L’esercito dei professionisti italiani si confronta con un mercato in movimento. Infatti, alle problematiche connesse alla crisi economica e alla competitività che le imprese affrontano tutti i giorni, sono chiamati anche a rispondere i consulenti legali, fiscali o del lavoro, proprio perché la consulenza ormai ha assunto un aspetto sempre più trasversale. E le tecnologie informatiche quale apporto possono dare ai professionisti per agevolare le loro attività? ZeroUno lo ha chiesto a una serie di studi professionali per analizzare pro e contro.
Come abbiamo già visto nelle pagine precedenti la rivoluzione tecnologica degli studi professionali è stata innescata, pochi anni fa, dall’amministrazione dello Stato, o meglio dall’Agenzia delle Entrate con l’obbligo dell’invio telematico delle dichiarazioni dei redditi. Questo fatto sicuramente ha rappresentato un salto evolutivo (e culturale) di notevole importanza, tanto che è diventato un modello adottato in quasi tutte le forme di comunicazione tra cittadino e amministrazione pubblica. Al traino di questo modello si sono mosse le esigenze informatiche, che hanno aperto la strada a disponibilità di banda per l’invio delle comunicazioni, alla possibilità di gestire in maniera snella e flessibile i continui aggiornamenti normativo-fiscali richiesti dalle istituzioni. Vediamo quindi quali sono le principali esigenze informatiche degli studi.
“Gestione della contabilità, dei dati fiscali in genere, ma anche quella dell’archivio e controllo di gestione dello studio, oltre che di comunicazione tra studio e clienti – spiega Roberto Ricci, titolare Studio Ricci. – Le tecnologie, inoltre, sono importantissime per la formazione a distanza dei professionisti. In prospettiva, si spera di arrivare a una consulenza ancora più di qualità e più frequente, magari utilizzando strumenti come la videoconferenza”.
Luca Corvi
Studio Corvi
Roberto Ricci
Studio Ricci
Vincenzo Franco
Studio Sistema
Paolo Ripamonti
Studio Ripamonti
Fabio Scala
Studio Alaimo
Luca Vatteone
Vatteone Savio e partners studio commercialisti
C’è anche chi come Luca Corvi, Studio Corvi e presidente Unione Giovani Dottori Commercialisti di Como, mette l’accento sulla “stabilità del sistema informatico, che consenta l’accesso rapido alle informazioni, siano esse dati, dichiarazioni, testi o altro. Occorre anche un sistema informatico sicuramente integrato che consenta rapidamente di ottenere i ‘prodotti’ necessari per rendere i servizi ai clienti (per esempio, bilanci e verbali completi di firma digitale e il loro relativo inoltro in Cciaa senza dover passare da un programma all’altro con i relativi rischi). Oltre a poter disporre di uno studio ‘sempre aperto’, ossia raggiungibile da noi anche dall’esterno, così come dai clienti per accedere ai loro documenti. Sempre più oggi è un fattore critico di successo, anche nel nostro settore, la velocità e l’affidabilità. In questo modo si possono ridurre tempi morti e dispendi inutili di risorse, anche finanziarie”.
Un sistema in rete per la contabilità e le paghe è la necessità espressa da Aleandro Ciavatta, socio Studio Ceac: “Con macchine veloci e facilmente accessibili – precisa – oltre che disporre di software che possano essere personalizzati in maniera semplice”.
Luca Vatteone, Vatteone Savio e Partners Studio Commercialisti, sostiene che sia importante “utilizzare un software specifico per la propria atttività. Una parte dei professionisti, in passato, non aveva esigenze informatiche; oggi invece l’attività richiede un’informatizzazione completa per poter interagire con tutti gli interlocutori, siano Inps, Inail, Camere di Commercio, ma anche aziende-clienti”.
“L’infrastruttura tecnologica deve fornire anche un sistema di comunicazione interna efficiente – gli fa eco Fabio Corno dello Studio Corno – e al di là della capacità di elaborazione dei dati della clientela, c’è anche la gestione dello studio e la possibilità di saper ‘leggere’ le informazioni per effettuare dei benchmark”.
Quando in uno studio sono presenti diverse professionalità (consulenti del lavoro, avvocati e commercialisti) l’infrastruttura deve essere unitaria e “fornire la medesima visibilità sui dati a tutti i professionisti, in quanto la consulenza deve essere unificata – spiega Vincenzo Franco, partner Studio Sistema – quindi non si tratta di adottare singoli pacchetti software, ma di sistemi integrati, anche per la gestione stessa dello studio”.
