Il tema, lo abbiamo premesso nel forum on line https://www.zerounoweb.it/ che ha fatto da trampolino di lancio per questa inchiesta, è molto delicato per tutte le imprese e in particolare per le Pmi. Il Roi associabile a progetti applicativi gestionali “estesi” non può essere un miraggio ma un obiettivo pienamente realizzabile nel segno di efficienza ed efficacia.
La tavola rotonda virtuale in cui ZeroUno ha ospitato una vasta rappresentanza di aziende vendor e di imprese utenti ha avuto il fine di tracciare profili, di evidenziare tendenze e di rilevare punti di forza e problematiche che stanno nel loro insieme caratterizzando la diffusione di piattaforme Erp estese e di business applications all’interno del tessuto delle piccole e medie aziende italiane.
Le risposte forniteci da vendor e aziende utenti hanno logicamente matrici diverse e offrono quindi un ampio spettro di valutazione: va sottolineato comunque come il filo conduttore convergente fra domanda e offerta sia frutto di una presa di coscienza più matura verso il problema gestionale nella sua più completa accezione. Non si parla quindi più solo di tecnologia ma entrano in gioco processi, organizzazione, competenze di management, allineamento agli obiettivi di business, interoperabilità fra sistemi, integrazione nativa delle applicazioni.
Il vademecum di Gartner
Con Antonio Capparelli, Associate Director in Gartner, ZeroUno ha cercato di definire le dinamiche che contraddistinguono oggi giorno le scelte strategiche delle medie imprese italiane quanto a investimenti in soluzioni gestionali avanzate. “Il Roi legato all’adozione di un sistema Erp – ha esordito Capparelli – è un tema di grande interesse e di importanza rilevante che presuppone una doverosa premessa: la classica definizione di Roi porta all’identificazione di un indice finanziario, ma raramente questo viene utilizzato per giustificare un investimento strategico in una piattaforma gestionale, sia che si tratti di un nuovo progetto sia che riguardi un aggiornamento sostanziale dell’esistente. Il Roi nell’Ict non è quindi solitamente inteso come un parametro di natura solo economico/finaziaria ma si esprime sottoforma di indicatore di valutazione e di misurazione dei benefici”.
Capparelli ha poi evidenziato come in un contesto assai frammentato come quello delle Pmi italiane si registrino approcci altrettanto eterogenei quanto a tecniche di misurazione dei ritorni.
Come misurare, quindi, il ritorno degli investimenti in tecnologie It rispetto a una serie di variabili spesso difficilmente correlabili fra loro, in special modo in realtà poco strutturate e operanti su mercati di nicchia?
La ricetta “universale” che Gartner ha preparato per rispondere a tale quesito coincide innanzitutto con la definizione delle priorità che hanno determinato l’adozione del nuovo sistema gestionale, se dettate cioè dalla necessità di supportare con l’It in modo più adeguato la crescita del business aziendale o se ispirate da una maturata consapevolezza di razionalizzare l’infrastruttura informativa esistente. “Il primo fattore cui riferirsi – ha spiegato Capparelli – è quello del Tco, dei costi di gestione che comprendono anche le spese indirette legate all’investimento: per le Pmi è fondamentale poter misurare in modo analitico tutti i possibili impatti inerenti l’adozione della nuova soluzione software, e quindi risorse umane, processi, dotazione tecnologica”. La quantificazione dei benefici, in secondo luogo, va strutturata secondo Gartner in funzione del tipo di progetto applicativo implementato: “Gli indicatori su cui lavorare sono diversi rispetto alla natura dell’investimento previsto, un sistema Erp, di Scm o una piattaforma di Crm, e contemplano per esempio il miglioramento del mix di offerta e dei flussi di magazzino e di filiera piuttosto che lo sviluppo del market share”.
Il terzo punto del vademecum di Gartner è di fatto la somma dei primi due e si manifesta, come ha sottolineato Capparelli: “Nel creare una vera e propria business case, nel contestualizzare quindi costi, obiettivi, benefici, risorse e responsabilità, in una mappa precisa di processo che fungerà da guida per l’adozione, prima, e l’aggiornamento nel tempo, poi, della nuova soluzione o dell’Erp secondo parametri di controllo gestionali ben determinati”.
