Con oltre 22mila collaboratori e 1 milione di clienti in tutto il mondo, Henry Schein è una multinazionale americana – quotata alla Borsa di New York – leader mondiale nella vendita e distribuzione di prodotti, attrezzature e servizi nel settore dentale, medicale e veterinario. La filiale italiana opera nel settore dentale fornendo ai propri clienti – circa 26mila studi in tutta Italia –, un’offerta completa di prodotti e servizi: materiale di consumo (prodotti monouso, di disinfezione, prodotti per chirurgia e ortodonzia), ma anche un’ampia gamma di attrezzature tradizionali e hi-tech abbinate a workshop formativi. Il gruppo in Italia sviluppa un fatturato di oltre 170 milioni di euro, che si concretizza in circa 310.000 documenti attivi all’anno.
Avendo tra i clienti anche alcune strutture pubbliche, già nel 2016 Henry Schein ha avuto modo di affrontare le tematiche e l’operatività connesse alla fatturazione elettronica. Visto che il business sviluppato con il settore pubblico costituiva una quota relativamente piccola del suo fatturato, per seguire l’attività contabile corrente, l’azienda aveva trovato più razionale e pratico affidare la gestione dei processi della fatturazione elettronica a un provider esterno.
Un primo sondaggio esplorativo
“Nel marzo 2018, nella fase di avviamento del processo di compliance in vista dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati – spiega Francesca Torrente, Finance Director di Henry Schein in Italia – il pensiero naturale è stato quello di rivolgerci al provider che già ci supportava nella relazione con la pubblica amministrazione. Per avere un termine di paragone e renderci conto delle soluzioni che si stavano sviluppando sul mercato in termini di fatturazione elettronica, ci siamo rivolti anche a una grande società di consulenza già partner di Henry Schein in ambito fiscale. Quando siamo entrati più nei dettagli della normativa e delle sue implicazioni operative, ci siamo resi conto che i provider prospettavano soluzioni troppo differenti per permettere una scelta e comunque lontane dalle nostre effettive esigenze. Perciò siamo tornati al punto di partenza e, a fine luglio, con le idee più precise e definite sulle nostre reali necessità, abbiamo contattato altri provider”.
Dopo il primo giro di consultazioni, quindi, la scelta di Henry Schein è stata quella di puntare su una partnership di medio-lungo periodo, non limitata solo al primo step di compliance, con l’intento di collaborare passo dopo passo in un percorso più ampio ed esteso di digitalizzazione e di smaterializzazione dei documenti, anche al proprio interno (per esempio, smaterializzando il documento di trasporto).
Il countdown per il 1°gennaio 2019
Una volta trovato il partner più allineato alle esigenze espresse da Henry Schein, a settembre è iniziato il countdown per arrivare pronti alla fatidica data del 1° gennaio 2019.
“È stata un po’ una corsa contro il tempo– riconosce Torrente – perché l’intento era, a questo punto, quello di coinvolgere maggiormente le diverse funzioni aziendali nel progetto di digitalizzazione. Abbiamo comunque proceduto per gradi anche su questo versante: i primi a focalizzarsi sul programma di lavoro sono stati Finance e IT (che lavora su una piattaforma Sap), seguiti dal Procurement e, infine, dal Marketing e dal Customer Service. I nostri clienti sono in gran parte studi dentistici gestiti da liberi professionisti, che per la contabilità si rivolgono per lo più a un commercialista. Abbiamo avviato un’attività di informazione verso i nostri clienti attraverso diversi canali: il sito web di Henry Schein, mail up, messaggi informativi sui dischi d’attesa dei nostri numeri verdi, la nostra forza vendita e con l’invio di cartoline digitali e cartacee per la raccolta di PEC e codice destinatario, dati utili per la fatturazione elettronica. Dall’esperienza finora vissuta, emerge che la fatturazione elettronica sta muovendo i suoi primi passi anche nel settore dentale: questo è solo l’inizio di un percorso più di lungo periodo che porterà verso una maggiore consapevolezza dei vantaggi che la dematerializzazione dei documenti può portare.
La delicatezza del change management
In questi quattro mesi di conto alla rovescia, l’operazione più delicata e complessa è stata forse quella del change management e del graduale coinvolgimento delle risorse interne.
“All’inizio – racconta Torrente – è stato percepito più che altro il requisito normativo, prima ancora dell’opportunità di una più ampia digitalizzazione dei processi. Solo in un secondo momento si sono cominciati a realizzare i vantaggi del cambiamento innestato. Proseguendo nel progetto, diventano più evidenti le modifiche in positivo nei processi aziendali: per esempio, una più veloce e certa comunicazione tra l’ufficio crediti e i clienti o le opportunità offerte dalla digitalizzazione della supply chain e dalla smaterializzazione dei documenti. Più in generale, ci accorgiamo che l’automazione ben gestita di alcune attività ripetitive e routinarie ci permette di risparmiare tempo e risorse da dedicare ad attività a valore aggiunto più strategiche per tutta l’azienda. Sul piano delle competenze necessarie per rendere più fluido il percorso di digitalizzazione, ci siamo inoltre resi conto di quanto siano importanti un’effettiva conoscenza e una maggiore consapevolezza operative e tecniche, anche a livello informatico, dei processi in cui si è coinvolti, per capire quali sono le interrelazioni tra una fase e l’altra dell’iter procedurale. Al nostro interno, comunque, possiamo far riferimento a dei key user SAP presenti in ogni funzione mentre una visione d’insieme è garantita dalle funzioni Finance, IT e di Project Management”.
In Europa, la filiale italiana del gruppo Henry Schein è tra le prime ad affrontare il percorso di digital transformation, partendo dall’opportunità della fatturazione elettronica: “Ci sentiamo un po’ dei pionieri, in questo senso – conclude Torrente –: e speriamo che la nostra esperienza e le soluzioni di digitalizzazione dei processi che stiamo mettendo a punto possano essere di supporto anche ad altri Country in futuro”.
