Scenari di integrazione tra ERP e AS400
La digitalizzazione dei processi aziendali ha portato molte imprese ad adottare software gestionali moderni, capaci di integrarsi con gli ambienti dell’Industria 4.0 e di girare efficacemente in cloud.
I software per la gestione della contabilità e della supply chain su mainframe sono rapidamente calati in popolarità, sostituiti da soluzioni basate su microservizi e web service.
Alcuni software, però, si sono rivelati più complessi del previsto da dismettere. A causa della criticità dei processi gestiti, o della complessità di replicare alcune logiche sui nuovi sistemi, in diversi casi non è stato possibile abbandonare l’ambiente legacy.
Alcune aziende, per non rischiare di abbandonare completamente i consolidati sistemi AS400, hanno scelto di continuare a supportarli affiancandoli al nuovo ERP. Come?
Analisi dell’integrazione
L’operatività tecnica è fortemente condizionata dall’aspetto funzionale del processo che continuerà a essere gestito con AS400. La prima fase dell’analisi consiste nell’intervistare i key user che operano su quel processo e nel raccogliere la maggior parte di informazioni possibili, sia per quanto riguarda la base dati coinvolta, sia per le attività operative.
Un altro elemento da considerare, che può avere un impatto significativo, riguarda le stampe collegate alla procedura su AS400. È necessario coinvolgere i key user fin dall’inizio, soprattutto se nel progetto non sono presenti le risorse che hanno sviluppato originariamente la procedura su AS400, al fine di ricostruire accuratamente l’analisi iniziale su cui si basava lo sviluppo della procedura.
Integrare la base dati
La strategia ottimale per trasferire dati da un gestionale moderno (magari anche in cloud) a un AS400 è utilizzare una comunicazione legacy, inviando file di testo che l’AS400 importerà tramite procedure consolidate di import.
Non sempre però è possibile utilizzare questo mezzo di comunicazione. Ci sono casi, infatti, in cui la struttura dei dati non è chiara all’IT dell’azienda: si pensi al caso non troppo infrequente in cui il collega che si era occupato dello sviluppo su AS400 sia ormai andato in pensione o non collabori più con l’azienda. In questo caso potrebbe non essere più possibile per l’IT costruire i formati di import necessari. Per ovviare a una situazione del genere, si può optare per l’operatività tramite Linked Server, andando cioè a mappare le tabelle dell’AS400 su un’entità SQL su cui sarà possibile fare operazioni CRUD per mezzo di call in linguaggio SQL.
UI/UX, l’esperienza dell’utente
Una criticità che non deve essere sottovalutata è l’impatto che l’operatività con il nuovo gestionale potrà avere sull’esperienza utente. Tipicamente un nuovo software ERP potrà proporre, rispetto alla controparte su AS400, un’interfaccia graficamente più moderna e piacevole. Non bisogna dimenticare, però, che chi arriva da AS400 è abituato ad operare con un’interfaccia che predilige la velocità dell’inserimento dati alla gratificazione estetica e che, dopo una prima curva di apprendimento un po’ in salita, permette di operare agevolmente con un editing di dati testuale.
L’interfaccia del nuovo gestionale, che magari obbliga l’utente a un maggiore utilizzo del mouse, potrebbe rivelarsi più gradevole esteticamente, ma causare un rallentamento nella velocità di editing a cui l’utente era abituato su AS400. Perciò diventa importante ottimizzare la mappa a video di campi e oggetti con cui l’utente può interagire, in modo da restituire una velocità di inserimento dati le cui performance possano rivaleggiare con quelle del sistema precedente.
Il problema delle stampe
Un argomento delicato riguarda le stampe collegate alla procedura su AS400. Migrare le vecchie stampe da AS400 al nuovo ERP può presentare due difficoltà. La prima consiste nel replicare eventuali logiche di business non documentate e il cui codice RPG sia di ostica comprensione. La seconda difficoltà potrebbe riguardare la presenza di stampe massive, ad esempio di etichette barcode o documentali, che nel passaggio dal motore di stampa di AS400 a quello dell’ERP potrebbero subire un calo di prestazioni.
La stampa in AS400 è molto performante, mentre invece altre tecnologie di stampa spesso distribuite con i gestionali moderni (ad esempio Crystal Report) hanno tempi di elaborazione più lunghi.
Per ovviare a questo inconveniente si può utilizzare, dove il gestionale lo permetta, un software esterno per gestire la stampa delle etichette oppure reindirizzare le code di stampa massive su output più performanti, come ad esempio una stampante Zebra.
Formazione agli utenti
Affinché la convivenza tra i due sistemi si riveli un successo, è fondamentale dedicare tempo alla formazione degli utenti che lavoreranno sulle procedure a cavallo dei due software. È importante spiegare chiaramente i flussi di input e output, chiarendo quali interfacce utilizzare per l’inserimento dei dati, e quali insiemi di dati dovranno essere inputati dagli utenti e quali dati invece verranno elaborati tramite automatismi schedulati. Gli utenti devono aver chiaro l’intero flusso di comunicazione, in modo da evitare che dei dati vengano accidentalmente corrotti, o che alcune operatività aziendali si blocchino per una lettura poco chiara di un dato in output.
Ambiente di test
Durante la fase di sviluppo dell’interfaccia, è opportuno lavorare su un ambiente separato di test, su cui anche i key user possano fare le prime prove per verificare la corretta implementazione delle specifiche. Utilizzare un ambiente di test è soprattutto importante se l’interfaccia interessa documenti fiscali, ad esempio fatture che in caso di importazione in ambiente di produzione rischierebbero di essere erroneamente inviate allo SDI.
