Grazie anche alla maggiore sensibilità al rispetto ambientale, oltre che all’attenzione ai costi in tutte le aziende, la gestione dei documenti e del printing rappresenta oggi un’area di particolare focalizzazione e oggetto di interventi evolutivi. Il tema dello sviluppo sostenibile assume infatti particolare rilievo nel caso di interventi che riguardano la gestione dei documenti, perché obiettivo abilitato da interventi in questo ambito. Per comprendere come si stanno muovendo le aziende da questo punto di vista e quali azioni stanno intraprendendo, ZeroUno ha realizzato, in collaborazione con NetConsulting e la partnership di Hp, una web survey nei mesi di ottobre-novembre 2010. La survey ha visto la partecipazione di 77 aziende, equamente distribuite tra piccole, medie e grandi.
Sviluppo sostenibile: quali obiettivi
L’ottimizzazione del printing diventa strumentale al rafforzamento di obiettivi di “sviluppo sostenibile”, percorso che alcune aziende stanno intraprendendo anche con l’intenzione di migliorare la propria immagine nei confronti di stakeholder, clienti, fornitori e istituzioni. Al rispetto dell’ambiente, le aziende possono contribuire non solo modificando i propri comportamenti interni, ma anche portando tali tematiche all’esterno del proprio perimetro aziendale, coinvolgendo quindi fornitori e clienti.
Dalla survey (figura 1) emerge come, seppure le varie tematiche green (scelta di fornitori sensibili al rispetto dell’ambiente, riduzione dei consumi energetici, programmi di riciclaggio, valutazioni di impatto ambientale) siano considerate, solo una piccola parte delle aziende (in media il 13%) ha già adottato politiche di sostenibilità, mentre in prevalenza tali azioni rappresentano progetti a medio-lungo termine o più generalmente obiettivi teorici. Questo è certamente indice del fatto che altre priorità (riduzione dei costi, maggiore efficienza), almeno in questa fase, guidano evoluzioni in ambito documentale, più che chiari obiettivi di sviluppo sostenibile.
Figura 1 – Obiettivi di sviluppo sostenibile previsti
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Secondo le aziende del campione (figura 2), il principale contributo che la gestione del printing è in grado di apportare alla tematica dello sviluppo sostenibile, è rappresentato dall’utilizzo di stampe fronte retro, azione che consente di ridurre del 50% il consumo di carta. Ulteriori vantaggi, dichiarati in prevalenza dalle aziende di grande dimensione, derivano dalla possibilità di programmare anche da remoto l’accensione e lo spegnimento del parco dispositivi di printing, con l’obiettivo di ridurne i consumi, o nell’introduzione di soluzioni di pull printing, che consentono la stampa solo in presenza dell’utente presso la stampante selezionata evitando così la stampa di materiale non necessario.
Figura 2 – Tipologia di piani di sviluppo sostenibile previsti o in corso con riferimento in particolare alla gestione del printing
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Policy aziendali e atteggiamenti scorretti
Gli obiettivi di sviluppo sostenibile sono strettamente correlati alla presenza o assenza di policy aziendali relative alla gestione di documenti e stampe e agli atteggiamenti scorretti, di tipo organizzativo o a livello individuale, nella gestione, più specifica, del printing.
Pur consapevoli delle criticità presenti, meno di un terzo delle aziende ha definito regole finalizzate a una maggiore efficienza e a limitare atteggiamenti scorretti dei dipendenti, sia nell’accesso sia nell’utilizzo dei dispositivi di stampa. Le grandi aziende si sono rivelate più sensibili alla tematica: il 46,2% di esse afferma di aver adottato policy ad hoc. Introdurre regole di comportamento che incentivino risparmi di carta e di costi diventa strumento particolarmente importante per ottimizzare i processi di stampa, per migliorare la produttività dei singoli dipendenti e, di conseguenza, ridurre l’impatto ambientale delle attività di printing.
Le inefficienze connesse alla gestione del printing possono essere determinate da diversi fattori, in parte dipendenti dal comportamento dei singoli, in parte legati all’organizzazione nel suo complesso.
In questo secondo caso, le problematiche prevalenti hanno a che fare con l’assenza di meccanismi di controllo e monitoraggio sull’utilizzo dei dispositivi di stampa, dei consumi e dei costi connessi al printing oltre che con la mancata definizione di regole di corretto utilizzo dei dispositivi guidate da logiche di maggiore efficienza e maggior rispetto dell’ambiente. Tali problematiche sono state citate dalla metà delle aziende oggetto di indagine. Segue, per il 31,2% dei casi analizzati, l’assenza di piani di formazione It pensati ad hoc per gli utenti. Per il 19,5% delle aziende intervistate, le inefficienze sono da attribuire alla mancata centralizzazione del procurement e della gestione dei dispositivi di stampa, che porta al proliferare di marche, modelli e fornitori; a questi si aggiunge l’utilizzo di dispositivi obsoleti, il cui rinnovamento, non trattandosi di asset critici, viene rinviato a fronte di altre priorità, trascurando il fatto che dispositivi tecnologicamente più avanzati agevolano e rendono più efficiente produzione, digitalizzazione e distribuzione dei documenti. In ultimo, viene indicata l’ubicazione scomoda delle stampanti, elemento che, se da un lato può indurre i dipendenti a stampare solo quando effettivamente necessario, dall’altro genera perdite di tempo per il recupero dei documenti stampati e un conseguente calo di produttività.
