È ormai noto a tutti: il sistema giudiziario italiano soffre di problemi legati alla lungaggine dei processi e ai costi di gestione. A questi, spesso, si aggiungono difficoltà legate alle scarse risorse a disposizione, da quelle economiche a quelle umane o di materiali (per esempio di cancelleria), che vanno ad impattare sulla gestione delle pratiche, già lenta e poco flessibile.
In questo scenario, decisamente critico, il supporto dei sistemi informativi non è più un’opportunità ma un’assoluta necessità. Lo sa bene Pierpaolo Beluzzi (nella foto), giudice
presso il Tribunale di Cremona (www.tribunaledicremona.it ) e referente informatico per il distretto della Corte d’Appello di Brescia, che segue le fasi del progetto Digit fin dal suo esordio, nel 2003, quando fu avviata la sperimentazione diretta ad acquisire in formato elettronico (con standard Pdf) tutti i fascicoli cartacei che passano attraverso la fase dell’udienza preliminare. Il progetto nasce come soluzione di Enterprise Content Management (Ecm) e vede coinvolti, oltre al tribunale cremonese, Adobe Italia (www.adobe.it ), Aemcom (www.aemcom.net ), Cesvin (www.cesvin.com ), Fondazione Politecnico (www.fondazionepolitecnico.it ), e la sede di Cremona del Politecnico di Milano (www.polimi.it ).Il progetto Digit, in sintesi, è orientato all’informatizzazione e digitalizzazione dei procedimenti giudiziari, con l’accesso ai dati e la condivisione dei documenti in formato elettronico (con policy di sicurezza e autenticazione), fino ad arrivare all’e-conference con lo svolgimento dei processi via web. Certo, pensare oggi ad un’udienza in cui tutto il processo sia digitalizzato, in cui ogni singolo documento sia in formato elettronico e non più cartaceo, in cui anche la presenza degli attori (magistrati, avvocati, imputati, testimoni, parti lese, parti civili, segretari, ecc.) avvenga via web, suona un po’ futuristico, ma la meta del percorso attivato dal Tribunale di Cremona sembra essere proprio questa.
Dematerializzazione dei fascicoli
La prima sfida del progetto Digit è stata l’archiviazione elettronica dei fascicoli processuali cartacei che ha consentito, tramite l’utilizzo di scanner ad alte prestazioni, di convertire in digitale interi faldoni di documenti cartacei, sfruttando le potenzialità del formato Adobe Pdf per digitalizzare la mole di documenti cartacei che quotidianamente il Tribunale di Cremona produce.
Al momento dell’arrivo nella cancelleria, il fascicolo processuale passa all’ufficio Digit, dove viene acquisito attraverso uno scanner ad alte prestazioni. Tramite un bookbuilder (applicazione elettronica che consente di fascicolare più documenti di argomento omogeneo provenienti da fonti diverse: documenti Pdf, documenti cartacei acquisiti mediante scanner, fotografie, immagini e file audio/video) viene generato il fascicolo digitale, pienamente conforme al documento cartaceo originale. Dopo la scansione, gli operatori inseriscono i segnalibri elettronici (Tag) necessari a consentire la corretta navigazione e ricerca all’interno dei fascicoli digitali (digital file). I digit file vengono poi sottoposti a scansione Ocr (motore di riconoscimento ottico dei caratteri) in modalità batch (ossia attraverso un processo automatizzato) e quindi inserito negli archivi di un database documentale accessibile dalla rete interna del Tribunale. Il fascicolo archiviato in questo formato definitivo, può essere estratto dal database in ogni momento, e può essere riletto a video o stampato in ogni momento tramite il tradizionale Reader di Adobe (gratuito).
Trasmissione e scambio facile e veloce
Tutto ciò si traduce in una maggiore velocità e semplicità di trasmissione dei documenti. Attualmente le cancellerie possono visionare su un computer collegato alla rete del Tribunale tutti i fascicoli digitali disponibili che, di volta in volta, sono necessari per il disbrigo delle pratiche relative alle udienze preliminari, al rinvio a giudizio, ecc. Stessa possibilità per giudici e pubblici ministeri che possono richiedere la copia digitale dei fascicoli di loro competenza; i primi, accedendo direttamente sulla Intranet del Tribunale; i secondi, possono rivolgersi ad un servizio copie che rilascia i fascicoli in formato elettronico (su Cd Rom, Dvd o pen drive usb), con la totale eliminazione dei tempi di attesa per il rilascio delle copie degli atti processuali da parte delle cancellerie (fotocopiate una ad una con tempi di attesa di 2/3 ore). Oggi, il fascicolo digitale può essere copiato e rilasciato in 10 minuti.
