MailStore è lo strumento proposto da Achab (distributore di soluzioni software a valore) per archiviare e gestire le mail nel pieno rispetto della normativa relativa al mantenimento delle conversazioni digitali, oltre che del GDPR.
MailStore permette alle aziende di archiviare con le più moderne tecnologie e in modo sicuro l’email aziendale, con conseguenti vantaggi legali, tecnici ed economici. La soluzione crea una copia e archivia automaticamente tutti i messaggi email in ingresso e in uscita in un sistema centrale e sicuro, per garantire la sicurezza e la disponibilità di qualsiasi volume di dati, anche dopo anni.
Gli utenti possono accedere alle proprie email tramite Outlook, MailStore Web Access o dispositivi mobili come tablet e smartphone ed effettuare ricerche in modo facile e veloce. Grazie a questa soluzione, utenti e professionisti possono trovare in autonomia i propri messaggi, anche quelli cancellati, senza dover chiedere supporto all’amministratore di rete. Si tratta di una soluzione flessibile che funziona con qualsiasi mail server e con qualsiasi client di posta elettronica. Tutto ciò, senza conoscere le credenziali di accesso della posta elettronica dell’azienda, di un determinato studio professionale o utente, pertanto nel pieno rispetto della privacy. Grazie a MailStore, l’IT può ottenere una riduzione del carico dei server di posta: attraverso un efficiente algoritmo di compressione applicato durante l’archiviazione delle email, riduce fino al 70% dello spazio disco originale.
GDPR e diritto all’oblio, il ruolo di MailStore
MailStore aiuta le aziende a restare al passo con le normative che regolano l’utilizzo delle email attraverso una serie di funzionalità che permettono di allinearsi ancora meglio al Regolamento europeo in tema di protezione dei dati, salvaguardando in questo modo da rischi legali o da eventuali rivalse dei clienti.
A partire dalla versione 11 di MailStore è stato, infatti, introdotto il concetto di email management, relativo al diritto all’oblio e/o alla cancellazione dei dati: è possibile stabilire in maniera granulare delle regole o linee guida affinché la soluzione cancelli le email dopo un certo intervallo di tempo. Quindi è possibile configurare MailStore affinché determinate email restino archiviate solo per un periodo di tempo limitato. Questo consente ai clienti di avere un database di archiviazione pulito (si potrebbe, per esempio, decidere di cancellare dopo 6 mesi le email di spam o le email di allarme dei sistemi di monitoraggio); ed essere certi di adempiere alla direttive del GDPR in materia di diritto all’oblio. Qualora un individuo chiedesse l’eliminazione dei messaggi di posta che lo riguardano, basterà chiedere a MailStore la cancellazione delle email contenenti l’indirizzo email della persona che esercita la richiesta.
“Essere conformi alle disposizioni organizzative, tecniche e amministrative del GDPR è un dovere di ogni azienda. Tuttavia, spesso sopraggiungono alcune difficoltà quando si tratta di comprendere il Regolamento e determinare il modo più efficace per essere conformi. Per questo più volte abbiamo sottolineato come determinate funzionalità di MailStore vadano incontro alle direttive del GDPR in merito alla portabilità dei dati o, più in generale, come l’archiviazione della posta elettronica possa aiutare nel processo di compliance al GDPR” – ha commentato Andrea Veca, CEO di Achab.
Per chi eroga servizi IT esiste anche la possibilità di offrire l’archiviazione della posta elettronica come servizio grazie a MailStore Service Provider Edition.
