Il progetto dal titolo Digitalizzazione e Automazione dei Processi Aziendali con Vtenext: il caso Bosch Rexroth Italia (risultato finalista ai Digital360 Awards 2021 per la categoria CRM/Soluzioni per Marketing e Vendite), realizzato presso Bosch Rexroth, riguarda l’implementazione nativa delle funzionalità di Business process management nella piattaforma CRM Vtenext. Trasparenza dei processi, azzeramento dei margini di errore, tracciabilità, monitoraggio costante delle performance sono tra i principali benefici ottenuti dalla soluzione che si caratterizza per l’estrema flessibilità e l’elevata capacità di personalizzazione, oltre che per la velocità di implementazione.
La progressiva digitalizzazione dei processi in Bosch Rexroth
Nel 2015 Bosch Rexroth decide di superare le limitazioni del Business process management system in uso e di sostituirlo con qualcosa di più flessibile e soprattutto più facile da modellare, in modo che potesse essere adattato più velocemente al contesto dinamico dell’azienda.
Bosch Rexroth aveva iniziato a utilizzare il CRM di Vtenext per gestire il project management. L’esperienza virtuosa ha portato Bosch Rexroth a lanciare una sfida, proponendo di integrare una soluzione Bpm nella piattaforma Vtenext di allora. Di risposta anziché integrare una soluzione di terze parti, è stato sviluppato un motore nativamente integrato che è poi stato reso a standard nella soluzione CRM, diventandone un tratto distintivo e di notevole valore aggiunto.
L’implementazione del progetto ha richiesto una fase iniziale di definizione dei pilastri fondamentali per l’azienda. La versione beta è andata live nel 2017: in questo modo è stato possibile lavorare sui dati reali per monitorare e migliorare costantemente i processi mappati.
Si è iniziato con la migrazione dalla piattaforma precedente con i processi più semplici fino ad arrivare a quelli più complessi, nel frattempo si sono realizzati nuovi processi direttamente in Vtenext che erano impensabili con la vecchia soluzione.
Nel corso degli anni sono stati implementati diversi processi, afferenti sia all’area commerciale che all’area amministrativa, di alcuni a solo titolo di esempio: gestione delle richieste di sconto per le offerte commerciali; revisione delle richieste di offerta coordinando i vari reparti coinvolti; organizzazione delle richieste di service (il che include il coordinamento della sicurezza del tecnico che effettua interventi su macchinari in base alla natura e al luogo dell’intervento, come calandre o pale eoliche); prenotazione dei lunch box in mensa.
Perché Vtenext
La collaborazione con Bosch Rexroth e la precedente esperienza dell’azienda in questo ambito ha permesso di implementare nativamente una soluzione di Business process management nella piattaforma CRM.
Le caratteristiche di Vtenext che hanno contribuito al successo del progetto sono molteplici: estrema flessibilità ed elevate capacità di personalizzazione che hanno permesso a Bosch di creare ed implementare processi personalizzati; velocità di implementazione: a oggi un processo complesso è progettato e implementato in 6 mesi senza metodo Agile Scrum, 2 mesi dopo l’adozione del metodo Agile Scrum; trasparenza completa dei processi che permette di creare report accurati e di individuare facilmente colli di bottiglia; automazione dei processi rapida con possibilità di monitorare e ridurre i margini di errore.
I principali benefici
Bosch Rexroth ha deciso di adottare una logica organizzativa per processi diffusa a 360 gradi e ha, dunque, investito in un sistema che consentisse flessibilità e fosse gestibile anche da personale con competenze non IT.
I benefici ottenuti dall’adozione della soluzione Vtenext riguardano nello specifico il fatto che la complessità dei processi viene codificata all’interno del sistema: è il processo stesso a indicare ai collaboratori quali dati inserire, anche in base alla business unit indicata.
Inoltre, la responsabilità si è spostata dalla singola persona al sistema digitalizzato che, di fatto, non ha margini di errore.
Ancora, prima veniva tutto gestito via mail, telefono e nessuno aveva dati alla mano per individuare i problemi e per capire dove si verificassero anomalie e perché, oggi tutto è facilmente tracciabile dal sistema ed è possibile monitorare costantemente le performance, individuare eventuali blocchi e migliorie.
