Il Bpm secondo Metastorm e Docflow

Il Bpm, Business process management, non è certo una delle tecnologie più diffuse e capite. Eppure non sono pochissime le imprese che hanno implementato soluzioni di questo tipo, disponibili anche in forma pacchettizzata, come Metastorm, dell’omonimo vendor di Baltimora, e ne sono diventate testimonial. Giusto per iniziare, allora, cos’è e quali vantaggi offre il Bpm a un’organizzazione? “Il Bpm – risponde Robin Martin, executive vice president International sales della società – permette di analizzare i processi; estrarre le logiche di business e identificare i sistemi di comunicazione legacy; riallineare i processi e gestirli in modo da renderli più agili, efficienti, meno costosi, maggiormente controllati, coerenti, compliant, sicuri e soddisfacenti per i clienti. Le soluzioni di Business process management sono consigliate soprattutto ove esistono processi people intensive”.
“Il Bpm – interviene Carlo Petti, presidente di Docflow, partner italiano di Metastorm – è un modo per risolvere i problemi collaborativi non risolti dagli Erp e rendere l’It più vicina ai bisogni degli utenti. Negli ultimi vent’anni, l’It ha ridisegnato il perimetro dei processi, ma allo stesso tempo ha aumentato il gap tra se stessa e le necessità degli utenti. Il Bpm è il giusto tool per chiudere questo gap”.
Un esempio di come la tecnologia si sia imposta ma non riesca a fornire al 100% i propri vantaggi gli utenti è l’email. “L’email – spiega Petti – acquisisce un’importanza crescente; tuttavia i processi non sono gestiti dalla posta elettronica. Di qui l’importanza di una piattaforma in grado di integrare tutti gli strumenti collaborativi (dai più tradizionali, come l’e-mail, ai più innovativi, come i social networks) in maniera efficace”. La parola Bpm, in effetti, evoca subito, quasi sempre, il concetto di integrazione. “L’integrazione è una delle principali funzionalità del Bpm”, concorda il presidente di Docflow. “Il Bpm – interviene Martin – attinge informazioni residenti in diversi luoghi e integra strumenti come le applicazioni, i database, i tool di reporting, i sistemi di gestione dei ruoli, software come Sharepoint, gli smartphone. Con Metastorm è facile integrare i web service, i database e i sistemi transazionali”.
Il Bpm non è una tecnologia invasiva e difficilmente gestibile. “Con il Bpm – assicura Martin – si realizzano prototipi in modo rapido, li si sperimenta e si implementano velocemente i primi software. È una tecnologia molto iterativa: nella maggior parte degli ambienti gli extra si aggiungono in modo incrementale”. “Il design finale – puntualizza Petti – richiede il coinvolgimento degli utenti. Invece i progetti It standard analizzano la situazione attuale e decidono come si dovrà essere”. Ma questo non era anche il problema del tradizionale workflow? “In effetti – conclude il presidente del partner italiano di Metastorm – il Bpm in Italia sconta ancora l’insuccesso del workflow. Ma il Bpm è l’opposto di quella tecnologia, i cui progetti erano molto difficili e costosi”.