Gestire le offerte dei prodotti tecnicamente complessi nel minor tempo possibile: era l’obiettivo con cui Irinox ha coinvolto SAEP Informatica per portare a termine il progetto Irinox: ERP SAEP (S8) con Configuratore Prodotto – Full Service, risultato finalista per la categoria Soluzioni B2b e di eSupply Chain in occasione dei Digital360 Awards 2020.
Gli obiettivi di Irinox
La preparazione delle offerte di Irinox (produttore di quadri elettrici e abbattitori rapidi di temperatura) richiedeva diversi giorni e comporta l’intervento di diverse figure tecniche.
Serviva quindi una soluzione che nel minor tempo possibile fosse in grado di generare in automatico, distinte base complete di cicli di produzione e calcolo dei costi, al tempo stesso, emettere un documento commerciale che descrivesse al cliente le caratteristiche del prodotto. L’inefficienza nell’elaborare le offerte si traduceva infatti inevitabilmente in perdite di opportunità commerciali.
Le principali complessità del progetto erano dovute al fatto che andavano coinvolti 3 stabilimenti diversi da gestire quasi come 3 progetti separati, dal coinvolgimento di 4 business unit, ognuna con un grado differente di complessità nell’elaborazione delle offerte; tante figure tecniche e funzioni coinvolte (in alcuni casi anche moltiplicate per i 3 stabilimenti, come logistica o pianificazione, e in altri moltiplicate per le unità di business, come uffici commerciali e servizio clienti).
Configuratore prodotto Irinox, ecco come funziona ERP SAEP (S8)
La soluzione proposta da Saep è stata ERP SAEP (S8) un configuratore prodotti con Distinta Base Aperta, completamente integrata con il sistema ERP, in grado di generare in automatico offerte chiare, tecnicamente validate e tradotte nella lingua del cliente.
Nello specifico, tramite il Configuratore Prodotti Irinox adesso può generare in automatico: nuovi articoli; distinte base aperte; descrizioni commerciali dettagliate; prezzi di vendita corretti; traduzione in differenti lingue; cicli di produzione; costi di produzione.
Per realizzare tutto questo, data la complessità del progetto, SAEP ha optato per il metodo “a cascata”, ovvero l’esecuzione di macro-step. Il go-live è avvenuto in tre momenti diversi, il primo a soli 4 mesi dall’inizio dei lavori.
Il team costituito era composto da 3 key-users individuati dal cliente e da 3 project manager di SAEP, ognuno dedicato ad uno stabilimento.
I vantaggi di questo configuratore prodotto
Il Configuratore Prodotto è stato attivato in tutti e 3 gli stabilimenti. Gli obiettivi che Irinox ha raggiunto sono:
- maggior precisione nel calcolo dei costi di produzione e del prezzo di offerta;
- standardizzazione e classificazione delle specifiche tecniche, variabili e opzioni di configurazione in modo da evitare prodotti finiti o semilavorati ridondanti;
- semplificazione del processo di configurazione dell’offerta in modo da rendere autonomi il reparto commerciale dall’ufficio tecnico;
- riduzione delle tempistiche di calcolo ed emissione delle offerte;
- produzione di offerte chiare, nella lingua del cliente, con invii mail automatici e archiviazione documentale delle diverse revisioni.
In pratica, l’operatività adesso risulta essere più snella e veloce e la qualità dei dati ottenuti è nettamente superiore a quella precedente.
Uno dei punti di forza della soluzione di SAEP è sicuramente la totale integrazione con il sistema ERP da cui ne derivano diversi vantaggi tra i quali: condivisione delle anagrafiche; possibilità di creare dei workflow capaci di innescare processi successivi e/o paralleli; verificare in tempo reale le disponibilità dei materiali per i fabbisogni di produzione.
Inoltre, il Configuratore Prodotto con Distinta Base Aperta consente di impostare e gestire a monte delle regole tecniche, commerciali e di produzione (come è stato fatto per Irinox) al fine di verificare se le opzioni scelte rispettano i vincoli stabiliti da parte dell’ufficio tecnico e sono in linea con le richieste di produzione.
Il Configuratore Prodotto ha inoltre avuto un impatto significativo nella vita aziendale, infatti un elemento cruciale del progetto è stata proprio la riorganizzazione delle risorse interne coinvolte (Ufficio Commerciale, Ufficio Preventivisti, Ufficio Tecnico).
In particolare, il cambiamento più significativo è stato quello dei “preventivisti” che sono stati coinvolti nella costruzione delle regole di configurazione.
