Prada è il più grande gruppo italiano della moda e del lusso con un fatturato di 3,184 miliardi di euro nell’esercizio fiscale 2016 e più di 12.400 dipendenti in tutto il mondo. I prodotti, fabbricati in 13 unità produttive, di cui 11 in Italia, o creati da fornitori di alta qualità, sono venduti in 70 paesi attraverso una rete diretta di 620 negozi e la presenza nella grande distribuzione.
Il Gruppo Prada aveva l’esigenza di costruire una gestione centralizzata e armonizzata delle proprie attività operative, articolate e complesse, dislocate in Italia e all’estero, integrando la gestione elettronica dei documenti (prodotti e scambiati in volumi molto elevati) con il sistema gestionale aziendale che controlla tutti gli aspetti amministrativi e contabili. Altro obiettivo strategico era la dematerializzazione dei documenti in tutta l’azienda, per poter lavorare senza la carta.
E’ stata quindi installata la piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED di Top Consult e integrata, per la gestione di tutti i documenti dei flussi gestionali e contabili in Italia e in 10 paesi europei, con il sistema gestionale SAP, mediante il connettore “Connect per SAP”, appositamente progettato da Top Consult, e con altri gestionali specializzati come ad esempio Stealth.
Viene effettuata in house la conservazione digitale a norma di legge dei documenti fiscali delle diverse aziende italiane: fatture attive e passive, scritture contabili, registri IVA, libri magazzino, ecc. Si usa il modulo Lex di Top Consult, assieme ai servizi di consulenza legale, organizzativa e applicativa ConLex e ManLex. Inoltre, nel settore del Personale, il sistema documentale è integrato con la soluzione SAP per le risorse umane e gestisce il fascicolo del dipendente.
Nella piattaforma documentale sono state introdotte anche specifiche modalità di test per le varie categorie di applicazioni, in modo da rendere più semplici e veloci cambiamenti e sviluppi.
L’architettura enterprise di TopMedia Social NED, potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, consente di sostenere senza problemi ritmi e volumi di tutti i complessi ambienti applicativi di Prada. Ad esempio per le sole applicazioni amministrative e contabili in Italia e nelle consociate collegate a SAP è possibile l’accesso di ben mille utenti contemporanei.
La gestione documentale e le applicazioni di business, mediante il colloquio dati-documenti, sono integrate su scala internazionale. Gli utenti italiani e stranieri possono accedere in pochi secondi alle informazioni necessarie al proprio lavoro: oltre 10 milioni di documenti sono archiviati nel sistema documentale, tutti disponibili in linea.
L’integrazione documentale-gestionale e la progressiva dematerializzazione dei documenti rendono i processi aziendali digitalizzati, più snelli, veloci e produttivi. La carta viene così eliminata in moltissimi processi e spariscono i tradizionali archivi cartacei sia negli uffici sia negli spazi centrali.
