Mentre l’ufficio si espande verso un sempre più ampio numero di location e le imprese si trovano a dover supportare una maggiore diversità di device mobili, le infrastrutture di stampa si stanno espandendo verso il mobile worker, migliorando la produttività sia dei dipendenti sia delle imprese. Una recente indagine condotta dall’istituto di ricerca Quocirca su 125 manager di aziende che operano negli Usa, in Uk, in Germania, Francia e Paesi del Nord Europa, rivela un marcato interesse per il mobile printing, con almeno il 60% degli intervistati che afferma che le loro organizzazioni vorrebbero poter stampare dai device mobili e un 25% che sta attualmente analizzando soluzioni di mobile printing (figura 1).
A causa della diversità delle piattaforme mobili e dell’hardware delle stampanti, l’implementazione di una strategia aziendale di mobile printing è però tutt’altro che semplice.
Mobile printing sì, ma governato
Pare abbastanza evidente che il futuro dell’enterprise printing verrà sempre più definito dai trend del mondo consumer ma le aziende dovranno riuscire a trovare il corretto bilanciamento fra la strategia di mobile printing e requisiti di sicurezza, costo, allineamento dei processi di business, bisogni degli utenti e modelli di delivery. La già dinamica forza lavoro di oggi è più mobile di quanto lo sia mai stata in precedenza. L’ampia diffusione di smartphone e tablet fra piattaforme Android, BlackBerry e Apple iOS, ha ampliato l’efficacia dei dipendenti a supportare, da remoto, le necessità aziendali. Secondo l’iPass Mobile Workforce Report pubblicato nel novembre del 2011 (iPass è un’azienda che fornisce servizi di enterprise mobility e redige report sulle attitudini dei mobile workers), il 91% dei mobile workers utilizza uno smartphone per lavorare contro il 44% dei dipendenti mobili che possiedono un dispositivo tablet. Gli utenti finali vogliono avere accesso alle funzionalità dei desktop, per tutte le business applications, su qualsiasi device, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, e le stampe non sono un’eccezione. Se le aziende continuano ad affidarsi alla stampa, l’It deve fornire funzionalità di mobile printing aziendale che siano sicure e affidabili. Questo assicura non solo la produttività dei dipendenti, ma permette anche che il mobile printing sia tracciato e controllato, due condizioni fondamentali in un momento in cui molte aziende devono affrontare problematiche di tipo finanziario, ambientale e di sicurezza.
Infatti, il rischio del mobile printing non sicuro non può essere sottovalutato. Quocirca ha rivelato che il 70% delle organizzazioni ha sperimentato una falla nella sicurezza dei dati attraverso i processi di stampa; le organizzazioni hanno quindi bisogno di controlli più stretti sulle stampe, in particolare quando i dispositivi mobili proliferano al loro interno. L’utilizzo di un ‘pull printing’ sicuro può ridurre i rischi di esporre informazioni confidenziali a persone non autorizzate rilasciando il job di stampa dopo l’autenticazione dell’utente.
Le opportunità tecnologiche da cogliere già oggi
Secondo quanto emerso dall’analisi Quocirca, gli scenari di utilizzo del mobile printing possono essere così categorizzati:
- Stampa pubblica/servizi di stampa per ospiti, cioè stampare da un hot-spot di stampa pubblica come un albergo, un business center, in aeroporto con connettività wi-fi, ecc. I mobile worker possono fare discover delle stampanti e mandare i lavori di stampa come allegati a email dai loro dispositivi mobili.
- Stampa attraverso una rete aziendale, per favorire la mobilità degli utenti fra le diverse sedi. La stampa può essere effettuata direttamente da un dispositivo mobile o da un’applicazione, mediante un allegato email inviato a una stampante registrata o attraverso un browser web, utilizzando una Intranet, un cloud privato o pubblico. Ci sono vari modi di stampare da un dispositivo mobile, anche se le funzionalità variano a seconda dei vendor e delle piattaforme mobili (figura 2).
- Email o browser web. Questo metodo può utilizzare un’infrastruttura di cloud sia privato sia pubblico a seconda dei requisiti dell’organizzazione. Un lavoro di stampa viene inviato a un indirizzo email univoco di una stampante mediante una mail o un web browser. Una limitazione della stampa via email è il vincolo su cosa può essere inviato come allegato e la non disponibilità di alcune funzioni avanzate (ad esempio stampa su due lati, booklet, pinzatura, ecc.). La sottomissione dei lavori di stampa da web browser può offrire una maggiore flessibilità sulla tipologia di documenti che possono essere inviati.
- Stampa wireless. Questa metodologia è possibile attraverso due approcci: stampa wireless direct-to-printer abilita alla stampa mediante una connessione wireless diretta fra un dispositivo mobile e una stampante wireless senza la necessità di accedere a una rete; soluzioni di stampa su rete wi-fi che abilitano la stampa attraverso una connessione wi-fi a qualsiasi stampante connessa alla rete aziendale.
