Mancano solo tre mesi all’entrata in vigore della fatturazione elettronica B2B obbligatoria. E se è presto per tracciare un quadro d’assieme dei lavori in corso nelle aziende, non lo è certo per raccontare come un gruppo manifatturiero globale quale è Pirelli sta affrontando il percorso della fatturazione elettronica trasformandolo in un’opportunità per rendere più efficienti le transazioni documentali e informative all’interno delle diverse supply chain gestite. Lo spiegano a ZeroUno Silvia Gironi, General Manager of Administration and Treasury e Luca Urban – Global Head of Enterprise Solutions, Core Platforms and User Services di Pirelli.
“Il progetto Fatturazione Elettronica è un progetto d’innovazione tecnologica – spiega innanzitutto Silvia Gironi – che dev’essere accompagnato da un’articolata gestione del cambiamento dei processi interni. A livello esclusivamente tecnologico, le applicazioni IT che vanno aggiornate sono molteplici. Per alcune di esse siamo ancora in attesa del rilascio delle soluzioni software da parte dei nostri fornitori ICT, dopo aver già condiviso con loro i requirement e i modelli di riferimento, mentre le applicazioni principali sono già state rilasciate in pilot e quindi siamo in fase di test. A settembre, nell’ambito delle nostre iniziative interne di training (Training Academy) è stato lanciato un programma d’incontri sul tema: abbiamo previsto sessioni modulate sulle esigenze delle diverse famiglie professionali interessate e l’uso anche di soluzioni in streaming appoggiate sulle soluzioni intranet aziendale.
ZeroUno: Qual era la situazione di partenza, prima di passare alla fase più operativa del processo di riorganizzazione dell’intero ciclo ordine-pagamento?
Silvia Gironi: La fatturazione elettronica non è una novità assoluta in Pirelli. Abbiamo concluso progetti in altre nazioni dove siamo presenti: Messico, Spagna, Turchia, Ungheria… In Italia, a parte l’esperienza maturata obbligatoriamente dal 2014-2015 sulla fatturazione attiva verso la PA, operiamo con fatturazione elettronica di tipo EDI [protocollo di comunicazione per lo scambio di documenti utilizzato anche nel settore automotive ndr] nella filiera automotive e intragruppo. Inoltre, lo scorso anno avevamo avviato una sperimentazione di fatturazione passiva basata su standard PA con un panel di fornitori selezionati. E ovviamente stiamo gestendo le fatture elettroniche passive legate alle forniture di carburante per il nostro parco auto in leasing.
ZeroUno: In quali tempi è stato pianificato questo processo?
Gironi: Il kick off del nostro progetto è stato organizzato il 31 gennaio scorso (cioè a un mese esatto dalla pubblicazione della norma) e pensiamo che c’impegnerà almeno fino a tutto il primo trimestre 2019, per le attività di fine tuning che faremo in corso d’opera.
ZeroUno: Quali sono state le principali aree e funzioni coinvolte in questo percorso all’interno del vostro gruppo, in Italia e all’estero?
Gironi: La fatturazione elettronica è obbligatoria nelle relazioni in Italia e, al momento, non prevediamo di estenderla su base volontaria alle transazioni estere finché non saranno chiariti definitivamente gli standard tecnici di riferimento almeno a livello comunitario. Il gruppo di lavoro costituito subito a valle del kick off è necessariamente multifunzionale: Amministrazione e ICT sono le funzioni più coinvolte; ma abbiamo chiamato al tavolo fin dal primo momento Tax, Purchasing, Credit management, HR, Legal, Compliance, Sales, Controlling ecc.
ZeroUno: Quali sono stati gli step più complessi sul piano gestionale interno e su quello più propriamente informatico?
Gironi: Sul piano gestionale, ancora in corso, l’elemento più complesso è stato quello di far percepire l’urgenza degli interventi, alcuni dei quali particolarmente importanti rispetto alle prassi consolidate aziendali e di mercato.
Luca Urban: Sul piano informatico è stato sicuramente l’adeguamento delle soluzioni più obsolete e l’armonizzazione dei processi di emissione e registrazione fattura. L’esperienza fatta con l’avvio della fattura elettronica verso la PA unita alle best practice acquisite da Pirelli negli anni [Pirelli opera già in regime di conservazione sostitutiva e d’integrazione EDI con sistemi gestionali di clienti e fornitori e da anni adotta soluzioni B2B, ndr] hanno contribuito positivamente a pianificare in modo puntuale le attività e adottare la tecnologia necessaria.
