Quando si devono prendere decisioni strategiche in merito alla razionalizzazione o all’ampliamento del software gestionale, l’assunzione tipica è che l’ERP leader di mercato (SAP) sia troppo complesso per l’impiego nelle PMI, inadatto ad aziende che devono fare della flessibilità e della rapidità lo stile di vita per poter sopravvivere e crescere. Un’assunzione che non tiene conto di SAP Business One, software di business management specificamente disegnato per le PMI, per integrare e automatizzare funzioni della gestione amministrativa, operativa e delle risorse, per fornire le interfacce di lavoro più efficaci per chi in azienda si occupa di vendita, amministrazione, gestione inventario, fornitori, relazioni con i clienti, progetti, pianificazione/budget e reporting.
SAP Business One è una versione semplificata del software con cui da anni le grandi imprese portano avanti il loro business, condividendo le tecnologie che, per esempio, permettono di avere dati sempre aggiornati in tempo reale. In Business One non ci sono processi batch, la registrazione di una transazione o di un nuovo ordine hanno un immediato riscontro per chi, in qualsiasi altro reparto dell’azienda, dovesse fare controlli d’inventario o avere chiedere informazioni su clienti.
La piattaforma Business One contribuisce a ridurre gli oneri della gestione delle applicazioni e dei sistemi, facilitando le migrazioni al cloud e tutelando il patrimonio informativo. L’integrazione delle funzionalità applicative e analitiche permette l’uso di un’unica base dati, aspetto che minimizza ridondanze e sincronizzazioni che sono causa di incoerenze e inaffidabilità delle informazioni. Un analogo vantaggio è offerto a livello delle interfacce d’uso, evolute negli anni per risultare coerenti e facili da usare, non solo su client PC, ma anche su sistemi connessi in remoto e smartphone.
Il vantaggio dei processi basati su best practice
Presente da quarant’anni nel mercato internazionale dell’ERP, SAP ha accumulato un vasto patrimonio d’esperienza sui processi e sulle esigenze dei differenti settori d’industria, collezionando le best practice più accreditate. Le numerose implementazioni di Business One (circa 3000 in Italia) e i casi d’uso rendono possibile trovare soluzioni già pronte per l’impiego e più facile valutare tempi e impatti delle implementazioni.
Poiché è oggi vitale sfruttare i dati per prendere decisioni di business rapide e informate, SAP ha dotato Business One di capacità analitiche e reporting sofisticate, facilmente sfruttabili negli ambiti di vendite, inventario, produzione, acquisti e CRM. Dall’esperienza e dal lavoro di chi ha già utilizzato questi strumenti, è stata inoltre ricavata un’ampia libreria di report e cruscotti adatti alle esigenze più comuni e utilizzabili senza dover fare sviluppi in proprio.
Le funzioni chiave dei moduli Business One
Business One ha una struttura modulare che permette di tarare funzionalità e costi sulle esigenze aziendali sia in caso di implementazioni on-premise, con acquisto di licenze perpetue, sia di hosting/cloud con pagamenti mensili al provider.
- Il modulo Contabilità di Business One è progettato per fornire all’amministrazione informazioni puntuali sulla situazione finanziaria, incassi e spese; gestire e tracciare i flussi di cassa, asset e budget; supportare le operazioni di pianificazione e di audit con l’ausilio dell’analisi dei dati. Il modulo può monitorare insieme le attività di più business unit e dipartimenti e gestisce le riconciliazioni di operazioni bancarie.
- Acquisti e Gestione Magazzino è il modulo core per l’efficienza aziendale, pensato per collegare il ciclo degli ordini con quello dei pagamenti e garantire consegne puntuali ai clienti. Il modulo supporta le fasi del processo d’acquisto e i tempi correlati, consente di fare report d’inventario con dati in tempo reale, sincronizzati con magazzino e contabilità.
- Il modulo di Pianificazione della Produzione offre rapporti in real time sui prodotti, traccia gli stock presenti in magazzini differenti e gestisce i trasferimenti di merci. Oltre a ottimizzare la distribuzione e la gestione d’inventario, sfrutta i dati di produzione per fare pianificazioni più affidabili.
- Sul fronte della relazione con il cliente, il modulo CRM gestisce le anagrafiche, fa monitoraggio delle campagne di marketing e delle vendite, permette di fare marketing predittivo, campagne mirate e di tracciare dall’inizio alla fine il percorso d’acquisto del cliente. Offre gli strumenti per risolvere i problemi, migliorare la fidelizzazione e aumentare le vendite. Con l’app mobile Business One Sales i team di vendita possono gestire contatti, vedere stock e inviare ordini anche con lo smarphone.
- I moduli Business Intelligence e Report di SAP Business One consentono infine di sfruttare i dati “vivi” dell’ERP per visualizzazioni generali o di dettaglio in dashboard e report. E’ anche possibile consolidare e analizzare i dati provenienti da fonti esterne, sfruttando capacità predittive e di advanced analytics del modulo.
Le novità di Business One v.10
Con la prossima major release (la 10.0) sono attesi miglioramenti importanti a livello dell’accessibilità per gli utenti, integrazione con applicazioni in cloud e funzionalità avanzate di AI/ML. Un nuovo look della GUI si affianca a interfacce client accessibili via Web e da sistemi mobili. Sono state potenziate le capacità di drill down sui dati, di riconciliazione dei conti bancari e aggiunti grafici Gantt interattivi.
Tra le novità della piattaforma c’è il supporto per il motore database Hana 2.0 e d’integrazione con le capacità di SAP Analytics Cloud. SAP ha inoltre reso più semplice l’integrazione con gli ambienti di produttività Microsoft Office 365 (e Onedrive per lo scambio di dati) oltre che con le applicazioni esterne sviluppate sulla SAP Cloud Platform.