Difficile però intuire e testimoniare quanto le aziende italiane siano sensibili a questi “consigli”, anche se la sensazione di Gartner vede in crescita la propensione alla fase di analisi nonostante la generalizzata mancanza di risorse e di competenze adeguate (soprattutto nelle piccole imprese) a valutare scelte strategiche per il futuro della vita aziendale.
Introducendo il tema della figura idealmente preposta alla gestione di tale attività, che secondo Gartner si qualifica “tecnicamente” quale detentore del processo di analisi dei benefici, Capparelli ha osservato come “il ruolo del consulente esterno l’azienda, è molto forte ed influente in quelle Pmi che non hanno contatti diretti con i vendor di prima fascia: è un dato di fatto che impone ai fornitori di servizi, system integrator o società di consulenza che siano, un’attenzione maggiore all’analisi preventiva dei benefici, attraverso una crescita strutturata di competenze dedite allo sviluppo di una cultura gestionale avanzata all’interno delle imprese”.
Le molte anime dell’offerta
Il primo giro di tavolo compiuto da ZeroUno ha chiamato alla risposta i principali vendor di Erp presenti in Italia con l’obiettivo di focalizzare come e quanto il lato offerta sia effettivamente allineato alle reali esigenze delle imprese, sia in termini di aggiornamenti di sistemi ormai datati che di implementazioni ex novo di piattaforme Erp.
Carmelo Leonardis, responsabile della Oracle Applications Business Unit per Italia e Grecia, ha centrato il suo intervento partendo da una considerazione di fondo: “L’esigenza di integrare e ottimizzare i processi gestionali in funzione dei crescenti volumi dei dati in gioco è una priorità per tutti, un’esigenza assoluta per abilitare l’evoluzione dei sistemi informativi in un’ottica di continuo supporto ai processi di business”. In altri termini, per migliorare la visibilità e la gestione delle informazioni aziendali – ha spiegato Leonardis – servono indicatori di performance costantemente aggiornati e un set dettagliato di dati in grado di garantire la visibilità completa e tempestiva delle performance: investire su una piattaforma Erp, nella visione di Oracle, significa quindi focalizzarsi sulla centralità dell’informazione attraverso un’architettura standard e modulare, che permette di integrare tutti i dati provenienti da molteplici applicazioni e di graduare l’investimento a misura dell’azienda e della crescita evolutiva della stessa, riducendo in tal senso i costi complessivi della soluzione e migliorandone quindi il Roi”.
“Cosa cerca oggi una media impresa in una piattaforma Erp? A nostro avviso un sistema gestionale strettamente correlato al database aziendale, in cui il motore di base è un ambiente di sviluppo esteso a vari domini applicativi e capace di supportare in modo integrato funzionalità di Crm e business intelligence, supply chain e human resource management”.
Rossano Ziveri, direttore Microsoft Business Solutions in Italia, ha così inquadrato i fattori che possono spingere le aziende a investire per un aggiornamento sostanziale della piattaforma gestionale aggiungendo inoltre come “i costi della soluzione, i ritorni misurabili in termini di maggiore efficienza e di velocità dell’implementazione sono gli altri parametri sensibili cui le imprese devono fare riferimento”. Tempi ridotti di execution di un progetto Erp completo e di payback dell’investimento sono obiettivi assolutamente percorribili secondo Ziveri al pari di benefici che contemplano “la capacità dell’Erp di supportare l’evoluzione del business nel medio e lungo termine”.
Fausto Pasotti, Marketing Manager Pmi di Sap Italia, ha invece affrontato il problema dei ritorni rimarcando gli ostacoli all’adozione di soluzioni applicative evolute da parte delle aziende di piccole e medie dimensioni: “Stando ai dati di uno studio realizzato da Iosi-Bocconi emerge come il Roi e i costi di progetto per le nuove infrastrutture It in azienda non appaiono come preminenti in quanto contribuiscono, in un terzo dei casi, a fungere da freno inibitore alla domanda di una soluzione gestionale tecnologicamente avanzata”. Ribadito inoltre il concetto della mancanza di cultura verso le soluzioni innovative a livello Paese, Pasotti ha sottolineato come “i benefici maggiori derivanti dall’implementazione di soluzioni preconfigurate su collaudate best-practice di settore non sono relativi agli evidenti risparmi in tempi di deployment e costi di personalizzazione dell’applicazione gestionale. In un contesto spesso refrattario all’innovazione come quello italiano, i ritorni sono invece rappresentati dall’accesso da parte delle piccole e medie imprese a specifiche modalità di business create e sperimentate dalle grandi corporation multinazionali nei vari settori industriali di appartenenza”.
