Una diminuzione pari al 90% dei tempi di ricerca dei documenti e dell’80% di quelli relativi alla loro archiviazione: sono solo due risultati che rendono evidente il fatto che investire nella gestione documentale digitale garantisce ritorni significativi e soprattutto immediati, considerando che proprio ricerca e archiviazione rappresentano le fasi più ripetitive e facilmente automatizzabili. Queste stime sono state calcolate da Top Consult in base alla propria esperienza accumulata sul campo.
Più nello specifico, la società attiva da oltre trent’anni nell’ambito della gestione elettronica dei documenti, ha pubblicato alcuni dati relativi a un ipotetico progetto di gestione documentale che coinvolge 3 manager, 5 quadri, 1 professionale, 14 impiegati e 2 segretarie, per un organico di 25 persone. Calcolando il tempo dedicato alle due fasi sopra indicate e il valore di tale tempo si è arrivati a capire quanto costa fare archiviazione e ricerca manuali. Applicando i risparmi del 90 e 80 per cento, risulta un risparmio totale pari a 116.331 euro in un anno; incrociando questo dato con la spesa da affrontare per utilizzare un software di gestione documentale è emerso che il ROI triennale è di 250mila euro…
Bastano questi pochi dati per comprendere che una diversa impostazione dei processi aziendali determina concreto valore e vantaggi tangibili per le aziende: è importante sottolinearlo a pochi giorni dall’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B. Le organizzazioni che stanno lavorando per adeguarsi alla normativa devono infatti sfruttare l’imposizione legislativa (che, nonostante le speranze di qualcuno, non dovrebbe essere posticipata) per realizzare un cambiamento che va ben oltre il singolo documento in sé, ma riguarda l’intero processo documentale e, in generale, sia il ciclo attivo sia quello passivo. È il messaggio principale portato dall’azienda e spiegato nel dettaglio da Matteo Zaffagnini, Responsabile marketing e business development di Top Consult: “Siamo convinti che l’obbligo normativo rappresenti una grande opportunità per la digitalizzazione aziendale. Ci rendiamo conto che è difficile far cambiare procedure amministrative consolidate da anni e proprio per questo stiamo organizzando per i mesi autunnali diversi appuntamenti in tutta Italia per illustrare alle aziende di diversi settori, dalla Gdo ai servizi, dal farmaceutico ai professionisti, i benefici generati dalla trasformazione dell’intera filiera amministrativa. Faremo parlare i clienti che già utilizzano il nostro prodotto per la fatturazione elettronica della PA e che ora è già pronto per essere compliant per la normativa relativa allo scambio di fatture tra privati. Durante le testimonianze sarà descritta l’efficacia di workflow collaborativi, degli strumenti di reportistica condivisi e così via”.
Who's Who
Matteo Zaffagnini
TopMedia Social NED, così funziona il software per la gestione documentale di Top Consult
La piattaforma documentale e collaborativa italiana di classe enterprise TopMedia Social NED rappresenta il front-end aziendale rispetto al Sistema di Interscambio (SdI-il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che riceve le fatture sotto forma di file), “possiamo dire – ha sottolineato Zaffagnini – che rappresenti il postino digitale”; è lo strumento realizzato cioè per la spedizione, così come per la ricezione delle fatture elettroniche, supportando tutte le modalità di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche previste dallo SdI.
Per quanto riguarda i canali di comunicazione, Top Consult fornisce anche la consulenza necessaria a sostenere le fasi di accreditamento preventivo presso lo SdI, con la definizione di due figure aziendali chiave: Riferimento Titolare e Riferimento Tecnico.
La soluzione si occupa quindi della gestione dei flussi di interscambio, ma non si limita a questo in quanto permette la successiva conservazione a norma.
Più nello specifico, per quanto riguarda il ciclo attivo, con TopMedia Social NED le fatture elettroniche emesse sono riconosciute e archiviate automaticamente, firmate digitalmente; gli esiti della trasmissione sono quindi monitorati e legati logicamente alla fattura emessa.
Sul fronte del ciclo passivo, con questa soluzione è possibile acquisire, archiviare le fatture automaticamente e poi metterle a disposizione del contabile o direttamente dell’ERP. Come anticipato, è possibile anche impostare un flusso approvativo sfruttando le funzioni di workflow applicativo.
Questo prodotto vanta un’interfaccia intuitiva che consente lo smart working e l’allargamento della gestione documentale a manager e mobile worker; le sue soluzioni collaborative, ispirandosi ai social network, promettono la nascita dell’azienda senza e-mail, ossia la possibilità di maggiori velocità e immediatezza di comunicazione.
Questa soluzione per la fatturazione elettronica può essere acquistata e quindi installata in house presso l’utente, oppure fornita in cloud (modalità SaaS) o infine in Service (cioè è possibile delegare Top Consult come intermediario di trasmissione e ricezione e, in questo caso, l’utente non dovrà accreditare alcun proprio canale).
“Poter usufruire di queste ultime tipologie di servizi – ha affermato Zaffagnini – significa riuscire a implementare una soluzione conforme alla nuova normativa nel giro di pochissimo tempo, delegando questo processo, che non è core per le aziende, a una realtà specializzata come la nostra”.
I servizi in cloud, così come quelli in outsourcing sono erogati mediante la nuova server farm presso il data center Aruba di Ponte San Pietro (Bergamo).
“Abbiamo cambiato di recente il nostro fornitore – ha concluso Zaffagnini – perché Aruba ci offre la possibilità di garantire ridondanza tra i due server di Ponte San Pietro e Arezzo e quindi, a nostra volta, assicuriamo business continuity. I livelli di Sla, dal punto di vista del disaster recovery, fault tolerance e altro che possiamo firmare, ci consentono di approcciare anche la fascia più alta delle aziende”.
