“Non è semplice rivedere una serie di processi tradizionalmente consolidati nelle aziende: è il caso dei processi amministrativi” ha affermato Paolo Catti, Associate partner di Partners4Innovation, la società di advisory e coaching del Gruppo Digital360. E questo includendo ciclo attivo e passivo a partire dalla fatturazione… In questo video, si è infatti cercato di spiegare come un obbligo come quello della fatturazione elettronica B2B entrato in vigore dal gennaio 2019 può e deve diventare un elemento di competitività per le imprese. Come si vedrà, partendo proprio dalla digitalizzazione della fattura è possibile rivedere la gestione di tutti i documenti relativi al ciclo dell’ordine nel suo complesso (da quelli di trasporto in poi). Il fine ultimo è intendere tale ciclo come un efficace flusso di scambio tra partner di business del medesimo ecosistema, potendo contare su linguaggi standardizzati.
Cos’è il ciclo attivo?
Con ciclo attivo si intendono tutte le azioni svolte da un’azienda con un suo cliente in riferimento alla vendita di un prodotto o servizio. Si tratta della gestione dei contatti clienti, delle offerte e, quindi, degli ordini e delle consegne, sino alla fatturazione.
Quali sono le fasi del ciclo attivo
Le fasi del ciclo attivo sono indicativamente 7.
- Si va dal contatto con il cliente,
- alla predisposizione di un preventivo.
- A questo punto, se viene effettuato un ordine,
- l’azienda deve procedere alla sua conferma (passando per i controlli sull’affidabilità del cliente da un lato e la disponibilità della merce o la possibilità di effettuare il servizio richiesto).
- Compiute le verifiche del caso,
- si passa all’evasione dell’ordine.
- Il ciclo attivo si conclude con il pagamento (fatturazione e incasso) e l’eventuale liquidazione delle provvigioni se la trattativa è stata concluso da un rappresentante o da un agente.
Esempio di procedura del ciclo attivo
Il ciclo attivo comincia con le varie attività che riguardano le strategie commerciali, per esempio prima di tutto, la ricerca nuovi clienti. In tale contesto un tool software a supporto del ciclo attivo consente di verificare in tempo reale prospect, profilarli in base a vari criteri siano le loro preferenze così come il rating e il rischio di credito.
Un sistema digitale può poi supportare agenti e rappresentanti nel redigere l’ordine e nello stilare il contratto in quanto velocizzare i passaggi di order entry rappresenta un elemento competitivo importante e contribuisce a offrire un’immagine di efficienza del brand.
La procedura del ciclo attivo include poi la gestione documentale di tutto quel che occorre dalla conferma ordine alla spedizione del prodotto o alla erogazione del servizio.
Infine, il ciclo attivo si conclude con la fatturazione che deve essere emessa in modo rapido e preciso al fine di evitare ritardi o problemi nei pagamenti.
D’altra parte, istituire workflow (magari automatizzati) che supportino nella gestione di eventuali contestazioni concorrono a far si che l’azienda non veda troppo rallentati i tempi di incasso.
Cos’è il ciclo passivo?
Nel ciclo passivo sono inclusi tutti i passaggi che stanno prima delle vendita di un bene o servizio. In pratica, il ciclo passivo racchiude i flussi di lavoro e gli scambi di comunicazioni che si svolgono tra azienda e fornitori e, quindi, le uscite (o costi) a essi correlate.
Quali sono le fasi del ciclo passivo
È possibile identificare 7 fasi anche in relazione al ciclo passivo.
- Nello specifico, prima di tutto è necessario fare una analisi del fabbisogno aziendale,
- serve quindi stabilire un budget
- e poi selezionare il fornitore (valutando preventivi e costi).
- Realizzato e inviato l’ordine possono risultare utili dei solleciti.
- Serve poi gestire tutte le attività relative all’entrata delle merci (con il conseguente aggiornamento di magazzino eccetera).
- E, quindi, registrare la fattura (a fini gestionali, ma anche civilistici e fiscali)
- e provvedere al pagamento secondo i tempi stabiliti.
Esempio di procedura del ciclo passivo
Un esempio di procedura del ciclo passivo si articola mediante la creazione di un archivio dell’anagrafica fornitori (una operazione che può essere compiuta mediante software appositi che agevolano inserimento e aggiornamento man mano dei nuovi nominativi).
A questo segue la generazione di richieste di acquisto, la stipula di un contratto e la preparazione dell’ordine di acquisto.
Predisposto tale ordine si devono effettuare i controlli necessari e, quindi, organizzare la ricezione della merce prevedendo i controlli relativi a quantità, qualità e conformità rispetto all’ordine stesso.
A questo punto, l’esempio di procedura del ciclo passivo si conclude con tutti i passaggi inerenti alla gestione della fatturazione passiva.
Buona parte di queste attività possono beneficiare di automatismi e maggiore efficienza riconducibili all’uso di sistemi di gestione documentale elettronica capaci di compiere verifiche in automatico, all’opportunità di avviare autonomamente procedure semplici (si pensi, per esempio, al rinnovo di ordini simili eccetera) così come di interagire con l’applicativo gestionale per promuovere una maggior efficienza anche nel preparare i bilanci.
Ciclo attivo e ciclo passivo aziendale quali sono le differenze?
Ogni azienda deve far fronte alla gestione di ciclo attivo e passivo, entrambi fondamentali per la vita del business.
La differenza principale tra il concetto di ciclo attivo e ciclo passivo è rappresentata a grandi linee dal fatto che il primo si svolge dopo la vendita e il secondo prima.
Il primo permette la vendita al cliente e quindi di realizzare fatturato e profitti, il secondo è imprescindibile per rendere disponibile ciò che si deve vendere e avere sotto controllo i costi.
Ciclo attivo/passivo, fatturazione e gestione aziendale: un processo di digitalizzazione delle procedure
Il mercato offre soluzioni software che consentono la digitalizzazione di tutti gli aspetti relativi alla gestione sia del ciclo attivo sia di quello passivo. Obiettivo di tali sistemi è rendere più semplice la gestione di tutti i passaggi, introdurvi automatismi (grazie alla RPA) ove possibile e, in pratica, rendere più veloce l’attività avendone un maggior controllo.
La digitalizzazione delle procedure significa anche ridurre al minimo l’inefficienza, gli errori determinati da distrazione umana o incompletezza dei dati forniti nello svolgimento dei lavori.
Per esempio, tra i vantaggi generati dalla digitalizzazione del ciclo passivo vi sono: riduzione dei tempi della fatturazione passiva e quindi dei pagamenti; rapidità nell’accesso ai dati eccetera.
Per quanto riguarda il ciclo attivo, tool software consentono una più efficace archiviazione dei dati del cliente e di tutta la documentazione commerciale (ordini, offerte, documenti di trasporto) per rendere il tutto più facilmente disponibile ai team di lavoro.
Il dover procedere, per obbligo normativo, alla realizzazione della fattura elettronica ha comportato un notevole passo avanti nell’ottica della digitalizzazione del ciclo attivo e passicv perché ha permesso di standardizzare i dati contenuti nelle fatture stesse il che ne promuove l’utilizzo in processi e modelli di business più efficaci.