Attualmente i giudici, i pubblici ministeri, i cancellieri e i difensori che operano nel Tribunale di Cremona possono contare sulla disponibilità di oltre 450 fascicoli digitali, per 250.000 pagine di atti e di 2.600 sentenze in formato digitale, di cui alcune depositate ab-origine con firma digitale, per la ricerca giurisprudenziale, le annotazioni di cancelleria e le copie (presso il Tribunale di Cremona, già dal febbraio del 2005 vengono emessi provvedimenti “originali” da parte dell’Autorità Giudiziaria in formato Pdf, in particolare sentenze, firmati dal Giudice e dal Cancelliere attraverso l’apposizione delle firme digitali rilasciate dal Cnipa come Certification Authority).
Il futuro di Digit
Nel futuro del progetto Digit ci sono Digit Connect e Digit Up. Digit Connect è la soluzione che consente la partecipazione a distanza via Web delle parti processuali allo svolgimento delle udienze del Tribunale (con l’utilizzo di Adobe Acrobat Connect, soluzione di web conferencing). Digit Connect si integra con la gestione dei fascicoli processuali digitali su formato Pdf e consentirà di gestire, a distanza, gli atti processuali attraverso l’utilizzo della firma digitale. Integrate in Digit Connect sono anche le funzionalità di gestione delle politiche di sicurezza applicate ai documenti trattati (Adobe Policy Server). La seconda fase di Digit, denominata Digit Up, è quella che vedrà impegnati gli attori di questo progetto nelle sfide per giungere alla piena automazione e digitalizzazione del procedimento (dalla notifica del reato fino alla sentenza definitiva in Cassazione) coinvolgendo gli avvocati e la Casa Circondariale di Cremona per quanto riguarda la sperimentazione dell’e-conference e la condivisione degli atti processuali.
“L’obiettivo – spiega il giudice Beluzzi – è quello di giungere ad una digitalizzazione completa del procedimento, dalla notifica di reato fino alla sentenza definitiva della cassazione. L’intero procedimento penale è un processo che può essere facilmente gestito in un’ottica di workflow e di enterprise content management, come nelle aziende private. Gestire l’intero procedimento dal punto di vista digitale, consentirà uno snellimento dei tempi dei processi e un risparmio di costi notevole. Inoltre, non dobbiamo inventare nulla; dal punto di vista della validità, a conferire valore legale agli atti cartacei digitalizzati o a documenti elettronici, fin dalla loro origine, c’è già la firma digitale”.
Caso replicabile
La prima fase di sperimentazione del progetto Digit ha coinvolto anche un processo storico che ha visto la realizzazione del fascicolo digitale della strage di piazza della Loggia di Brescia, con il risultato di aver ottenuto oltre 700.000 pagine in formato Pdf. Obiettivo principale era quello di creare, insieme all’esperienza di Cremona, una best practice che consenta di ‘esportare’ il progetto anche in altri tribunali e, col tempo, all’interno del sistema giudiziario nazionale. Il progetto Digit apre la strada ad una più vasta e consapevole applicazione delle risorse software, non solo nella pubblica amministrazione, ma in tutti i settori in cui la sostituzione del materiale cartaceo con documenti digitali potrebbe risolvere problemi di costi, spazi e, soprattutto di tempo (l’archiviazione computerizzata, garantendo la disponibilità del materiale on-line e le ricerca full text, facilita la reperibilità e l’esplorazione dei documenti). Il sistema Digit è flessibile e in grado di adeguarsi con semplicità ed immediatezza, senza sostanziali costi di riprogettazioni e senza particolari interventi di formazione. Un operatore con conoscenze anche minime può intervenire, per esempio, in maniera professionale nella fase di scannerizzazione e indicizzazione dei fascicoli processuali.
Il caso Digit offre inoltre un interessante spunto anche dal punto di vista del ritorno sugli investimenti. Si è calcolato che, grazie alla cessione ai difensori delle copie in formato digitale (una volta detratto il costo di ammortamento del software, hardware e della forza lavoro) in 3 anni il sistema Digit produce ricavi pari a circa 356.000 Euro, con 6 milioni di fogli di carta risparmiati. Il progetto rientra, infatti, nel programma “Efficienza nella PA – Lotta a gli sprechi” del Cmsi (Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione), la cui gestione è affidata al Cnipa che ha deciso di co-finanziare Digit affinché il progetto cremonese possa essere esportato in tutti i tribunali nazionali. Il Cnipa ha riconosciuto a Digit la capacità di risparmio delle spese interne (riduzione degli impegni di personale, degli spazi degli archivi cartacei e dei costi delle fotocopie) e il beneficio della riduzione dei tempi per lo scambio della documentazione processuale.
Il progetto verrà quindi riproposto ad altre sedi giudiziarie, con il coinvolgimento di una decina di tribunali già a partire da questo mese di maggio.
