Le modalità con le quali un’organizzazione gestisce le sue comunicazioni e lo scambio di documenti possono avere un significativo effetto sul ‘successo’ aziendale: la capacità di organizzazione, controllo e ottimizzazione (o al contrario la sua assenza) dei processi documentali genera direttamente impatti che si ripercuotono sulla produttività e la redditività dell’impresa e, quindi, sulla sua forza competitiva di mercato.
Pensiamo per esempio al valore che assume un efficace scambio di informazioni e documenti nelle operation di distribuzione, produzione, gestione magazzino e logistica, ecc., dai rapporti di produzione alle polizze di carico, dalla raccolta di ticket alle informazioni contenute sui bar code o tag Rfid… L’efficacia e l’efficienza operativa dipendono in modo significativo da quanto e come le informazioni critiche vengono comunicate in tempo utile, all’utente corretto e all’interno del processo di business adeguato.
I processi documentali interni di un’azienda, di fatto, hanno una diretta influenza finanziaria a più livelli. Pensiamo ai processi di fatturazione e incasso; più velocemente vengono gestiti, elaborati e monitorati i documenti e i relativi processi, più agili risultano i flussi dei cicli economici. Uno scenario non sempre roseo nelle aziende, soprattutto quando i ‘metodi di lavorazione’ di un documento risultano ‘tradizionali’, ossia cartacei e basati su processi manuali. In situazioni simili, le potenziali opportunità di incremento della produttività e della redditività di business risultano ‘contaminate’ da procedure che presentano rischi di errore e scarsa visibilità sui processi e le operation nel loro insieme.
Quale strada intraprendere?
Secondo un’analisi riportata all’interno di due white paper recentemente pubblicati da Esker (intitolati “Transforming inbound document processing” e “Achieving supply chain management excellence”) le aziende che cercano di migliorare i propri processi e le pratiche di elaborazione dei documenti dovrebbero in primo luogo porsi queste domande:
1) Com’è possibile integrare in maniera efficace, anche da un punto di vista di costi, i documenti in entrata nei processi di business in modo che le informazioni raggiungano rapidamente ed efficacemente i posti giusti e le persone più idonee?
2) Come muoversi per eliminare l'intervento umano e la gestione cartacea e manuale dai processi documentali?
3) Come migliorare l'efficienza delle operazioni di back-office e ridurre gli errori umani?
4) Quali sono le capacità e gli strumenti di cui c’è bisogno per realizzare tutto questo?
I documenti trattati attraverso processi manuali richiedono intense risorse lavorative rallentando il flusso operativo che rischia di divenire poco profittevole/costoso per l’azienda.
La mancanza di visibilità lungo i processi, inoltre, rende più difficile scoprire la fonte di eventuali errori e adottare rapidamente le azioni correttive necessarie. Un gestione manuale, va aggiunto, può causare ambiguità in processi simili, come nella ricezione e distribuzione di un ordine, che può anche rallentare il ciclo economico (rimanendo nell’ambito della logistica, pensiamo alle conseguenze che può avere una spedizione ritardata a causa di un errore nell’individuazione dell’ordine di fornitura e a tutte le conseguenze che si ripercuoto a cascata sulle fasi operative di lavoro coinvolte, dal momento dell’ordine fino alla spedizione). ‘Strozzature’ di questo genere si verificano soprattutto quando i dipendenti sono tenuti a processare a mano i documenti in entrata; proprio da qui, dunque, si potrebbe partire per intraprendere una strada di maggior efficienza.
Automatizzare i documenti in entrata
Molti documenti vengono ancora inviati e ricevuti dalle aziende via fax, email o in formato cartaceo rendendone complessa l’elaborazione, soprattutto perché provengono da fonti diverse (fornitori, partner commerciali, collaboratori, clienti, ecc.) e contendono dati e informazioni diversificate. Il primo passo è dunque quello di acquisire tutte le tipologie di documenti in modo automatico, in modo che, opportunamente convalidati, possano essere correttamente distribuiti sulla base del flusso di lavoro e delle policy definite per l'indirizzamento automatico del documento (alla persona corretta e nel punto più opportuno del processo di business).
In questo modo, da un lato si lavora alla digitalizzazione documentale eliminando sprechi e riducendo costi di stampa; dall’altro, si inizia a dare maggiore visibilità al processo nel suo insieme, consentendone una gestione più efficace anche a livello decisionale manageriale (pensiamo per esempio al customer service che, con un accesso facilitato ai documenti, è in grado di dare risposte immediate ai clienti e di garantire il supporto richiesto in tempi utili).
Verso la ‘cattura dinamica’
Dal punto di vista tecnologico, il riconoscimento ottico dei caratteri (Ocr) è una delle soluzioni più efficaci per riuscire a rendere leggibili in modo automatico anche i documenti più complessi, tuttavia l’intervento umano può essere ancora necessario per una maggiore qualità delle informazioni estrapolate dai documenti. Oggi la tecnologia si sta muovendo sempre più verso sistemi di Dynamic Document Capture (Ddc) in grado di migliorare le procedure di riconoscimento automatico dei documenti, anche quelli non strutturati come le email, offrendo quindi maggior efficacia nella gestione di diversi tipi di documenti aziendali in entrata (figura).
In particolare, soluzioni di questo tipo accelerano la ‘trasformazione’ automatica dei documenti cartacei in formati digitali e analizzano i documenti elettronici per estrapolarne le informazioni utili alla loro archiviazione e distribuzione (dagli ordini di spedizione ai report di inventario, dagli adesivi dei codici a barre ai documenti di carico e spedizione, dalle fatture alle richieste di reso…). Questi sistemi sono in grado di riconoscere e catturare i dati all’interno dei documenti e renderli prontamente disponibili all’interno delle applicazioni aziendali(Erp, Crm, Scm, ecc.) indipendentemente dal loro formato.
