Strutturare e automatizzare i processi di fatturazione elettronica mediante creazione di una funzione di Global business services, adeguandoli agli standard normativi vigenti nel nostro Continente. Con questo obiettivo nasce il progetto L’intelligenza Artificiale si sposa con la fatturazione elettronica europea (risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Soluzioni B2b e di eSupply Chain) realizzato da Digital Technologies per una grande multinazionale del settore automotive che ha diverse società all’interno del gruppo dislocate in diversi Paesi e che è stata oggetto di spin-off da un gruppo internazionale.
Come funziona il progetto, i dettagli tecnologici
L’intelligenza Artificiale si sposa con la fatturazione elettronica europea nasce sia per rispondere alle esigenze del ciclo attivo che del ciclo passivo.
Per il ciclo attivo l’architettura punta a integrare i sistemi ERP dei singoli Paesi e società del gruppo coinvolte andando a confezionare un unico flusso di fatturazione che viene poi “normalizzato” secondo la normativa del Paese di destino.
Per il ciclo passivo l’architettura mira a garantire la possibilità di ricevere qualsiasi formato da parte del fornitore (EDI, mail, carta, xml, UBL) per poi essere standardizzato come flusso finale di autoregistrazione all’interno del sistema ERP di riferimento.
Il punto di integrazione finale tra Digital Technologies e i sistemi del cliente è unico: l’eterogeneità e la granularità dei flussi rimane all’interno dell’hub (un ecosistema digitale di collaborazione tra clienti e fornitori) del vendor.
La soluzione prevede anche la creazione di un portale fornitori nonché la gestione del processo di engagement.
Nello specifico, sono stati integrati: 3 ERP, 40 società e oltre 30mila fornitori coinvolgendo 60 Paesi e i documenti attivi gestiti sono stati oltre 5 milioni, mentre i passivi più di un milione.
Nella soluzione lavorano tecnologie di intelligenza artificiale, Robotic Process Automation e sono garantite integrazioni con i principali prodotti sul mercato. In particolare, tra le funzionalità distintive: un traduttore dinamico di linguaggi strutturati e un sistema di RPA per l’estrazione automatica di dati e informazioni strutturate da formati destrutturati.
Il progetto si è realizzato (e tuttora in corsa nelle sue fasi di roll- ut) in 4 mesi di lavoro in modalità agile.
Le principali complessità progettuali sono state rappresentate dall’eterogeneità di tecnologie da integrare in un’unica soluzione così come dei metodi di comunicazione e integrazione con i fornitori (carta, email, web application, Odette, EDIFACT, XML, UBL) e dai diversi livelli di maturità digitale di fornitori e clienti; d’altra parte, vi è stato un profondo livello di integrazione con il gestionale che permette sincronizzazioni, creazione di tabelle eccetera.
Un grande impegno è dedicato al coordinamento delle numerose strutture interne ed esterne del cliente: IT, Amministrazione Clienti, Amministrazione Fornitori, Global Business Service, terze parti, funzioni di business locali eccetera.
Digitalizzazione del processo di fatturazione europea, i benefici
Digital Technologies ha rilevato che i principali benefici raggiunti con l’implementazione del progetto sono: la semplificazione del parco fornitori; il risparmio di Full time equivalent sul processo con conseguente reimpiego in attività a maggiore valore aggiunto; totale integrazione tra i diversi ERP; regia centrale di controllo in grado di aumentare la trasparenza degli interi processi; l’evoluzione e digitalizzazione del rapporto cliente-fornitore a favore di una maggiore collaborazione, trasparenza e responsabilizzazione; la scalabilità della soluzione sia dal punto di vista funzionale che dal punto di vista geografico.
