Implementare una piattaforma di document management che ottimizzi la gestione dei flussi approvativi aziendali, estraendo il massimo potenziale anche dai software che generano e conservano le fatture elettroniche, vuol dire riuscire a personalizzare i nuovi strumenti digitali in funzione dei processi a cui dovranno aderire. L’alternativa è quella di percorrere la strada opposta, stravolgendo i processi e i task per renderli compatibili con le funzionalità delle suite standard. Certo, anche questa – forse specialmente questa – è digital transformation. Ma rischia di tradursi per le organizzazioni meno strutturate in un cambiamento così traumatico da sortire un effetto negativo, inibendo una transizione che invece, affrontata gradualmente, può risultare più “digeribile” per tutte le tipologie di utenti coinvolte nella catena del valore.
La personalizzazione come fattore critico di successo nei progetti di digital transformation
Ne è convinto Giampaolo Olivetti, legale rappresentante di Olsa Informatica, realtà che per l’appunto ha deciso di puntare su un approccio soft alla digital transformation per sviluppare la propria offerta. “La personalizzazione è fondamentale nel momento in cui si tenta di entrare nei meccanismi sottostanti ai processi di qualsiasi azienda. Ogni impresa ha un suo modo peculiare di operare internamente: dagli iter che seguono le autorizzazioni alla gestione di tutti i documenti che girano nei vari uffici, riuscire ad adattare un’offerta tecnologica a qualsiasi tipo di workflow è un fattore critico di successo per trovare rapidamente un punto di equilibrio nella delicata transizione dal cartaceo al digitale. Ed è per questo che abbiamo voluto farne uno dei punti di forza della nostra proposizione”.
Olivetti spiega per esempio che mentre il portale che Olsa si configura come un front-end che offre ai clienti un’esperienza d’uso standard e intuitiva per l’accesso al patrimonio informativo aziendale, tutto ciò che precede la pubblicazione del dato è frutto di un lavoro di miglioramento dei processi svolto in sinergia col cliente, che permette di afferrare facilmente file già lavorati e quindi di renderli fruibili, altrettanto facilmente, da qualsiasi tipologia di utente finale. “Più accurata è la lavorazione del dato a monte, più semplici risultano la sua conservazione e la sua fruizione. Ma non solo: approfondire le modalità operative che contraddistinguono, settore per settore, i processi dei nostri clienti ci aiuta a comprenderli sempre meglio. Ed è grazie a questa conoscenza che siamo in grado di abilitare una consultazione trasversale anche di archivi afferenti a reparti diversi”.
Le aziende che lavorano nel mondo dell’automotive, per esempio, possono utilizzare come chiave di ricerca univoca un attributo specifico di un’autovettura, come la sua targa, per visualizzare in tempo reale e sulla medesima schermata tutti i documenti legati a quell’input. “Si tratta di un risultato ottenibile solo dopo aver effettuato analisi a quattro mani con i clienti: loro ci spiegano come funzionano i processi interni, noi ci mettiamo il know-how e insieme troviamo una soluzione capace di mettere a fattor comune procedure e tecnologie per una gestione documentale innovativa ma coerente con le necessità espresse”.
Nuovo valore da integrazione e analisi dei dati: così si evolverà la fatturazione elettronica
Rispetto al tema della fatturazione elettronica, Olivetti rimarca il netto cambiamento che ha contraddistinto il mercato nell’ultimo biennio. “Se nel 2018-2019, quando è scattato l’obbligo della fattura elettronica nel B2B, le aziende, non disponendo di gestionali pronti per il dialogo con il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, hanno avuto bisogno di consulenti esterni per sviluppare piattaforme che fungessero da traduttori tra gestionali e SDI, oggi a distanza di due anni, la situazione è del tutto diversa. È difficile incontrare un nuovo cliente che non abbia i file già predisposti per questo tipo di transazione, e pertanto la personalizzazione a monte non rappresenta più un valore aggiunto”.
Olsa ha puntato quindi su un nuovo portale, IBIDOC3, che consente di creare una visualizzazione interattiva delle fatture che tiene conto delle esigenze del tipo di utente che le deve lavorare, con particolare attenzione alle risorse che operano in amministrazione. “La dashboard, oltre naturalmente a fornire evidenza contabile del mese in corso, di quello precedente e dell’esercizio fiscale”, spiega Olivetti, “integra una serie di feature evolute, a partire dall’estrazione di informazioni di rilievo per la reportistica e dalla funzionalità che permette di processare fatture elettroniche in formato europeo, nonché creare ordini elettronici NSO, indispensabili per lavorare le fatture di pertinenza della PA. Attualmente siamo concentrati sul nuovo formato XML/UBL, che si adeguerà allo standard europeo per consentire la fatturazione elettronica transfrontaliera in tutte le countries”.
Personalizzare la trasformazione digitale step by step
A prescindere dalle aree di intervento, Olsa si interfaccia con il cliente seguendo un metodo collaudato. “Cominciamo con un’analisi della situazione ‘as is’, a carico dei consulenti della divisione Pre-sales, che valutano i processi interni, evidenziano opportunità e criticità e poi elaborano un progetto di miglioramento”, racconta Olivetti. “In questa fase ci relazioniamo con i più svariati interlocutori: con i responsabili degli uffici acquisti o amministrativi in caso di aziende più strutturate o, se l’impresa è medio-piccola, direttamente con l’imprenditore o con chi, all’interno dell’organizzazione, segue da vicino i processi documentali”.
Il processo vero e proprio di trasformazione digitale è quindi ritagliato su misura, e dipende sostanzialmente dall’obiettivo che il cliente ha deciso di prefissarsi in termini di miglioramento dell’efficienza operativa e del cost saving. “Se intende procedere con un approccio ‘soft’, si avvia il graduale trasferimento di processi gestiti in modo tradizionale sui supporti dematerializzati. Se invece l’ambizione è quella di eliminare del tutto la carta, è necessario mettere pesantemente mano ai processi interni, creando workflow ad hoc che diventino il nuovo veicolo di gestione e conservazione dei documenti a norma”.
Per Olivetti, insomma, il passaggio al digitale deve essere conveniente, ma anche indolore. “Bisogna capire a fondo i desiderata del cliente, entrare in punta di piedi nella loro organizzazione, cercando di trasformare man mano i processi, affiancandoli senza essere invasivi, in modo che il cambiamento sia davvero metabolizzato. E devo dire che siamo diventati piuttosto bravi nel farlo. La soluzione che proponiamo può avere costi differenti rispetto alle piattaforme standard e alle tecnologie monolitiche offerte dai big player, ma c’è una ragione precisa: siamo noi che ci adattiamo al cliente, in modo da rendere i nuovi strumenti – che non devono stravolgere l’operatività quotidiana di chi li adopererà – facilmente assimilabili. Questo”, garantisce Olivetti, “non si traduce però in un lock-in tecnologico, né tanto meno nell’imposizione di un sistema chiuso. Se i clienti vogliono integrare le nostre soluzioni con altri prodotti, siamo i primi ad agevolarne l’interoperabilità condividendo con i partner il nostro know how. Inoltre, per quanto riguarda la gestione delle informazioni trattate dalle piattaforme di Olsa, non ci limitiamo, come prescrive la legge, a garantire il diritto all’oblio, ma restituiamo i dati in nostro possesso (oltre alle chiavi di ricerca per accedervi) al provider che ci succede o direttamente al cliente. Anche questo, per noi, è parte integrante della personalizzazione del servizio”.
