L’Erp si apre alla social collaboration

Dato l’impatto che i social network hanno non solo nella vita privata delle persone ma anche all’interno delle aziende, gli analisti sono convinti che alcune funzioni dei social network possano essere utili anche nelle business application. In effetti negli ultimi anni molti specialisti software hanno proposto soluzioni di social collaboration e ora funzioni di questo tipo s’affacciano anche nei sistemi Erp. Analizziamo questo trend emergente con il supporto del report ‘Social Collaboration is Poised to Accelerate Business Processes’ di Forrester Research; inoltre, per dare ulteriore concretezza a quanto affermato dagli analisti, abbiamo chiesto ai principali fornitori Erp in Italia di fare il punto sulla loro offerta di social collaboration (vedi articoli correlati).

Per social collaboration s’intende un mix di strumenti basati su funzioni tipiche dei social network: aggiornamenti di stato, feed, notifiche, conversazioni, suggerimenti. L’obiettivo è far collaborare meglio dipendenti e gruppi tra loro, e con partner e clienti, e di dar loro accesso a informazioni più accurate e specifiche per ciascun ruolo.

Il report illustra subito in un grafico (figura 1) alcuni esempi più dettagliati di benefici che si possono ottenere integrando funzionalità di collaboration e social negli Erp. Le prime facilitano la gestione di team interdisciplinari e la comunicazione e possono essere un valido strumento, per esempio, per migliorare la gestione e il rispetto delle scadenze dei progetti, costituire repository costantemente aggiornati della conoscenza aziendale o raccogliere le idee sugli skill più strategici in certi ambiti e momenti, e quindi sulle assunzioni e sulle promozioni più opportune. Le funzioni social in ambito Erp, invece, servono a raccogliere e dare informazioni, ad allargare la sfera d’influenza dell’azienda sul mercato e possono aiutare a costituire nuovi canali per raggiungere i clienti attuali e potenziali, a capire quale immagine si ha presso clienti, partner e concorrenti, a ricevere dati e informazioni in tempo reale cruciali per i decisori aziendali in vari ambiti: servizi e assistenza post-vendita, progettazione, produzione, vendite e così via.

Figura 1 – La social collaboration all'interno degli Erp

Forrester però sottolinea che il presupposto per ottenere tutto questo sia una cultura aziendale che spinga a collaborare. La social collaboration è utile al singolo (che quindi è incentivato a usarla) se gli facilita l’accesso alle informazioni più rilevanti per prendere le decisioni che gli spettano, senza ‘inondarlo’ di dati indifferenziati. Ciò si ottiene configurando attentamente le funzioni di filtering, ricerca e alert nella social collaboration, e in alcuni settori anche abilitando la modifica di contenuti condivisi in tempo reale.

Le diverse scelte dei vendor

Al momento l’offerta di social collaboration dei principali fornitori Erp è agli inizi e le strade scelte sono diverse: sviluppi interni, integrazione con soluzioni di partner, o entrambe le cose. Forrester analizza l’approccio dei maggiori fornitori internazionali:

• Oracle ha sviluppato internamente Osn (Oracle Social Network), piattaforma di social collaboration con quattro componenti principali: conversazioni online, aggiornamenti di business, content management e gestione di workflow. Si basa su Oracle WebCenter e ovviamente si integra con le Oracle Fusion Application (inoltre per un dettaglio approfondito degli ultimi annunci in ambito social effettuati all’Oracle Openworld di San Francisco, leggi l’articolo nelle correlate).
• Microsoft sta facendo leva sulla sua affermata piattaforma SharePoint, di cui recentemente ha ampliato le funzioni di social collaboration e l’integrabilità con applicazioni ad hoc di terze parti. Inoltre ha sviluppato Looking Glass, tool di social media monitoring utilizzabile per aggregare flussi social entro le sue soluzioni, e in particolare nei sistemi Erp della famiglia Dynamics.
• Sap ha un approccio ibrido. Ha sviluppato internamente StreamWork, tool di collaborazione a supporto dei processi decisionali, intorno al quale sta cercando di creare un ecosistema di integrazioni con applicazioni di terze parti (e-mail, web conferencing, ecc.) e ovviamente con le proprie soluzioni Erp. D’altra parte Sap in gennaio ha acquisito lo specialista SaaS SuccessFactors, che a sua volta aveva realizzato la soluzione di social collaboration Jam integrando le tecnologie di due acquisizioni: CubeTree e Jambok.
• Infor fa leva sul middleware Ion per integrare i suoi Erp con soluzioni di terze parti, anche di social collaboration. Ion comprende l’interfaccia Workspace, che promette una user experience di livello consumer grazie a tecnologie push ed event management, processi role-based, business intelligence nativa e tool di social collaboration, e il sistema di notifiche Pulse, che fornisce feed e alert agli utenti Erp.

Se questo è il quadro attuale, ecco secondo Forrester come evolverà la social collaboration in ambiente Erp nel breve termine:

• sviluppo di funzioni verticali specifiche: “Tra un settore e l’altro ci sono molte differenze per esempio su quali informazioni è appropriato che un dipendente condivida con i colleghi e con l’esterno”;
• permanenza di approcci ibridi, con integrazioni con applicazioni di terze parti e/o un ‘thin layer’ di funzioni social interne alla propria piattaforma Erp;
• forte evoluzione delle funzioni di filtering, ricerca, calendaring e screen sharing, nonché della rilevazione delle presenze, con supporto alla localizzazione Gps e funzioni come il “check-in” di Foursquare (grazie al quale è possibile individuare amici, locali, negozi ecc. iscritti al network fisicamente nei pressi di dove ci si trova in un dato momento);
• crescente ruolo di integrazione ‘lasca’ tra applicazioni diverse. Forrester fa l’esempio di un alert che avverte della scarsità di un componente nella supply chain e che si riflette nei sistemi Plm, Mrp e anche financials, per la valutazione dell’eventuale mancato fatturato.

Le best practice per cominciare bene

Il report conclude rilevando che per ora misurare il ritorno economico delle funzioni social collaboration dell’Erp è molto difficile e che, essendo l’offerta ancora poco consolidata, in molte organizzazioni si trovano soluzioni diverse adottate da singoli dipartimenti e divisioni. Ciononostante, Forrester è convinta che la social collaboration nell’Erp possa dare un contributo importante di produttività, a patto di seguire alcune best practice.

Prima di tutto occorre capire se queste funzioni possano portare benefici nel singolo caso: un’azienda dovrebbe almeno, per esempio, vedere se le applicazioni descritte nella figura 1 possono esserLe utili. Se si decide di ampliare l’Erp con funzioni social, occorre esaminare i piani del proprio fornitore Erp e l’offerta sul mercato, alla luce delle proprie esigenze. Inoltre è critico ovviamente il coinvolgimento degli utenti finali: il progetto va “aggiustato” lungo il cammino in base ai loro feedback e l’uso quotidiano va presidiato continuamente, trovando un (difficile) equilibrio tra promozione della social collaboration e moderazione dei suoi contenuti: vanno evitate le sanzioni, ma tutti devono conoscere le policy d’uso di questi strumenti, che l’azienda deve attentamente calibrare.