L’analisi effettuata infine da
Alfred Petitpierre, Ceo di Adonix Italia (società che ha di recente acquisito Formula) ha trovato infine consistenza partendo da un presupposto difficilmente discutibile: “La capacità di investimenti in soluzioni Erp delle medie imprese italiane, negli ultimi tre anni, è stata assai limitata, influenzata dalla necessità per le Pmi di ammortizzare i cospicui investimenti profusi per adeguare l’Erp alle problematiche legate all’Anno 2000 e all’Euro e dalla volontà di utilizzare al meglio il sistema esistente cercando eventualmente di migliorarlo con complementi o moduli aggiuntivi specializzati”. I fattori che stanno invertendo tale tendenza, a detta del numero uno di Adonix, non mancano e si concretizzano nell’obsolescenza di diverse soluzioni Erp non più supportate adeguatamente. “Il compito di un vendor internazionale – ha sottolineato Petitpierre – è quello di proporre un Erp che soddisfi i requisiti di ricchezza funzionale abbinati a costi di implementazione in linea con i budget delle Pmi: le imprese devono poter incrociare i benefici della maggiore efficienza con i risparmi economici legati alla gestione e alla manutenzione della nuova piattaforma rispetto alla precedente, tenendo presente che il Roi deve riflettere risultati in un lasso di tempo breve in rapporto a costi del sistema proiettabili sul medio termine e corrispondere alla capacità di automatizzare quei processi percepiti come non efficienti o del tutto assenti nei gestionali in uso”.
Flessibilità e piattaforme estese
Passando il microfono all’utenza, l’analisi della tematica è entrata nel vivo delle reali esigenze delle imprese e le testimonianze raccolte da ZeroUno sono anche in questo caso diverse fra loro ma sempre e comunque accomunate da un importante comune denominatore: l’It e l’Erp sono componenti vitali per supportare la crescita del business aziendale, sia nell’ambito dei processi interni che rispetto alle attività condotte sul mercato.
Elvis Colla, Responsabile Marketing della trevigiana Texa, uno dei principali operatori europei nel campo della diagnostica multimarca per il settore automotive, ha per esempio puntato il dito sul fattore internalizzazione rilevando come “il presupposto insito nell’utilizzo di risorse It avanzate è quello di semplificare il lavoro quotidiano di progettazione e di relazione con l’esterno: dialogare in modo efficiente con filiali estere e partner qualificati è possibile con un sistema informativo capace di supportare cresciute e più complesse esigenze di gestione. Integrare la supply chain a livello di filiera e rendere interoperabili gli applicativi di sviluppo software con il sistema gestionale nel suo complesso presuppone la disponibilità di un prodotto Erp flessibile, scalabile e totalmente interoperabile con il database e gli strumenti di produttività personale già esistenti”. Se gestire in modalità remota le attività delle sedi distribuite è un obiettivo assai sensibile per chi guarda all’espansione del proprio marchio su scala internazionale, l’obiettivo è difficilmente raggiungibile attraverso un classico pacchetto gestionale aggiornato nel tempo con interventi customizzati: “Pensare al Roi di un progetto Erp esteso che presuppone un budget di spesa complessivo di varie decine di migliaia di euro – ha precisato inoltre Colla – significa puntare a benefici sotto il profilo dell’efficienza di tutti i processi aziendali coinvolti, dal magazzino alle attività di sviluppo strategico, e a risultati tangibili da derivare dall’automazione di flussi operativi fino a ieri gestiti manualmente con costi e tempi di un certo tipo”.
