di conseguenza, è stato necessario fare un grande lavoro di Change Management delle persone e dei processi. In questo, ci tiene a sottolineare Sattolo, Altea IN è stata di grande supporto grazie anche alla capacità di gestire le situazioni in cui c’era un po’ di resistenza e alla condivisione di approccio e mentalità. Insomma, la capacità di seguire il cliente in un ragionamento fuori dagli schemi si è rivelata vincente.
Soprattutto in un contesto come quello attuale, in cui le scelte IT sono sempre più spesso scelte di governance. “Un nuovo sistema pone la definizione di regole nuove, e le persone sono più propense ad accettare i cambiamenti quando cambia il campo. Noi vediamo nella tecnologia un abilitatore al cambiamento. Il lavoro di un facilitatore è indispensabile” chiude Sattolo.
