L’introduzione in azienda di un ERP, così come l’eventuale rinnovo del sistema già implementato, rappresenta una decisione strategica per qualsiasi azienda. La scelta di un software ERP – Enterprise resource planning riguarda la volontà di digitalizzare pianificazione e coordinamento di tutte le risorse di un’impresa, un sistema ERP infatti si occupa delle principali aree funzionali di un’azienda dalla produzione alla logistica e magazzino, passando per l’amministrazione e l’ufficio risorse umane. E questa importante decisione, inevitabilmente, si sdoppia: da un lato è necessario scegliere il system integrator cui fare affidamento e, dall’altro, la soluzione ERP più adatta da implementare per rispondere alle singole esigenze di trasformazione digitale.
Fare oggi delle previsioni di spesa relative agli investimenti IT è oggi molto difficile perché non è chiaro quale sarà il reale impatto dell’emergenza sanitaria e della successiva chiusura di tutte le attività. Secondo Gartner la spesa IT globale potrebbe contrarsi nel 2020 dell’8%, a livello italiano si avranno indicazioni un po’ più precise dopo il 22 giugno quando Assinform darà alcune indicazioni sulla situazione nazionale. Nonostante ciò, può essere interessante fare riferimento ai dati pre-Covid per capire i trend evolutivi, infatti le stime dell’Osservatori Digital Transformation Academy e Startup Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, in collaborazione con PoliHub, prevedevano una crescita media nella spesa ICT del 2,9% circa dove il 29% della spesa totale risultava dedicata ai sistemi ERP (una percentuale che saliva al 37% se si considerano le sole PMI).
L’interesse delle imprese verso i gestionali era confermato anche nell’Assintel Report 2020 che indicava che le aziende italiane quest’anno focalizzeranno i loro investimenti proprio sulle applicazioni di core business (ERP, CRM, SCM) trovandosi a valutare prodotti con funzionalità più o meno avanzate e diverse caratteristiche, il che rappresenterà una sfida non facile da raccogliere da sole e che comporta la necessità di un aiuto da parte di fornitori IT con esperienza sul mercato dell’offerta e in ambito di implementazione.
Sistema ERP, quando è necessario implementarne uno nuovo
Le motivazioni che spingono un’organizzazione a cambiare il sistema ERP sono le più disparate, dal desiderio di razionalizzare i propri applicativi, a quello di modernizzare le soluzioni più obsolete.
Più nello specifico, l’ERP potrebbe non essere più in grado di rispondere alle necessità funzionali dell’organizzazione, e perciò deve essere sostituito, oppure si può riscontrare che è troppo rigido in quanto è stato via via customizzato negli anni e continuare a rimettervi mano comporta investimenti importanti oppure è diventato impossibile per i suoi vincoli strutturali.
Inoltre, è possibile che sia necessario rinnovare il parco applicativo in seguito a importanti cambiamenti dell’azienda quali crescita ed espansione delle aree di offerta, acquisizioni e fusioni che possano richiedere omogeneizzazione degli ambienti così come processi di internazionalizzazione.
Infine, l’essere inseriti in una filiera che richieda tracciabilità dei processi e flussi comunicativi e di scambio di dati aggiornati e costanti (e non più per esempio semplicemente l’invio periodico di tabulati e fogli Excel) può rappresentare una sollecitazione a investire in gestionali avanzati.
Perché affidarsi a un partner e quale system integrator scegliere?
Scegliere un system integrator significa identificare un partner che guidi nella decisione di acquisto della soluzione applicativa migliore per la propria realtà e su un valido supporto all’implementazione della stessa. È quindi importantissimo verificare la storia e l’esperienza sul mercato del system integrator, più nel particolare, in riferimento all’ERP è fondamentale valutare le referenze acquisite nel settore in cui si opera. L’azienda utente deve poi verificare su quali prodotti l’eventuale partner possiede certificazioni e le competenze specifiche relative a business e processi.
Per implementare un ERP serve inoltre avere un preciso metodo progettuale che parta da una approfondita analisi degli ambienti IT preesistenti e delle esigenze delle aziende utenti finali per arrivare all’identificazione della soluzione più adeguata perché ogni realtà è diversa dall’altra. Si deve decidere, per esempio, quando può essere utile il cloud e quando no, in quali circostanze si debba optare per soluzioni complete o quando è sufficiente limitare l’acquisto ad alcuni moduli per poi eventualmente aggiungerne altri nel corso del tempo. Il system integrator che è veramente partner del suo interlocutore infatti non si limita all’implementazione del prodotto si occupa, ove necessario, della sua personalizzazione e lo fa evolvere nel tempo in base alla crescita del business aziendale.
A ciò, naturalmente, si aggiunga il fatto che il proprio partner ideale deve essere scelto in base alla sua solidità finanziaria e alla capacità di essere presente sul territorio al fine di poter intervenire in caso di necessità mediante un servizio di assistenza puntuale ed efficace.
Come scegliere il software gestionale più adatto alla propria organizzazione?
La scelta del software gestionale è una materia delicata, non bisogna dimenticare infatti che si tratta di una applicazione che va al cuore dell’attività dell’azienda e, solitamente, ha vita media di 10-12 anni.
A quest’ultimo proposito, tra le prime caratteristiche da valutare nel momento in cui si sceglie un ERP vi è la possibilità del produttore di garantire la sua stabilità nel tempo attraverso una roadmap di prodotto trasparente e duratura, oltre all’impegno a manutenere nel tempo la propria proposta. A tal proposito è significativo anche capire qual è il suo parco installato.
Allo stesso tempo è imprescindibile scoprire quanto è semplice la sua user experience, quale sia la copertura funzionale del sistema in modo da non dover poi scoprire che non risponde pienamente alle aspettative di utilizzo e se vi sono dei rischi nascosti nell’adozione della soluzione presso il proprio ambiente IT.
Un system integrator svolge un compito prezioso nell’accompagnare l’utente in tutte queste analisi della soluzione.
Non solo, un partner italiano che si è occupato di numerosi progetti in qualsiasi tipo di azienda sia nazionali sia multinazionali può supportare gli utenti anche nella scelta tra un ERP prodotto nel nostro Paese e una soluzione di un brand internazionale.
Non sempre l’offerta di un grande produttore internazionale è la risposta più corretta per tutte le organizzazioni, in concreto essa è opzione obbligata per quanti hanno già implementata o in prospettiva una strategia di internazionalizzazione; mentre potrebbe essere inutile nel caso tale strategia non sia contemplata, considerando, tra l’altro, che i software internazionali richiedono aggiornamenti relativi alla fiscalità italiana eccetera che possono essere onerose.
In conclusione, le variabili in gioco nella scelta di un nuovo ERP sono molteplici, sicuramente un system integrator competente rappresenta un partner prezioso per acquisire l’asset strategico (perché di questo si tratta) migliore per la propria situazione.