Oltre a stabilità e flessibilità, alle software house specializzate in questo mercato, gli studi chiedono anche aggiornamenti in tempo reale, perché il servizio e l’assistenza sono più che mai indispensabili: “Nel nostro settore non esiste altra strada se non lavorare in sincronia con chi fornisce il software, in quanto gli aggiornamenti e gli adeguamenti sono sempre più stringenti”, dice Luigi Moranduzzi, ragioniere commercialista e revisore contabile Boselli & Partners.
È dello stesso parere anche Fabio Scala, ragioniere commercialista associato Studio Alaimo, il quale sottolinea che: “Un tempestivo aggiornamento del software” sia la principale esigenza informatica degli studi professionali, tanto che “il software rischia di essere inutile se non c’è un aggiornamento efficiente, altrimenti si corre il rischio di bloccare le attività dello studio”. Inoltre, il supporto informatico è più che mai funzionale all’attività degli studi, infatti, “la consulenza si è evoluta negli anni e anche le Pmi hanno bisogno di elaborazione e analisi dei dati contabili in un’ottica finanziario-economica. Un esempio su tutti sono gli aspetti legati alla problematica Basilea 2 e all’accesso al credito”.
Ad appoggiare queste considerazioni è anche Corvi che spiega: “Questi ultimi anni sono stati caratterizzati da grandi rivoluzioni sia in ambito societario sia in ambito contabile e fiscale. Alla luce di questi cambiamenti, certamente poter contare e disporre di una soluzione software e di un partner tecnologico che sia attento ai servizi collegati alla fornitura della soluzione software è sicuramente importante. Con le nuove tecnologie, le connessioni in banda larga e i nuovi strumenti a disposizione sarebbe impensabile non poter disporre, per esempio, di un servizio di aggiornamento in tempo reale ed on-line, così come sarebbe impensabile non poter gestire l’assistenza e la manutenzione della rete locale attraverso una connessione diretta con il fornitore del servizio”.
Come abbiamo già potuto leggere, negli anni, è cambiato anche il rapporto tra fornitori di tecnologie e professionisti e come sottolinea Scala: “Abbiamo instaurato un rapporto di collaborazione per avviare uno scambio continuo di idee”. Infatti, lo Studio Alaimo collabora con TeamSystem in un progetto pilota per la certificazione Iso 9001, “si tratta di un progetto che prevede un software abbinato alla consulenza per agevolare la gestione cartacea della certificazione e avviare modelli organizzativi legati al concetto di qualità”.
E dal punto di vista delle modalità commerciali, tra Asp, outsourcing e licenze tradizionali cosa scelgono gli studi? Risponde uno su tutti: “La modalità on demand è un po’ rigida per le nostre esigenze – spiega Paolo Ripamonti, Studio Ripamonti – ha dei vincoli che uno studio non può fronteggiare perché i tempi di elaborazione devono essere scanditi e definiti per rispettare le scadenze”.
In conclusione, anche nel settore degli studi professionali bisogna affrontare varie problematiche nell’adozione di tecnologie informatiche: “criticità e benefici vanno di pari passo”, sostiene Fabio Scala, “sicuramente l’informatica ha fatto passi da gigante, così come è stato per le procedure degli studi. Oggi, per esempio, sarebbe impossibile gestire a mano attività come la dichiarazione dei redditi”.
Anagrafica e archivio senza "misteri"
L’attività in uno studio professionale è fortemente legata alla gestione efficiente dell’archivio e dell’anagrafica dei clienti.
Microsys è una società di consulenza informatica che ha realizzato per lo Studio Cornaglia, che raggruppa sia commercialisti sia avvocati, due soluzioni proprio in questo ambito.“Gas (gestione archivio studio) è un applicativo custom orientato alla ricerca fisica dei documenti cartacei”, spiega Ilario Porfido, technical account manager di Microsys, “è un data base per definire in quale stanza, armadio, ripiano o raccoglitore sono archiviate dichiarazioni, pratiche e fascicoli, ovviamente con tutte le informazioni associate”. Un’attività critica per gli studi; senza un “motore di ricerca diventa impossibile trovare velocemente i documenti su carta archiviati – continua Porfido – basato anch’esso su ambiente web e Sql Server 2000. Schede societarie è l’anagrafica storica di clienti e società gestite, che abbiamo costruito sempre per lo Studio Cornaglia. Si tratta di soluzioni che permettono di generare efficienza all’interno dello studio vero e proprio e si rivolgono a studi di medio-grandi dimensioni, proprio per le loro caratteristiche”.
