Su queste stesse pagine abbiamo letto più volte di quanto la tecnologia possa realmente “fare la differenza” ed essere determinante per consentire alle aziende di aumentare la propria competitività. E sempre più spesso si sottolinea l’importanza dell’implementazione di soluzioni tecnologiche avanzate per le piccole e medie imprese; ma se per le “medie” si tratta di discorsi quasi completamente acquisiti e ci si trova a dover affrontare problematiche di altro tipo (costi, competenze, formazione ecc.), per le “piccole” e le “piccolissime” siamo ancora ai primi passi, all’ABC della tecnologia.
Da un lato resistenze culturali, dall’altro soluzioni apparentemente troppo complesse rappresentano i maggiori ostacoli; ma se il progetto è opportunamente studiato sulle specifiche esigenze e correttamente dimensionato, i risultati, forse anche più eclatanti di quelli che si possono ottenere in realtà maggiori, non si fanno attendere. Lo dimostra la storia di Food & Drink un’azienda operante nel settore della vendita di cibi e bevande che quattro anni fa ha deciso di fare un salto non indifferente, passando dalla totale assenza di soluzioni informatiche in azienda a un’automazione spinta basata sull’utilizzo di Oracle E-Business Suite Special Edition e il sistema di gestione del punto vendita Rdpos realizzato da ObjectWay, partner di Oracle.
Uno strumento per crescere
“Fino a quattro anni e mezzo fa, la nostra – spiega l’imprenditore Domenico Scida – poteva essere definita una micro-impresa, dove l’attività di controllo degli addetti e delle merci veniva effettuata personalmente da un componente della famiglia. Ci siamo però resi conto che non era ipotizzabile alcuna ulteriore crescita con una struttura e un’organizzazione di quel tipo; la nostra intenzione era quella di espandere il nostro business con l’apertura di molteplici esercizi in ambito cittadino e regionale, rimanere aperti 24 ore su 24 e ampliare il più possibile l’offerta di prodotti, dalla caffetteria alla ristorazione veloce”.
Subentrato al padre, Domenico Scida si rivolge quindi a ObjectWay per studiare un sistema che consentisse di raggiungere gli obiettivi prefissati. La prima esigenza manifestata da Food & Drink è stata quella di controllare le scorte, le vendite, i consumi dei diversi punti vendita, dato che, con più esercizi, non era ipotizzabile continuare ad effettuare un controllo diretto. ObjectWay ha quindi dotato gli esercizi Food & Drink del sistema di gestione del punto vendita Rdpos, con il modulo specifico Ristorazione e Somministrazione, basato su tecnologia Oracle database. Risolto il problema della gestione del punto vendita, Food & Drink ha riorganizzato la propria struttura dotandosi di una centrale acquisti, un magazzino per lo stoccaggio della merce e la sua distribuzione just-in-time ai punti vendita; a queste strutture si affianca la produzione artigianale che viene effettuata sul singolo punto vendita, con la distribuzione di determinati prodotti anche agli altri punti vendita. Food & Drink necessitava a questo punto di una soluzione che consentisse di gestire e tenere sotto controllo tutta la filiera e per farlo, con la consulenza di ObjectWay, ha scelto Oracle E-Business Suite Special Edition che, interfacciandosi con Rdpos, permette uno scambio dati rapido e preciso tra centro e periferia.
In pratica, oggi, i punti vendita inseriscono direttamente in Oracle Order Management gli ordini per il proprio riapprovvigionamento; la centrale aggrega gli acquisti destinati a più punti vendita su Oracle Purchasing, seguendo la stagionalità e le date di scadenza dei gruppi di prodotti, e può così usufruire della scontistica dei fornitori per ordini di maggiori volumi. Grazie ad Oracle Inventory, poi, Food & Drink riesce a gestire in modo ottimale le scorte, sfruttando al meglio le opportunità promozionali offerte dai fornitori, ma soprattutto effettuando gli acquisti sulla base delle previsioni di consumo dei punti vendita e incrociando puntualmente i dati degli acquisti con i risultati delle vendite.
“I nostri punti vendita – precisa Scida – si occupano adesso solo di registrare le transazioni su Rdpos, ricevere e stoccare la merce nei reparti, segnalarci eventuali anomalie e scostamenti nei consumi che portano agli ordini automatici. Mentre a livello centrale siamo passati da sei settimane dedicate al controllo dei consumi e alla predisposizione degli ordini, a circa un’ora e mezza”.
L’utilizzo di Oracle Applications può essere effettuato da uno qualunque dei punti vendita, oppure da una qualsiasi postazione collegata a Internet, quindi anche da casa o dall’ufficio o dal magazzino centrale mediante il collegamento via Web al sistema.
Infine, elemento certo non di secondaria importanza, l’utilizzo delle due soluzioni, Rdpos e Oracle E-Business Suite, consente di predisporre la tracciabilità alimentare completa fino alla somministrazione finale.
Per realizzare tutto ciò, la struttura non si è comunque appesantita dal punto di vista delle risorse umane perché il tutto è gestito da un solo operation manager (che dedica a questa attività circa 3 ore alla settimana) in collaborazione con l’imprenditore e il responsabile della contabilità.
Perché la scelta oracle
Food & Drink ha scelto la suite Oracle per le piccole e medie imprese dopo avere valutato la realizzazione di una soluzione personalizzata e avere analizzato altri pacchetti gestionali per le piccole imprese.
“Quando si pensa ad Oracle – dice Scida – si pensa solitamente a realtà molto grandi e io stesso, mentre i tecnici di ObjectWay interfacciavano Rdpos con la suite Oracle ho spesso scherzato su questo fatto, ma la scelta fatta è strattamente correlata con gli obiettivi che ci siamo prefissati: noi contiamo, nei prossimi anni, di arrivare a 10-15 punti vendita e un sistema gestionale di questo tipo non è affatto sovradimensionato se si pensa a questo sviluppo. Inoltre il nostro partner di consulenza ObjectWay ci ha convinto che si tratta di una soluzione molto flessibile, utilizzabile anche da un’azienda completamente a digiuno di soluzioni gestionali, con un ambiente pre-configurato e numerose best practice sulla gestione dei flussi informativi pronte per l’uso”.
Passare da un’attività completamente manuale all’utilizzo di computer e soluzioni gestionali richiede un cambiamento non da poco nel modo di lavorare, oltre a competenze specifiche. Come ha affrontato questo problema Food & Drink? “Certo, per tutte le problematiche tecniche di più alto livello ci siamo dovuti rivolgere a una persona competente, Stefano Ghisaura, che è il nostro responsabile It & Operations, ma la sua attività si limita a un intervento di circa tre ore alla settimana. Dal punto di vista operativo, lo strumento è talmente facile e intuitivo che anche persone anziane, che non avevano mai utilizzato un computer prima, non hanno davvero alcuna difficoltà a farlo”.
I risultati
Dopo un approfondito lavoro di analisi, una prima implementazione che ha coperto il 60% delle funzionalità, seguita dalla messa a punto finale, per tutto il 2004 Food & Drink ha utilizzato il nuovo sistema a pieno regime. Soddisfatti? “Il 2004 per noi è stato un anno di crescita clamorosa, ma senza uno strumento di questo tipo sarebbe stato impensabile realizzarla. Tra l’altro, partendo da zero, abbiamo potuto fare un calcolo preciso del ritorno del nostro investimento in tecnologia e siamo certi di rientrare della spesa fatta in tre anni”, risponde Scida.