- Driver di stampa universale. Un driver universale fornisce a utenti e amministratori un unico driver per dispositivi diversi, semplificando l’installazione e la manutenzione dei driver. Un driver di stampa universale è particolarmente adatto in ambienti di stampa multivendor.
- Codice QR. Alcune soluzioni per il mobile printing offrono un codice Quick Response (QR) di sottomissione dei lavori di stampa che abilita l’utente a scannerizzare un codice QR attaccato alla stampante per poter stampare.
Figura 1 – Cresce l'interesse verso il Mobile Printing: alcune aziende hanno già impletato delle soluzioni, altre sono intenzionate a farlo.Fonte – QuoCirca
Cautele e raccomandazioni
Nel suo report, Quocirca evidenzia come una vera soluzione aziendale di mobile printing debba integrarsi con le funzionalità di gestione delle stampe esistenti in azienda. Per un controllo end-to-end delle stampe su entrambi gli ambienti (desktop e mobile) le aziende dovrebbero prendere in considerazione un servizio di gestione delle stampe che può in maniera proattiva gestire le stampe enterprise-wide.
Ecco allora che tipo di funzionalità dovrebbero cercare oggi le aziende:
- Supporto per piattaforme diverse. Gli utenti devono poter sottomettere i lavori di stampa attraverso metodi differenti come email, browser web o applicazioni mobile. Occorre capire quali formati possono essere stampati con i diversi metodi e se le impostazioni dei driver di stampa possono essere modificate per personalizzare le stampe.
- Sicurezza delle stampe. Qualsiasi piattaforma di mobile printing deve offrire funzionalità di rilascio sicuro dei job consistenti con qualsiasi metodo di controllo degli accessi e di autenticazione utilizzati per la stampa dai desktop. Limitare l’accesso alle stampanti e alle multifunzione ai soli utenti conosciuti è un passo fondamentale per salvaguardare informazioni confidenziali e/o sensibili. I più comuni meccanismi di autenticazione includono password, smartcard e two factor authentication, come la combinazione di una password e una card.
- Supporto Multivendor. Soluzioni centrate sull’hardware possono essere più adatte, ovviamente, a quelle organizzazioni che lavorano su un ambiente standardizzato dal punto di vista degli apparati. In realtà, molte organizzazioni utilizzano un parco stampanti e multifunzione di diversi produttori. Per indirizzare i bisogni di mobile printing su un ambiente misto, la società di analisi raccomanda alle organizzazioni di considerare soluzioni che utilizzino driver universali e che abilitino i job di stampa a essere stampati su qualsiasi stampante.
- Controllo dei costi e accounting. Cercare funzionalità che abilitino restrizioni e controlli per evitare che gli utenti utilizzino le stampanti più costose o superino i limiti di stampa.
- Servizi di stampa su private o public cloud. Lo shift verso il cloud e la fruizione delle informazioni da dispositivi mobili attraverso applicazioni come Google Apps e Office 365 apre opportunità più ampie per stampare, in particolare in termini di accesso a stampanti abilitate dal cloud. Le imprese e il public sector potrebbero comunque preferire implementazioni di cloud privati che vivono all’interno dei loro firewall, per assicurarsi la sicurezza dei dati sensibili.
- Mps, Managed Printing Services. I benefici derivanti dall’integrazione degli Mps con il supporto al mobile printing non dovrebbero essere sottovalutati. Un servizio Mps riduce i costi, la complessità e i rischi di operare attraverso un’infrastruttura di stampa poco o non gestita. Se un’organizzazione fa uso degli Mps e non ne estende la copertura al mobile printing, sta essenzialmente aprendo la propria infrastruttura di stampa a un aumento dei costi e dei rischi per la sicurezza. Quocirca invita le aziende che hanno deciso di sfruttare questo tipo di servizi ad assicurarsi che il provider possa fornire il controllo integrato delle stampe sia da desktop sia da ambienti mobile. Ma quello che forse non va dimenticato, è che non esiste la sfera di cristallo per il mobile printing e le organizzazioni devono sviluppare un framework di policy che bilanci il valore di business e la risk mitigation. Quelle organizzazioni che già operano su un ambiente di stampa gestito attraverso Mps troveranno questo processo più semplice in quanto possono far leva sull’esperienza del loro provider per capire come supportare al meglio il mobile printing. Per quelle organizzazioni che invece non utilizzano gli Mps, questo task è più complesso in quanto occorre innanzitutto fare un’analisi dei propri asset esistenti per poi introdurre le funzionalità di mobile printing secondo un percorso che non può essere comune ma costruito sulla base della specificità aziendale e dei suoi bisogni.
Figura 2 – Le possibili vie per il mobile printing: dai device mobili alle tecnologie cloud, sono diversi i modi per assicurare la stampa anche in mobilitàFonte – QuoCirca
