Distribuzione food: cresce il Number 1

Number 1 Logistics Group (http://www.number1.it/, tel: 0521.263535) nasce nel 1998 per gestire la logistica e i trasporti del Gruppo Barilla. Negli anni, la componente del volume d’affari generato dalla casa madre si è andato via via riducendo ed oggi è solo il 60% del totale, mentre il restante 40% è generato da una ventina di altre società, tutte del settore “grocery” ossia produttori “food” – il settore di industria prevalente di Number 1 – come Star, Lavazza, Gancia, Plasmon e da produttori chiamati in gergo “food-compatible” come Domopack, Cuki, Manetti & Roberts.
Oggi Number 1, con 500 dipendenti e 2200 persone indirette appartenenti a società di trasporto e di facchinaggio collegate, è l’operatore più importante sul mercato italiano, visto che trasporta annualmente 2.100.000 tonnellate di merci, percorrendo 250 milioni di chilometri per effettuare 2 milioni e 500.000 consegne a 110.000 clienti.
Se Barilla rappresenta l’origine dell’esistenza di Number 1, le altre 20 aziende clienti sono quelle che hanno determinato l’impressionante crescita del fatturato (dai circa 70 milioni di euro del ’98 ai 247 milioni del 2003) e le necessità informatiche che stanno alla base del sistema informativo aziendale.
“La gestione delle merci che effettuiamo per conto di Barilla segue il modello “a scorta” – dichiara il responsabile dei sistemi informativi Flavio Villa. – Number 1 preleva i prodotti alla fine del ciclo produttivo di Barilla e li deposita nei propri magazzini, per poi trasportarli alla destinazione finale quando richiesto dai clienti finali. Per le altre aziende, invece, seguiamo il modello ‘in transito’, ossia preleviamo le merci dal produttore e le trasportiamo alle nostre ‘piattaforme distributive’ o alle nostre ‘piattaforme di transito’ dove non vengono messe a stock ma solo depositate il tempo necessario per essere di nuovo prelevate e trasportate verso la destinazione finale”. In questo modello le piattaforme perdono la tradizionale connotazione di deposito e assumono invece la funzione di stazioni di smistamento. Villa perciò spiega che il modello ‘a scorta’ comporta la risoluzione di problemi di gestione dei magazzini, mentre il modello ‘in transito’ utilizza logistiche di gestione legate alla singola consegna.

A complicare le cose c’è il fatto che, alla gestione dei flussi distributivi con la modalità ‘in transito’, si accompagna sempre la necessità di gestire anche i processi detti ‘di reverse’, cioè quelli relativi ai flussi delle merci ritirate dal mercato perché rotte, respinte dai clienti, eccedenti sui rifornimenti, che costituiscono quindi flussi distributivi differenti da quelli principali. Questi flussi di merce da un lato si alimentano in modo non sistematico e non prevedibile, dall’altro comportano oneri gestionali rilevanti a livello di magazzino e di amministrazione.
In definitiva, il modello ‘in transito’ richiede necessariamente maggior flessibilità ma, sottolinea ancora Villa, è proprio grazie all’adozione di questo modello – avvenuta gradualmente negli anni 2001-2002 – che Number 1 è stato in grado di soddisfare le richieste così rapidamente crescenti dei suoi clienti (anch’essi in numero sempre maggiore) perché garantisce una maggior flessibilità, la possibilità di attirare più rapidamente nuovi clienti, minori costi di investimento ed una grande velocità di risposta alle richieste del mercato.
L’adozione del modello ‘in transito’ ha però reso inadeguato il sistema informativo pre-esistente, costituito da una serie di programmi ad hoc che presentavano varie stratificazioni successive e l’utilizzo di diverse tecnologie. All’inizio del 2003 è stato perciò deciso di studiare insieme alla Sinfo Pragma di Parma, partner di Number 1 fin dalla sua creazione e prima ancora stretto collaboratore del centro elaborazione dati di Barilla, un nuovo sistema informativo che comprendesse, oltre che la modalità ‘a scorta’ anche la modalità ‘in transito’.
Come risultato dello studio, anche questa volta fu deciso di realizzare una soluzione ad hoc, che conglobasse le funzionalità del sistema esistente, arricchite delle nuove funzionalità richieste, e scegliendo in particolare una modalità operativa web-based, il data base Oracle e come piattaforma hardware un cluster Hp. “Essendo Number 1 una realtà dinamica, dal punto di vista It presenta un fabbisogno di servizi maggiore e sempre crescente – sottolinea Villa – e richiede una maggiore flessibilità operativa per seguire tempestivamente i cambiamenti nella curva della domanda”.
Il progetto, battezzato ‘Transiti e Reverse’, ha preso il via a febbraio 2003 con un’analisi dei flussi distributivi in transito e delle relative modalità di gestione, per definire un modello di riferimento più adeguato alle esigenze di Number 1. Nella prima fase sono state intervistate le persone coinvolte nei processi per evidenziarne le criticità, e giungere all’identificazione del modello organizzativo idoneo e dell’architettura del relativo sistema informativo.
Ciò è stato fatto tenendo conto delle esigenze di tutte le aziende clienti, cercando il più possibile di snellire e unificare i comportamenti operativi.
A settembre 2003 fu reso disponibile un prototipo del nuovo sistema che alla fine dello stesso anno entrò in produzione.
Alla data, gli utenti sono un centinaio e sono tutti dipendenti di Number 1. Ma questa non è che la prima fase di un progetto più ampio che vedrà nel prossimo futuro il coinvolgimento dei partner con nuove modalità di collaborazione.
Il progetto è stato realizzato dalla divisione Si-eSolutions di Sinfo Pragma, dedicata ai progetti custom di e-Business. “Abbiamo scelto Sinfo Pragma perché conosce perfettamente la nostra realtà e perché ha una struttura molto flessibile, in grado di seguire con grande tempestività i mutamenti delle nostre esigenze” commenta Villa.
I risultati sono stati pienamente in linea con le aspettative del cliente, tanto che Villa ci anticipa che è stata approvata una componente ulteriore del progetto che riguarda i servizi di assistenza. Entro il 2004, infatti, Sinfo Pragma realizzerà un help desk di 1° livello, grazie ad un team di persone che gestirà le richieste di assistenza provenienti dalle varie sedi operative, che avrà l’obiettivo di garantire la continuità del servizio evitando eventuali fermi di sistemi che impattino l’operatività dei magazzini.
Sinfo Pragma fornirà anche un’assistenza applicativa di 2° livello, intercettando le chiamate all’help desk nel caso segnalassero anomalie di tipo applicativo, e indirizzandole verso un team di persone integrato nel gruppo di sviluppo di Number 1, per un’analisi approfondita del problema e l’eventuale intervento per la risoluzione.
La disponibilità di questi servizi sarà garantita anche al di fuori del normale orario lavorativo per assicurare ai magazzini che lavorano a ciclo continuo un’adeguata copertura nel servizio di assistenza.
Number 1 ha coinvolto SinfoPragma in un altro progetto, che nasce dalla necessità per le aziende alimentari, che rappresentano il ‘core business’ di Number 1, di garantire, a partire dal 1° Gennaio 2005, la completa rintracciabilità del prodotto sull’intera catena di distribuzione fino a risalire alla filiera produttiva.

Flavio Villa
responsabile dei sistemi informativi di number 1