Per rendere i processi lavorativi più snelli, veloci e produttivi, eliminando i vecchi archivi locali e centrali, nonché per dar vita a una gestione centralizzata e armonizzata delle attività operative, dislocate in Italia e all’estero, Prada ha deciso di seguire la strada della dematerializzazione, coinvolgendo Top Consult come partner.
Il progetto di gestione documentale in Prada, arrivato finalista ai Digital360 Awards 2017, ha uno sviluppo pluriennale. Iniziato nel 2015 con la migrazione delle applicazioni sulla nuova piattaforma TopMedia Social Ned e la reingegnerizzazione dei processi da adeguare ai nuovi scenari evolutivi, sarà completato nel 2018.
Nella piattaforma sono state introdotte anche specifiche modalità di test per le varie categorie di applicazioni, in modo da rendere più semplici e veloci cambiamenti e sviluppi.
Una piattaforma orientata allo smart working
La piattaforma documentale enterprise è dotata di alta affidabilità con funzioni di load balancing e fault tolerance, orientata allo smart working e altamente integrabile.
Per la gestione dei documenti dei flussi gestionali e contabili in Italia e in dieci paesi europei, la piattaforma documentale è integrata con il sistema gestionale Sap, via ArchiveLink, mediante il connettore Connect per Sap, e con altri gestionali specializzati. Grazie a questa integrazione, tutti i documenti in ingresso o generati dall’ERP vengono archiviati nella piattaforma documentale e possano essere consultati direttamente, assieme alle loro correlazioni, anche dagli utenti non Sap.
La conservazione digitale dei documenti fiscali italiani viene effettuata in house a norma di legge: fatture attive e passive, scritture contabili, registri Iva, libri di magazzino e così via.
Nel settore del personale, il sistema è, inoltre, integrato con la soluzione Sap per le risorse umane e gestisce il fascicolo del dipendente.
Scalabilità, robustezza e flessibilità sono alcuni degli aspetti particolarmente apprezzati nella gestione di ritmi e volumi elevati tipici degli ambienti applicativi di Prada. Ad esempio, per le sole applicazioni amministrative e contabili in Italia e nelle consociate collegate a Sap è possibile l’accesso di ben mille utenti contemporaneamente, che possono fruire in pochi secondi delle informazioni necessarie al proprio lavoro: oltre dieci milioni di documenti sono archiviati nel sistema documentale, tutti disponibili in linea.
L’integrazione documentale-gestionale e la progressiva digitalizzazione dei documenti rendono i processi aziendali più fluidi e veloci.
TopMedia Social Ned riassume le caratteristiche di una piattaforma documentale di tipo enterprise conforme alle leggi italiane. L’interfaccia utente è dotata di funzioni social mutuate da smartphone e social network fruibili su tutti i client, che estende l’uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker.
La conservazione digitale utilizza il modulo e i servizi sviluppati da Top Consult.
Presentato da Top Consult
Implementato presso Prada
Per ulteriori informazioni visita la pagina del progetto sul sito dedicato ai Digital360 Awards 2017
