Storicamente il software Erp nasce dal nucleo della gestione di produzione Mrp (strumenti e soluzioni per la pianificazione delle risorse necessarie alla produzione, ndr), e infatti ancor oggi il settore dove è più diffuso è il manufacturing, dove tre imprese su quattro hanno almeno un Erp. Non tutte però usano questi sistemi nel modo migliore, nonostante i benefici delle best practice Erp siano ormai certi e consolidati. Spesso manca una vera “strategia Erp”, che migliori continuamente le prestazioni del sistema, e lo mantenga sempre allineato con gli obiettivi aziendali. Questi i concetti su cui si basano due recenti report di Aberdeen Group, “ERP in Manufacturing 2011” e “ERP in Complex Manufacturing 2011”, che qui sintetizziamo velocemente, consigliandone il download per avere una visione completa delle analisi e dei consigli della società di ricerca.
Ci soffermeremo soprattutto sul primo report, esteso all'intero settore manufacturing, in cui Aberdeen misura le performance delle cento aziende intervistate su cinque indici chiave (Kpi) legati all'uso dell'Erp: riduzione dei livelli di scorte, accuratezza dei dati di magazzino, rispetto dei piani di produzione, puntualità delle consegne e giorni necessari per chiudere i conti mensili.
Il 20% delle aziende con le prestazioni migliori su questi Kpi è definito “best-in-class”, il 50% con prestazioni medie “average”, e il restante 30% “ritardatari” (laggard).
Da quanto emerge dall’indagine, in riferimento al primo Kpi le imprese best-in-class riescono, grazie al sistema Erp, a ridurre le scorte del 18%; le medie ottengono risultati in quest’ordine solo dell'11% e le ritardatarie del 3% (tabella 1).
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Due livelli di Erp per le aziende best-in-class
Il report parte approfondendo gli obiettivi odierni legati all’adozione dei sistemi Erp. In sintesi, la riduzione dei costi rimane il principale driver, e si traduce in una serie di priorità incentrate sui processi: l'Erp deve aiutare a snellirli e standardizzarli, ad aumentarne la velocità e a migliorarne la visibilità in azienda. Mentre le prime due sono fortemente sentite da tutti, l'ultima è molto più percepita dalle aziende best-in-class. Meno diffuse sono poi la visione dell'Erp come strumento di ottimizzazione ed efficientamento delle capacità aziendali o come supporto all’integrazione delle attività aziendali nelle varie parti del mondo.
Su quest'ultimo punto, peraltro, emerge che nelle imprese best-in-class la strategia Erp multi-livello è sei volte più frequente che nelle imprese ritardatarie. L'approccio vincente prevede due diversi Erp: uno “backbone” per la corporation (ossia un sistema unico centralizzato) e un altro per gestire le fabbriche o i diversi Paesi dove si opera, soprattutto quelli con norme e procedure molto localizzate.
Il report inquadra quindi l'impatto dei sistemi Erp in un “competitive framework”, analizzandone le prestazioni in cinque aree: Processi, Organizzazione, Knowledge Management, Tecnologie e Performance.
Nella prima area Aberdeen valuta la capacità delle aziende di standardizzare i processi con l'Erp, partendo da quelli di procurement, cash collection e riconciliazione finanziaria, che risultano interamente gestiti dall'Erp nel 92% delle best-in-class e solo nel 68% delle ritardatarie. Altri aspetti valutati sono l'integrazione tra progettazione di prodotto e vendite e il supporto dei processi di previsione e pianificazione della domanda.
Decision makers: i dati giusti sì che fanno la differenza
Nell'area Organizzazione, invece, Aberdeen valuta aspetti come la presenza di team cross-funzionali dedicati a migliorare le performance dell'Erp, o di corsi di formazione per i neoassunti. Nell'area Knowledge Management il focus passa sulla capacità delle aziende di fornire ai propri decisori gli elementi più appropriati, cioè dati real-time ed estesi a tutto il processo (il 63% delle best-in-class ha questa capacità contro il 13% delle laggard), meccanismi di alert/event management, per esempio per fermare la produzione se un componente chiave non arriva in tempo, e integrazione di tutti i dati dei clienti in un unico repository logico. L'accuratezza dei dati è raccomandata più volte nel report, che dedica anche un approfondimento all'importanza delle iniziative Mdm (Master Data Management) per chi ha un sistema Erp.