La maggiore consapevolezza verso il ruolo dell’It è intuibile anche nell’intervento di
Andrea Bettiato, Responsabile Edp di Unox, azienda che produce forni e accessori per il comparto gastronomia-panetteria: “I sistemi informativi in un’azienda devono assolvere a un ruolo basilare ma indispensabile, quello di automatizzare e coordinare la diffusione di informazioni tra tutte le aree funzionali. Investire in un progetto di Erp risulta quindi essere una soluzione vincente per la gestione dei processi informativi interni se dopo lo start-up iniziale l’impresa si trova a possedere una struttura dati integrata facilmente consultabile e protetta da accessi non autorizzati, in cui efficienza ed efficacia sono la conseguenza di una gestione dell’informazione razionale e ottimizzata difficilmente ottenibile da soluzioni personalizzate”. Adottare un Erp esteso diventa in altri termini il passaggio obbligato per aspirare all’ottimizzazione dei processi aziendali rendendoli snelli e facilmente controllabili. E con ulteriori tangibili vantaggi: “Ricorrere a soluzioni best practice e a soluzioni personalizzate in modo congiunto – ha infatti così concluso Bettiato – porta nel lungo termine, con il crescere del volume dei dati, a problemi di gestione e ad aumenti dei costi di manutenzione, mentre da una soluzione Erp estesa si ottiene, nel medio e lungo termine, un Roi decisamente maggiore”.
Sulla stessa lunghezza d’onda si è di fatto espresso anche
Alberto Fenati, direttore sistemi informativi di Olitalia, produttore di oli alimentari per la distribuzione al dettaglio, che ha confermato come “il rivedere la propria architettura informativa nel suo complesso è una tappa obbligata quando il sistema gestionale esistente arriva a un punto critico dal punto di vista sistemistico. Affrontando ex nuovo un progetto di implementazione di un Erp, i benefici legati ad applicativi che si estendono a tutti i cicli gestionali dell’azienda si misurano giorno dopo giorno e coincidono con la piena integrazione della piattaforma con il resto dell’architettura It e la verifica delle funzionalità dei singoli moduli attraverso competenze adeguate di problem solving e di pianificazione strategica nelle fasi di parametrizzazione del sistema e di migrazione di dati”.
Standardizzazione dei processi e produttività delle operations
La seconda tornata di commenti forniti dai responsabili It intervenuti al dibattito ha visto emergere considerazioni chiaramente improntate ai riscontri (positivi) che l’adozione di un sistema Erp ha generato all’interno del delicato tessuto aziendale al di là degli oggettivi cambiamenti intercorsi nelle aree dove il software applicativo è andato a impattare in modo diretto. Silvio Sorrentino, Responsabile Funzione Sistemi Informativi di Corepla (Consorzio di imprese per la raccolta ed il recupero dei rifiuti di imballaggi in plastica) ha per esempio inquadrato il tema del Roi rilevando come “il calcolo a monte del ritorno degli investimenti, escludendo del tutto i benefici qualitativi e quindi tutto ciò che non produce risultati finanziari, risulta essere molto complesso specie nelle piccole strutture dove i vantaggi operativi diventano più difficilmente quantificabili. Guardando però a valle del progetto, e quindi misurando il rendimento non preventivamente ma successivamente, i motivi di soddisfazione per le imprese crescono”. Fatta tale premessa, Sorrentino ha quindi puntualizzato come introducendo un Erp in azienda non abbia utilizzato il Roi per giustificarne l’investimento, ma per valorizzarlo: “A un anno dall’ introduzione del nuovo sistema gestionale, i benefici quantitativi derivanti dalla nuova tecnologia non hanno prodotto un vero valore economico di Roi ma hanno evidenziato due indici di ritorni positivi: il numero di documenti di viaggio trattati ed il numero delle fatture è andato in rilevante aumento a parità di addetti impiegati, generando un incremento di produttività del 20% all’anno”. Se, questa l’essenza dell’esperienza di Corepla, le Pmi possono non avere le strutture per calcolare il ritorno dell’investimento in maniera preventiva, possono in ogni caso verificare gli effetti degli investimenti informatici: “La decisione di avallare la spesa per un Erp – ha infatti concluso Sorrentino – può essere presa attraverso l’analisi di un parametro non finanziario ma strategico, che vede i sistemi informativi essere un reale fattore di crescita per le aziende”.
