Sistema di qualità, sicurezza e ambiente più facile con Si Qu@lità

Le nuove normative in tema di qualità, ambiente e sicurezza impongono alle aziende di strutturarsi adeguatamente non solo per essere compliant in fase iniziale ma anche per effettuare regolarmente i controlli. “Se il sistema di certificazione non è adeguatamente informatizzato, il tutto si risolve in un imponente impianto di documentazione cartacea, la cui gestione e controllo diventa estremamente costoso, facendo concentrare gli operatori in attività a basso valore aggiunto (movimentare e archiviare documenti, controllare la corretta compilazione, estrarre informazioni da analizzare), lasciando poco tempo per l’analisi critica dei dati”, esordisce Mirko Menecali, business development manager Area Supply Chain di Sinfo One.
L’avvio di un sistema strutturato, efficiente e automatizzato per la gestione della qualità richiede diverse fasi. “Quella più delicata è la prima, dedicata all’analisi critica dell’impianto di certificazione per avere una chiara idea della nomenclatura dei documenti che lo compongono e fare un’analisi Abc – osserva Menecali – In genere si analizzano la complessità del processo (numero di approvazioni/verifiche di un documento), la numerosità dei documenti generati e la quantità di analisi a posteriori effettuate sui dati. Quest’analisi preliminare è fondamentale, perché orienta gli sforzi progettuali di informatizzazione sui flussi documentali che più assorbono le energie dell’ente gestore, e delicata, in quanto un errore può orientare gli sforzi su obiettivi marginali e determinare il fallimento del progetto”.
Per soddisfare queste esigenze Sinfo One ha sviluppato una soluzione chiamata Si Qu@lità.
“Un aspetto che fin dall’inizio ha orientato le nostre scelte nella costruzione di tale soluzione è stato poter conciliare un’ottica implementativa “quick win” con la scalabilità graduale delle funzioni implementate”, evidenzia il manager. “Si Qu@lità è una soluzione che si distingue da un sistema gestionale. Sfruttando tecnologie Oracle, dematerializziamo completamente i processi dando agli operatori la possibilità di compilare “a video” il documento che si presenta nel suo layout consueto. Questo senza rinunciare a fondamentali vantaggi di un sistema gestionale: come la compilazione guidata (da menu a tendina o altre agevolazioni) e la possibilità di disporre dei dati raccolti per analisi e statistiche”.
Dal punto di vista tecnologico, il sistema si compone di tre strati software: uno superficiale, con cui interagiscono gli utenti, basato sui consueti visualizzatori o elaboratori di testi; uno intermedio basato su Oracle Ecm che svolge le principali funzionalità di orchestrare i processi ed archiviare i documenti; uno a livello data base che può essere il consueto con cui l’It è abituato a lavorare. “Nei clienti su cui abbiamo implementato questa tecnologia, abbiamo trovato una sistema di qualità sicurezza ed ambiente presidiato dal punto di vista organizzativo ma percepito soprattutto come un costo, perché le persone dedicavano la maggior parte del tempo alla gestione operativa e burocratica del sistema lasciando poco tempo all’analisi critica dei processi e quindi a un’efficace azione di innovazione degli stessi. Credo che il maggior risultato conseguito sia proprio l’aver liberato risorse e fornito strumenti da dedicare alle analisi critiche dei processi ed all’innovazione”, conclude Menecali