ZeroUno: Come sono state comunicate le eventuali modifiche di procedura nella fatturazione elettronica ai fornitori e ai clienti per arrivare con efficacia e in tempi rapidi e certi al progressivo allineamento procedurale?
Gironi: A livello nazionale operiamo con circa 3.100 clienti e 5.000 fornitori. Abbiamo di recente inviato a tutti i clienti italiani specifiche comunicazioni sull’argomento finalizzate anzitutto a raccogliere, tramite una soluzione Web dedicata, i codici destinatario (ovvero conferma delle PEC) ai quali indirizzare le fatture elettroniche. Con l’occasione abbiamo dato alcune informazioni base e suggerimenti per l’approfondimento dell’argomento. Per rendere il passaggio il più soft possibile, pensiamo di inviare comunque i documenti fattura anche in formato .pdf, ove possibile e opportuno embedded nel tracciato .xml
ZeroUno: Quali competenze vi sono parse indispensabili per organizzare il passaggio da una gestione ‘per documenti’ a una ‘per flussi di dati’, fino alla digitalizzazione dell’intero ciclo ordine-pagamento?
Gironi: Ci appoggiamo su una soluzione ERP che già ci ha permesso nel tempo di digitalizzare molte parti del ciclo ordine–pagamento sia sul lato attivo che su quello passivo. Per ora appare prematuro ipotizzare di applicare ulteriori interventi di digitalizzazione, ma siamo davvero fiduciosi che la fatturazione elettronica possa essere un volano d’innovazione dopo un adeguato periodo di assestamento da parte di tutti gli operatori.
ZeroUno: Quali vi son sembrati gli ostacoli più seri incontrati finora in questo processo al vostro interno, e all’esterno? E quali quelli relativamente meno prevedibili?
Gironi: L’avvio del processo di fatturazione elettronica non è stato adeguatamente accompagnato da una campagna pubblica d’informazione e i tempi di realizzazione imposti dalla legge sono molto sfidanti. Inoltre, le specifiche tecniche della nuova soluzione sono state parzialmente chiarite solo nei mesi successivi alla pubblicazione delle norme. Tutti elementi che rischiano di contribuire a far sì che ogni soggetto possa individuare soluzioni interne le quali, anziché generare in breve tempo una maggiore efficienza del sistema, costringeranno a implementare nuovi processi di riconciliazione, verifica e validazione dei dati inclusi in fattura.
ZeroUno: Sul fronte tecnologico-gestionale, quali sono stati gli interventi richiesti a livello di sistema e dii soluzioni software?
Luca Urban: Abbiamo messo in discussione almeno 12 diversi sotto-processi di fatturazione, ognuno appoggiato su una piattaforma tecnologica dedicata e peculiare. A tale progetto abbiamo dedicato numerose risorse con uno sforzo organizzativo importante. Una delle implicazioni operative è stata sicuramente l’adeguamento delle soluzioni ERP SAP in coerenza con la roadmap SAP e la necessità di far evolvere altri sistemi legacy a una soluzione integrata nel processo complessivo della fatturazione elettronica.
ZeroUno: Quali sono i principali benefici attesi sia nel contesto italiano che in quello estero?
Silvia Gironi: Sul piano gestionale, la fatturazione elettronica può e deve diventare un volano di maggiore efficienza della supply chain. La fatturazione elettronica ha, infatti, la potenzialità di consentire, insieme ad altre innovazioni tecnologiche ormai a disposizione (pensiamo ad esempio a IoT e blockchain), un’accelerazione neanche immaginabile fino a pochi anni fa. A livello internazionale, la fatturazione elettronica può essere apripista di un’innovazione rilevante, ed essere di supporto alla competitività del nostro Paese.
Luca Urban: Dal punto di vista puramente tecnologico, ormai la digitalizzazione è un percorso tracciato e la tecnologia non è una barriera: in tale contesto la fatturazione elettronica va sicuramente considerata un‘opportunità per le imprese quale mezzo a disposizione per velocizzare il percorso digitale e, in alcuni casi, iniziarlo. Automatizzando il processo d’invio delle fatture, abbattendone i tempi di esecuzione e riducendone i costi si crea quindi l’opportunità per le imprese, di rendere più efficienti tutta una serie di processi aziendali ancor oggi gestiti da alcuni in forma analogica.
