Le aziende che utilizzano la suite SAP ERP devono mettere in agenda due importanti scadenze. Dall’inizio del 2028 continuare a usare le vecchie applicazioni richiederà la speciale “extended maintenance” che aumenta del 2% i costi di licenza. Questo in vista dell’interruzione definitiva di ogni supporto prevista per il dicembre 2030. La mancanza di aggiornamenti renderà necessario passare alla nuova piattaforma S/4Hana, oppure ad optare per fornitori ERP alternativi.
L’obbligo della migrazione a S/4Hana è ufficialmente motivato da SAP come un passaggio evolutivo reso necessario dalle mutate esigenze del business, che richiede processi più integrati, dinamici e data-driven. Una migrazione che porta in dote da un lato, l’adozione del motore database di nuova generazione (Hana) che sfrutta la tecnologia “in memory” per fornire prestazioni elevate, in linea con le esigenze di real time e unicità delle fonti dati all’interno della moderna impresa, e dall’altro la possibilità di accedere alle più recenti tecnologie.
I vantaggi della migrazione a S/4Hana
La migrazione alla piattaforma S/4Hana migliora le capacità di gestione dei grandi archivi di dati, superando i limiti delle categorizzazioni a vantaggio delle ricerche di contesto e della visualizzazione della situazione presente, passata e (attraverso specifici add-on per analisi predittiva AI/ML) futura.
La capacità di Hana di fornire le informazioni migliaia di volte più velocemente degli engine database tradizionali permette controllo e analisi in tempo reale sui dati operativi aziendali per poter intervenire più rapidamente in caso di problemi. Hana permette inoltre di gestire i dati aziendali con un più grande livello di dettaglio, eliminando la necessità di utilizzare estratti ed aggregazioni.
Secondo gli analisti di Forrester, la migrazione ben condotta a S/4Hana porta in dote una riduzione del TCO del 37% rispetto alle applicazioni ERP precedenti. Gli analisti fanno comunque notare come i maggiori vantaggi abilitati dal real time ricadano nella sfera operativa, in particolare per chi si occupa di finanza e controllo.
I passi chiave per una migrazione di successo
S/4Hana cambia i requisiti IT e operativi della piattaforma ERP e questo rende necessario pianificare con cura la migrazione, non con l’urgenza dell’ultimo minuto.
Una indagine IDC (del giugno 2019) su 300 aziende di diverso settore che impiegano l’ERP SAP ha indicato come solo il 18% abbia completato la migrazione, contro un 73% che la sta pianificando e un 54% che intende completarla entro 3 anni. Per la maggioranza delle imprese (72%) il cambiamento accompagnerà l’adozione del cloud, mentre per il 43% sarà necessario consolidare altre componenti ERP in uso.
Nel white paper “How to Effectively Migrate System to SAP S/4Hana” pubblicato in gennaio, gli anaIisti IDC hanno indicato alcuni passi essenziali per il successo dei progetti di transizione a S/4 HANA.
Definizione della strategia e degli scopi
La migrazione richiede strategia, e questa deve tener conto dei cambiamenti aziendali in atto e previsti, richiede il lavoro di team interfunzionali interni, unitamente ai contributi delle LOB e di eventuali consulenti esterni. Devono essere identificati tutti i dati da migrare e valutati gli impatti della migrazione sulle attività aziendali e le risorse necessarie per sostenere il progetto. I dati con la necessaria profondità storica dovranno essere ripuliti e quindi gestiti rispettando le regole di privacy e sicurezza.
La scelta dell’approccio tra Brownfield e Greenfield
Per la migrazione a S/4Hana sono disponibili due fondamentali approcci.
- Brownfield, più conservativo e veloce, permette di mantenere dati, configurazioni e personalizzazioni correnti sia pure al prezzo di veder ridotti molti dei vantaggi dell’aggiornamento.
- Greenfield identifica invece le implementazioni più radicali, realizzate passando dal vecchio al nuovo sistema, quindi necessariamente accompagnate da processi di change per permettere all’azienda di adottare i nuovi processi standardizzati basati su best practice.
Tra i due estremi ci sono approcci intermedi il cui valore si esprime nella capacità di supportare cambiamenti più graduali.
La migrazione
È la fase cruciale che, secondo IDC, assorbe il 42% del tempo totale dedicato. Si realizza attraverso una perfetta programmazione dei passi d’implementazione previsti dal sistema S/4 HANA e con l’intervento nei tempi assegnati delle giuste persone e competenze sia interne sia esterne all’azienda.
Gli skill esterni sono particolarmente importanti nelle implementazioni da zero di S/4Hana, la mancata pianificazione e l’indisponibilità delle persone sono le cause dei ritardi e dei maggiori costi.
Le attività post-migrazione
Il sistema S/4 HANA prevede un life-cycle delle sue versioni molto più veloce rispetto al passato per offrire il migliore supporto al business, sia con aggiornamenti tecnologici sia con abilitazione di sempre nuove funzionalità.
Tra i rischi di fallimento delle migrazioni, IDC indica la cattiva adozione delle nuove applicazioni nell’organizzazione per via delle resistenze delle persone al cambiamento. Per questo è molto importante la preparazione dei team aziendali che danno supporto agli utenti e l’impiego della formazione per ridurre al minimo gli impatti della migrazione sull’operatività aziendale.
