Quello della Flos (www.flos.it), azienda di Bovezzo, in provincia di Brescia, è un marchio noto in tutto il mondo. Le sue lampade, disegnate da Achille Castiglioni (il creatore della famosa ‘Arco’, un’icona del design italiano in produzione da oltre quarant’anni), Jasper Morrison, Antonio Citterio, Marc Sadler, Philippe Stark e altri nomi di livello internazionale, sono un punto di riferimento per l’intero settore. L’azienda, nata nel 1962, si è espansa negli anni creando otto società interamente controllate in Francia, Germania, Spagna, Norvegia, Scandinavia, Benelux, Usa e Giappone, e con l’acquisizione al 50% di una società spagnola, la Antares, che realizza prodotti per ambienti industriali o commerciali, complementari a quelli tradizionali di Flos, destinati all’arredamento. Il fatturato consolidato, che non comprende la quota Antares, ha raggiunto nel 2003 i 58 milioni di euro.
Nel 1999, spinta dalla necessità di adeguare i programmi esistenti al nuovo millennio, Flos decise di dotarsi delle soluzioni realizzate da Gruppo Formula per la piattaforma As/400. Il primo passo fu di installare le funzionalità di Diapason, l’Erp della casa torinese, ritenute di maggior impatto sull’attività, ossia i moduli di Diapason Logistics per la distinta base, i magazzini (a quantità e a valore), le spedizioni, i cicli di lavorazione, il piano principale di produzione, gli ordini d’acquisto e di vendita, il ricevimento merci, il conto lavoro e la fatturazione attiva e passiva. Subito dopo il progetto proseguì con l’installazione di Diapason Finance (contabilità e cespiti) e dei moduli di controllo gestione e di bilancio consolidato di Diapason Business.
Creare un ambiente nuovo
Appena dopo la felice conclusione di questa prima fase, che in pratica portò alla realizzazione di un’infrastuttura It per l’azienda estesa, ebbe inizio la seconda fase del progetto, intesa a realizzare un ambiente operativo sempre più collaborativo per tutti gli attori della catena del valore.
Ancora una volta la scelta Flos cadde su due soluzioni della linea Diapason. La prima, per la parte verso la clientela, è Diapason Sales Central, una soluzione di Crm indirizzata all’area commerciale che si ripropone di tracciare i processi di vendita e logistici mentre questi sono in corso di attuazione, per ottenere maggior efficacia dall’attività della rete commerciale e attraverso la quale sia gli agenti sia i clienti possono interagire direttamente con il sistema Erp. La seconda soluzione, per la parte verso il fornitore, è Diapason Networked Enterprise (Dne), una pacchetto Web based per la gestione collaborativa della supply chain che rappresenta una nuova interfaccia per le transazioni cliente/fornitore.
“Con Diapason Sales Central – commenta
Roberto Rollo, responsabile dei sistemi informativi di Flos – ci proponevamo di migliorare il servizio al cliente, di informare il cliente di tutto ciò che è di suo interesse, come le correzioni delle anagrafiche, gli estratti conto e le informazioni sulla logistica, e di migliorare l’efficacia e l’efficienza della rete commerciale con una soluzione facile da implementare, di basso costo e di rapida installazione”. Questi obiettivi, oggettivamente ambiziosi, sono stati raggiunti, con soddisfazione sia della direzione sia degli utenti del pacchetto, che sono un centinaio, concentrati per due terzi in Italia.
Una delle caratteristiche principali di Sales Central è quella di essere sempre on line. Gli uffici in Francia, Germania e Spagna sono direttamente collegati al sistema informativo Flos, mentre le controllate negli altri paesi e i clienti (ossia i distributori e i negozi) vi accedono attraverso Internet. Ogni utente autorizzato vede quindi tutti i documenti che lo riguardano dal momento in cui questi sono stati prodotti, indipendentemente dalla loro distribuzione fisica. In altre parole, quando gli uffici della sede preparano una fattura relativa ad una certa spedizione, il cliente la può vedere dal momento in cui è stata creata, prima ancora che gli venga spedita.