Stefano Tironi, Responsabile Centro Servizi del Gruppo Lonati, azienda lombarda attiva nella produzione e nella vendita di macchine circolari per calzifici, ha allargato il concetto di cui sopra testimoniando come “i ritorni sugli investimenti in Erp non sono dati dall’Erp in sé ma da come gli addetti che partecipano al progetto lo affrontano, da quanto le persone coinvolte sono consapevoli che il flusso applicativo del loro lavoro possa evolvere. Nelle aree aziendali in cui non esiste predisposizione al cambiamento è difficile derivare benefici apprezzabili nel breve termine sotto forma di un sistema integrato che permette di condividere e di collaborare più attivamente alla gestione delle problematiche a monte, di rendere disponibili più informazioni per le fasi di analisi e di standardizzare procedure applicative mai pensate prima”. L’altra faccia del Roi visualizzata da Tironi è invece legata alla natura “estesa” delle piattaforme Erp, adducendo in tal senso alle possibili personalizzazioni di queste ultime: “I ritorni legati a progetti applicativi gestionali avanzati sono un obiettivo realizzabile nel segno di benefici che derivano da un’apertura verso il mondo esterno ed interno, apertura che l’adozione di soluzioni personalizzate tout court può limitare generando una divisione dell’azienda in tante piccole aziende chiuse”.
Attribuire al Roi un valore concretamente monetizzabile non sembra essere un’abitudine molto diffusa fra le Pmi italiane , ma che questo non sia l’unico modo di valutare un investimento ce lo conferma
Gianpiero Cancelli, Quality System & Information Technology Director di Radici Novacips, uno dei nomi all’avanguardia in Italia per la produzione e distribuzione di materiali plastici, ne è la conferma rispetto a un progetto applicativo realizzato bilanciando una logica di “best practice” con soluzioni solo parzialmente personalizzate per l’ottimizzazione della piattaforma Erp adottata. “Adottare una soluzione unica complessiva a livello di Gruppo e dotata di ampi margini di flessibilità in un contesto di trasformazione del sistema informativo – ha precisato Cancelli – permette di identificare benefici significativi dal punto di vista sia del management che dell’utente finale, prima ancora di misurare il ritorno economico dell’investimento. Il ripensamento dell’organizzazione e la standardizzazione dei processi ci hanno consentito di uniformare logiche di business diverse semplificando l’attività manageriale attrverso standard condivisi, mentre l’utente ha beneficiato di un’estensione delle funzionalità a propria disposizione e di una maggiore aderenza del flusso dei dati al proprio ambito operativo”.
I FORNITORI ITALIANI: IL VALORE AGGIUNTO È IL MIX FRA PERSONALIZZAZIONE E STANDARD
Il palcoscenico dell’Erp italiano non è calcato come tutti sanno solo da Sap, Oracle & C.; a dire la loro ci sono anche fornitori di “seconda fascia”, che per missione lavorano a più stretto contatto con le imprese di medie e piccole dimensioni attraverso una presenza capillare sul territorio. Attori locali che sono altresì chiamati a soddisfare una domanda sempre più dinamica perseguendo, più dei vendor di “prima fascia”, la strada di combinare soluzioni applicative standard, architetture “aperte” e ampie capacità di personalizzazione. Enrico Itri, Ceo di Microarea, ha osservato in proposito come “implementare una soluzione gestionale standard e nello stesso tempo personalizzabile produce un ritorno dell’investimento quantificabile e sensibilmente maggiore rispetto ad un progetto totalmente “custom”. Un Erp modulare e flessibile che si integra completamente con l’architettura It aziendale e i software per la produttività personale abilita un’efficace automazione dei processi e l’ottimizzazione dei workflow con un minor costo delle operazioni di manutenzione”.
