L’obiettivo finale del progetto avviato dal Gruppo Sintesi era la totale informatizzazione dei processi aziendali a partire da quelli amministrativi. La decisione di rinnovare il sistema gestionale ha rappresentato, infatti, il punto di partenza del percorso di trasformazione digitale del Gruppo. Un percorso che ha visto come co-protagonista Cata, scelto come partner tecnologico capace di interpretare i bisogni e di identificare la soluzione più adatta alle particolari esigenze dell’utente, e quindi di implementarla.
Le esigenze di Gruppo Sintesi
Il Gruppo Sintesi è attivo nella fornitura di servizi per la salute e la sicurezza nel mondo del lavoro. L’azienda si rivolge quindi a pubblica amministrazione e grandi aziende private e vanta un fatturato di circa 10 milioni di euro l’anno.
“Quando ho iniziato a lavorare in azienda, a fine 2017 – ha spiegato Gian Andrea Gemmiti della famiglia titolare del Gruppo – ho trovato un gestionale molto completo che non veniva però usato appieno nelle sue funzionalità. In sostanza, pur avendo tantissime potenzialità era adoperato per la fatturazione o poco più e quindi risultava costoso per l’uso che se ne faceva. Ho dunque deciso di cambiare tecnologia e procedere a una innovazione più significativa. Secondo me, era molto importante lavorare a un’impostazione dei processi basata sul digitale e non solo limitarsi a conformarsi alle normative che, per esempio, hanno via via imposto di compiere elettronicamente alcuni processi” (si pensi ad esempio alle fatture elettroniche o agli ordini via NSO – Nodo smistamento ordin, ndr).
“Il software di cui disponevamo – ha continuato Gemmiti – era complesso da configurare e per i nostri numeri risultava troppo oneroso sia dal punto di vista delle licenze, sia dei servizi che si sarebbero resi necessari per implementare i miglioramenti che volevo introdurre. Al rinnovo del gestionale, nei piani, doveva infatti far seguito anche l’innovazione dei processi di controllo di gestione, di contabilità analitica e del CRM”.
L’incontro con Cata
Nel corso delle proprie riflessioni in merito al cambio di sistema, Gemmiti, , ha avuto modo di entrare in contatto con Cata e di avviare una partnership tecnologica con il system integrator.
“Confrontandomi in primis con il responsabile sales Mattia Macellari – ha raccontato Gemmiti – e poi man mano con il project manager che ci è stato assegnato e gli specialisti tecnici siamo arrivati a definire la tecnologia che avrebbe potuto rappresentare il giusto compromesso prezzo-prestazioni per la nostra realtà. Inoltre, abbiamo subito trovato un interlocutore preparato anche dal punto di vista consulenziale che ci ha saputo indicare i principali passi da compiere e la possibile roadmap del progetto con tutte le tempistiche. Ho visto in Cata un riferimento presente, dinamico e veloce nelle risposte e capace di presidiare il cliente”.
La tecnologia
Cata ha proposto a Gruppo Sintesi l’ERP di punta del gruppo TeamSystem, Alyante, ora TeamSystem Enterprise; più nello specifico, nel 2018 si è implementato il modulo amministrativo e controllo di gestione, poi è stata introdotta la gestione progetti e commesse quindi la tecnologia di business intelligence. Da qualche mese è stata anche adottata la componente per il CRM.
Tutto questo ha comporto il coinvolgimento via via di vari uffici nella riorganizzazione all’insegna del digitale. Oltre che all’amministrazione, sono state portate nuove tecnologie e nuove modalità di gestione dei processi in campo commerciale e nell’ufficio gare. Tutti ambiti in cui dipendenti e collaboratori ricorrevano ancora a file Excel personali e allo scambio di informazioni tramite posta elettronica.
“Ci siamo subito resi conto – ha aggiunto Gemmiti – della flessibilità della soluzione che è stata introdotta senza problemi in azienda. Naturalmente si è dovuto lavorare alla formazione del personale come sempre capita quando si cambia una piattaforma e mutano di conseguenze le metodologie operative. Sia da soli, sia con Cata, abbiamo preparato video tutorial per illustrare i vari processi e, certamente, con l’utilizzo quotidiano le persone hanno poi preso confidenza con i tool”.
Tutti i vantaggi
“TeamSystem Enterprise– ha sottolineato Gemmiti – si è rivelata una tecnologia completa e in continua evoluzione, ma anche molto competitiva prima di tutto dal punto di vista dell’investimento iniziale e poi di quello destinato ai successivi moduli implementati e ai servizi necessari per integrarli nel nostro ambiente. Si tratta, tra l’altro, di un software italiano, pensato per la realtà e il contesto normativo locale; inoltre è facilmente personalizzabile anche per quanto riguarda la possibilità delle interrogazioni al sistema stesso o la disponibilità dei dati attraverso cruscotti di sintesi molto efficaci.”
Il primo grande cambiamento che è seguito all’introduzione della tecnologia è stata l’apertura di un nuovo ufficio (a Tirana) dove son state centralizzate tutte le attività amministrative ormai esclusivamente gestite da TeamSystem Enterprise.
Sul fronte meramente pratico, i benefici sperimentati dall’azienda hanno riguardato l’automatizzazione del ciclo ciclo attivo e passivo ed il modello di controllo di gestione per monitorare costi e ricavi e lo stato di ordini e pagamenti; il caricamento dei contratti a sistema è stato automatizzato ed oggi Sintesi può monitorare in tempo reale l’avanzamento della commessa del cliente; sul fronte CRM, aggregare i dati e rendere più veloce il trasferimento di informazioni sta consentendo un miglior tracciamento delle attività svolte sul cliente al fine di non perdere opportunità.
“Un importante vantaggio – ha concluso Gemmiti – è poi rappresentato dal progressivo radicamento di una cultura IT che sicuramente ci mancava. La dimestichezza con la tecnologia rappresenta, sono sicuro, la base sulla quale costruire quelli che saranno i prossimi passi nella nostra roadmap di trasformazione in chiave digitale. Stiamo, infatti, valutando di digitalizzare l’ufficio human resource e di adottare procedure nuove per la gestione documentale e l’archiviazione sostitutiva di tutti i documenti aziendali”.