Un primo risultato, sottolinea Rollo, è stato di ridure drasticamente i costi: “Prima spedivamo 300 ‘residui portafogli ordini’ (ordini acquisiti ma inevasi) alla settimana e 200 riepiloghi degli stessi al mese, più mille statistiche al mese e un numero imprecisabile di scadenziari, copie fatture e liste provvigioni. Oggi tutti questi documenti non vengono più spediti ma sono messi on line a disposizione degli interessati. Ciò ha fatto diminuire i costi di comunicazione dell’80%”.
Inoltre, mentre oggi gli ordini giungono con modalità diverse (dal telefono al fax, a documenti elettronici) alla sede, dove vengono immessi nel sistema previa approvazione dei vari responsabili d’area per ogni voce non standard, tra poco, verrà rilasciata una procedura online di order entry che potrà essere attivata direttamente da chi riceve l’ordine. Quando la nuova procedura sarà implementata, l’ordine sarà immesso dalla periferia, cioé da chi meglio di altri conosce i dettagli dell’ordine stesso, con conseguente eliminazione di errori e risparmio di tempo. Inoltre sarà realizzata una procedura automatica di workflow per l’approvazione, riducendo ancora una volta il costo elaborativo e, soprattutto, dando una concreta sensazione di un servizio migliore al cliente.
La visione sull’azienda estesa
La seconda componente principale di questa fase del progetto Flos è stata l’installazione di Diapason Networked Enterprise, la soluzione Scm di Formula. Rollo così riassume gli obiettivi di questa installazione: “Volevamo passare da una visione relativa alla sola azienda interna ad una visione globale e integrata di tutta l‘azienda estesa. Volevamo produrre valore per il cliente finale al minimo costo possibile. Volevamo aumentare la competitività dell’intera supply chain, aumentando nel contempo la qualità e riducendo i tempi di consegna”. Anche qui, non si tratta di obiettivi da poco, ma ancora in questo caso sono stati dichiaratamente raggiunti. In particolare, sottolinea Rollo, “Abbiamo ottenuto un miglior controllo dei fornitori, aumentato la flessibilità e la collaborazione su tutta la supply chain, riducendone nel contempo i tempi di attraversamento”. Anche i fornitori hanno manifestato il loro apprezzamento, in particolare per la possibilità di condividere i piani di produzione, i codici e la situazione di magazzino. Alla data, metà dei trenta fornitori definiti come “principali” sono collegati. Gli altri lo saranno in tempi brevi.
Flos ha inoltre migliorato sensibilmente l’utilizzo delle informazioni disponibili in azienda tramite un sistema di business intelligence realizzato con prodotti Business Objects, compatibili con le soluzioni di Formula. L’applicazione si alimenta dal data warehouse aziendale e dà alle persone autorizzate, in sede e nelle società controllate, la possibilità di fare analisi sulle informazioni di loro competenza secondo quattro variabili: periodo temporale, prodotto, cliente, società controllata. Il tutto grazie a modelli predefiniti di facile impiego. “In pratica – commenta Rollo – abbiamo realizzato un vero e proprio Decision support system per le nostre società controllate”.
Infine Flos intende sfruttare al meglio le potenzialità di internet. Innanzi tutto sul sito saranno disponibili informazioni sulle principali realizzazioni di tipo industriale e commerciale e un catalogo navigabile di tutte le componenti disponibili, in modo che da una specifica esigenza si possa trovare facilmente la relativa soluzione. Poi, in prospettiva, tutte le applicazioni di Flos saranno trasferite in tecnologia Web, in modo da realizzare una extranet tra tutti i partner sulla quale si potranno condividere on line i disegni tecnici e altre importanti informazioni.
