Ancora oggi, nella maggior parte dei casi, nelle aziende i processi di business hanno alla loro base dei documenti cartacei. “L’obiettivo di Esker – spiega Giovanni Gavioli, country manager della filiale italiana del vendor specializzato in automazione dei processi documentali – è far sì che le fondamenta dei processi diventino i processi stessi e che questi possano essere automatizzati”. A questo punto, nella visione di Esker, diventa indifferente in quale formato entrino o escano i documenti di un business process: “Lasciamo al cliente scegliere quale sia il mezzo trasmissivo preferito”, precisa Gavioli.
Esker si differenzia da altri nomi del document management perché, come spiega il suo numero uno italiano: “Non ci occupiamo di documenti generici come contratti, progetti, manualistica, dove sono importanti funzioni come il controllo di versione o il workflow; noi ci focalizziamo su un document management strettamente integrato con gli Erp. L’approccio al cliente – continua Gavioli – prevede una fase di analisi dei problemi dell’azienda, in cui svolgiamo anche dell’education, perché spesso l’utente riesce a esplicitare solo quello che è il suo ‘mal di pancia’ del momento, ma non riesce a vedere tutte le criticità esistenti e le opportunità di miglioramento dei processi. Terminata questa fase, proponiamo delle soluzioni prepacchettizzate in grado di automatizzare business process come la gestione delle fatture attive e passive, gli ordini di vendita e l’invio di documenti”. Fra i vantaggi che i clienti possono ottenere grazie a questa automazione, di particolare rilevanza è l’aumento della standardizzazione dei processi.
Standardizzare, aumentare l’efficienza
“Quando intervistiamo i clienti – chiarisce Gavioli – ci rendiamo conto che le valutazioni sui processi cambiano a seconda dell’interlocutore. Ci sono persone che affermano di gestire quasi sempre ‘eccezioni’. Standardizzare significa individuare le procedure più efficienti, che prevedono meno colli di bottiglia e costi inutili. Le eccezioni possono essere ridotte o, se sono necessarie, essere integrate nei processi e non essere più eccezioni in modo che i business process diventino più misurabili”.
Esker è impegnata a sviluppare offerte cloud e a farne riconoscere i vantaggi a clienti e partner. “Le nostre soluzioni – sottolinea il top manager – possono essere implementate e utilizzate on-premise, in the cloud o in ambienti ibridi”. Un ambito nuovo del business del vendor è quello dei centri di postalizzazione creati per fornire in outsourcing servizi di spedizione multicanale dei documenti. “Per chi produce bevande o macchinari – esemplifica Gavioli – non è core business gestire un centro stampa interno”. Esker ha sviluppato piattaforme in grado di intercettare gli spool di stampa, identificare i documenti e i destinatari, produrre i documenti da spedire nel formato trasmissivo prescelto, preparare le buste, fornire il tracking dei documenti. Queste piattaforme sono utilizzate da centri di postalizzazione di terzi o di Esker stessa. In Europa il vendor ne gestisce in paesi quali Francia, Regno Unito e Spagna e a fine anno si deciderà se aprire o meno un centro anche in Italia nel corso del 2012.