“Per avere dei ritorni significativi degli investimenti fatti in un Erp questo deve poter essere sfruttato almeno per 10-15 anni e non doverlo cambiare dopo 24 o 36 mesi per l’obsolescenza di una piattaforma hardware o software: la rispondenza nel tempo del sistema alle esigenze aziendali è il primo fattore cui fare riferimento per sviluppare un progetto Erp”. Nelle affermazioni di Edoardo Balzani, Presidente di Rds, emerge un messaggio che rimarca l’importanza dell’interoperabilità nel software applicativo. “A differenza dei classici pacchetti gestionali, un Erp universale – questa la ricetta di Balzani – permette a ogni singola azienda di implementare una piattaforma realmente disponibile per tutti gli ambienti informativi e facilmente aggiornabile perché ‘trasversale’ rispetto alle varie soluzioni offerte dal mercato e basata su standard riconosciuti da tutti i fornitori, come i Web services, e moduli di terze parti perfettamente integrati fra loro attraverso un approccio best of breed”. Se indipendenza e integrabilità della piattaforma applicativa sono per una Pmi criteri di valutazione assai importanti, altrettanto lo sono ritorni di tipo economico quali la riduzione dei costi fissi di gestione e dei tempi medi di permanenza delle scorte in magazzino in un arco temporale di alcuni mesi. Questa almeno la convinzione di Fabio Vennettilli, Direttore Generale Cata Gruppo Byte, che in tema di Roi suggerisce di ampliare lo spettro di analisi a quelle componenti cosiddette intangibili ogni giorno di più risorse essenziali del patrimonio aziendale. “Oggi un Erp – ha aggiunto Vennettilli – deve necessariamente disporre di strumenti integrati che aiutino la misurazione dei fattori intangibili, trasformandosi da semplice ‘tableau de bord’ a vero e proprio Business Performances Management System. Per produrre ritorni significativi deve quindi avere ampie capacità di adattarsi in tempi brevi al business dell’azienda”. Quasi speculare, infine, anche la posizione espressa da Stefano Matera, direttore marketing e commerciale canale indiretto di TeamSystems, per cui l’Erp ideale per le Pmi “è una piattaforma che integra l’applicativo di base con soluzioni ‘best of breed’ in chiave Crm, Scm e Business Intelligence e reporting finanziario per rispondere nel modo più adeguato possibile alle esigenze verticali tipiche delle aziende italiane. Costi di licenza assai contenuti, tempi di messa in opera ridotti ai minimi termini e massimi livelli di integrazione applicativa: questo è quello che vuole da un sistema gestionale esteso la piccola e media impresa”.
PAROLA ALL’ESPERTO: L’ERP È STRATEGICO SE MESSO AL SERVIZIO DEL PATRIMONIO AZIENDALE
Guido Reggi di Registroinformatici (www.registroinformatici.it/), l’Associazione che raccoglie a vario titolo decine di professionisti che lavorano con le tecnologie Ict, ha fornito il suo contributo al tema oggetto di inchiesta individuando soprattutto i “difetti” che segnano tutt’oggi l’approccio di vendor e Pmi alle applicazioni gestionali. “In un contesto in cui proliferano le offerte di nuove applicazioni software non è facile individuare cosa può dare un effettivo beneficio alla piccola e media impresa italiana in termini di miglioramento della competitività. Piattaforme di Erp esteso, Scm, Crm, Knowledge Management, se integrate coerentemente nella gestione d’impresa, potrebbero migliorare l’efficienza dell’azienda consentendole anche un rapido ammortamento degli investimenti effettuati in tecnologie. Sul mercato sono reperibili fornitori per tutti i gusti e tutti i portafogli, ma ciò che manca oggi nelle Pmi è un’evoluzione della cultura d’impresa che consenta da un lato di identificare le reali criticità di gestione e dall’altro di valorizzare il patrimonio informativo e umano che da decenni rappresenta il punto di forza dell’imprenditoria nazionale”. La problematica va quindi oltre la disponibilità di soluzioni gestionali avanzate in quanto, secondo Reggi, “ciò di cui si sente spesso la mancanza è la capacità dei fornitori di portare un messaggio innovativo alle aziende che oggi hanno seri problemi di sopravvivenza. Si parla infatti ancora di best practice o di personalizzazioni ma forse sarebbe meglio focalizzarsi su aspetti più concreti di gestione d’azienda. Sarebbe opportuno per esempio capire come ogni impresa possa rendere fruibile il patrimonio aziendale costituito dall’esperienza gestionale delle persone e dai volumi di dati raccolti nei sistemi Erp, patrimonio apparentemente disponibile ma che non sempre è possibile sfruttare appieno”.