Quali sono invece gli atteggiamenti dei singoli individui che generano inefficienze, costi e calo della produttività? Per oltre i due terzi dei soggetti intervistati, ai singoli dipendenti è da attribuirsi il mancato utilizzo del fronte retro e l’abitudine a leggere i documenti su carta, comportamenti che generano elevati costi per carta e consumabili. La metà delle aziende ritiene che uno degli atteggiamenti scorretti più diffusi consista nella consuetudine ad abbandonare per lungo tempo documenti stampati nel cassetto di uscita, sino a che gli stessi non vengono buttati. Viene poi segnalato, dal 40% circa degli intervistati, un utilizzo inconsapevole della stampa a colori, che influenza in misura considerevole il costo derivante dai materiali consumabili, la ristampa di documenti andati persi e il mancato ricorso alla carta riciclata. Altro comportamento scorretto consiste nell’eccessivo utilizzo, da parte dei dipendenti, dei dispositivi di stampa a scapito delle fotocopiatrici. Infine, il 15% della aziende indica le limitate competenze informatiche e la scarsa dimestichezza nell’utilizzo del PC da parte dei dipendenti come cause del mancato uso di alcune funzionalità di stampa e utilizzo inappropriato dei dispositivi stessi.
Dall’indagine emerge inoltre che spesso si riesce a ottimizzare la gestione del printing e a meglio monitorare il suo impatto a livello ambientale se la gestione del parco stampanti/materiali consumabili e dei relativi costi fa capo a un’unica funzione/area aziendale. Il 53,2% delle aziende sottoposte all’analisi ha già centralizzato la gestione del printing. Una mancata centralizzazione del procurement e della gestione dei dispositivi di stampa conduce poi al proliferare di marche, modelli e fornitori e al mancato sfruttamento di economie di scala, sia in fase di acquisizione che di gestione dei dispositivi. La centralizzazione del parco dispositivi, assieme all’introduzione di soluzioni di alerting e monitoraggio continuo dei consumi, consente, infatti, di gestire proattivamente i dispositivi, verificando il reale grado di utilizzo di ciascuno e lo stato dei consumabili, attivando un sistema di provisioning automatico del materiale di consumo in fase di esaurimento.
L’impatto delle Innovazioni
Consapevoli delle problematiche presenti, le aziende hanno iniziato un percorso di rinnovamento e innovazione del proprio parco printing, attraverso diverse azioni (figura 3) che hanno riguardato sia gli aspetti strettamente tecnologici (adozione di dispositivi multifunzione, dispositivi nuovi e tecnologicamente più avanzati ecc.) sia aspetti organizzativi (razionalizzazione del parco dispositivi, gestione centralizzata del printing, introduzione di policy ecc.).
Figura 3 – Innovazioni introdotte nella gestione dell’ambiente di printing
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All’introduzione delle innovazioni indicate in figura 3 è conseguita, per circa la metà delle aziende intervistate, una riduzione dei volumi di stampa, da cui deriva un notevole risparmio di carta e di consumabili. Una maggiore efficienza nell’utilizzo dei dispositivi e nei livelli di consumo è stata riscontrata dal 42% circa delle imprese, mentre una considerevole riduzione dei costi ha costituito il risultato più evidente per il 40% di aziende. A questi si aggiunge un’ottimizzazione delle risorse di stampa, in funzione delle reali esigenze aziendali e un miglioramento del livello di monitoraggio dell’ambiente di stampa.
Le innovazioni introdotte diventano ancor più significative e apprezzate se viene misurato il loro impatto sul Total Cost of Ownership (figura 4), seppur si tratti di una rilevazione non facile da realizzare perché richiede del tempo e una quantificazione anche dei costi indiretti più difficili da stimare. E infatti solo il 26% delle aziende ha provveduto a effettuare valutazioni di questo tipo. Non deve sorprendere il fatto che anche realtà di minori dimensioni abbiano effettuato valutazioni di questo tipo; spesso, infatti, sono gli stessi fornitori di gestione documentale che in fase pre-progettuale mettono a disposizione del cliente appositi tool che consentono di stimare il ritorno dell’investimento a partire da un assessment della situazione “as is” riscontrata.
Figura 4 – L’impatto sul Tco derivato dalle innovazioni introdotte sui processi di stampa
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* Filomena Genovese è project manager di NetConsulting, Alessandro Croci è analyst di NetConsulting