Nell'ambito Tecnologia, Aberdeen esamina come l'azienda usa i vari moduli ed estensioni dell'Erp, verificando per esempio la presenza di un solo sistema di record completo e conforme a norme e regolamenti: l'88% delle best-in-class ce l'ha, contro il 54% delle ritardatarie. Altri criteri qui sono l'apertura dell'Erp ai dispositivi mobili e l'esistenza di dashboard differenziate almeno per ruolo. Infine, il Performance Management dove le aziende sono valutate sulla capacità di misurare l'accuratezza di piani e previsioni di domanda, e sull'efficacia delle campagne di marketing in termini di aumento di ordini e vendite.
Nel report sono molte le citazioni dei manager intervistati e dei dati emersi dall'indagine, e c'è anche un caso che descrive un progetto Erp as-a-service, ma noi saltiamo subito alla conclusione, dove Aberdeen suggerisce alcune best practice differenziate. I ritardatari devono partire dalla definizione di una vera strategia Erp; per gli average il consiglio è estendere l'uso dell'Erp a più utenti e standardizzare altri processi oltre l'area amministrazione/finanza, mentre per le best-in-class è di introdurre nell'Erp portali e dashboard personalizzabili e definire meglio l'accessibilità da dispositivi mobili.
Produzione complessa, molti modelli da gestire
Il secondo report, come accennato, è dedicato all'uso dell'Erp nel mercato cosiddetto manifatturiero complesso (cioè in settori come aerospazio e difesa, macchinari industriali, costruzioni, ecc.), incentrato sull'area progettazione-ingegnerizzazione, e sulla collaborazione intensiva tra questa e la produzione. Gli obiettivi strategici non sono molto diversi da quelli visti per il manifatturiero generico: sale la priorità del coordinamento con il cliente in tutte le fasi dalla progettazione al post-vendita, ma al primo posto c'è anche qui la riduzione dei costi. Aberdeen usa quindi gli stessi cinque Kpi di valutazione, ma dedica più attenzione all'uso dell'Erp come strumento per consolidare le diverse applicazioni gestionali in azienda.
Le imprese di produzione complessa, infatti, gestiscono spesso vari modelli di produzione, con una prevalenza dell'engineering-to-order, per cui devono trovare un sistema Erp che supporti questo modello, o customizzarlo fortemente.
Il report in effetti dedica un approfondimento alle priorità strategiche nell'engineering-to-order e un altro ai tipi di strumenti che i sistemi Erp mettono a disposizione in quest'ambito (anche in questo caso Aberdeen approfondisce le strategie Erp nelle aree Processi, Organizzazione, Knowledge Management, Tecnologie e Performance).
Ovviamente le capacità rilevanti all'interno di esse sono leggermente diverse rispetto al report più generale. L'area Processi, per esempio, evidenzia una forte attenzione alla standardizzazione dei processi di pianificazione ed esecuzione della produzione. Nell'area Tecnologia, invece, emerge l'adozione di un numero più alto di moduli Erp e un uso più intenso di questi rispetto alla media del manufacturing. Moduli usati raramente nel resto del manufacturing qui diventano indispensabili, per esempio la gestione dell'assistenza sul campo e dei ricambi (aftermarket service).
Infine anche le raccomandazioni finali cambiano rispetto al primo report. Ai ritardatari Aberdeen consiglia, per esempio, di misurare di più, a cominciare dalle stesse performance del sistema Erp; agli average di impegnare anche l'It sui miglioramenti operativi attraverso l'Erp; infine, ai best-in-class di assicurare visibilità completa, almeno dei processi più rilevanti, agli utenti che accedono all'Erp da internet o da dispositivi mobili.
