Nel processo di digitalizzazione delle imprese, la firma elettronica gioca un ruolo fondamentale: sblocca, infatti, il momento della firma, un passaggio fondamentale ma critico, responsabile dell’interruzione di iter operativi ormai quasi interamente digitalizzati.
Oggi è indispensabile adottare soluzioni di firma elettronica e, grazie a piattaforme come AgileSign di SB Italia unite alla tecnologia Wacom, si può cogliere l’occasione per ottimizzare la gestione di tutti i passaggi operativi che implicano il coinvolgimento di soggetti esterni all’azienda, clienti o fornitori, guadagnando tempo e migliorando la produttività.
Firma grafometrica e il valore dei dati biometrici
Con la digitalizzazione, la firma olografa è stata sostituita da diverse tipologie di firma elettronica con differente valore giuridico e diverse caratteristiche tecniche.
La soluzione più “forte” in termini di sicurezza del certificato e dello strumento utilizzato è la firma elettronica qualificata (FEQ), basata sull’identità digitale: se fino a ieri presupponeva l’utilizzo di un hardware specifico (un lettore smart card USB o un token), oggi, grazie a soluzioni come AgileSign, è erogata attraverso processi remoti.
La sottoscrizione informatica più semplice e comune è la firma elettronica semplice (FES): non implicando un’identità digitale certificata, ma basandosi sulle evidenze informatiche raccolte durante il processo di firma, è riconosciuta dalla normativa e il suo valore probatorio viene valutato di volta in volta.
La terza tipologia di firma elettronica è quella avanzata (FEA) che sostituisce la forma scritta ed è in grado di garantire la connessione univoca al firmatario, la sua autenticità e l’integrità del documento sottoscritto. La FEA più diffusa è quella che utilizza la tavoletta grafometrica, strumento che permette di equipararla in tutto e per tutto a quello che è il tratto autografo di una firma tracciata su carta ma che implica l’utilizzo di device in grado di raccogliere un insieme di dati biometrici oltre al semplice tratto grafico, quali ad esempio la pressione, lo spazio, il tempo e l’inclinazione della penna, da cui ricavare il ritmo.
“Questi dati sono equiparati a livello normativo ai dati personali e pertanto devono essere protetti con certificati emessi da una certification authority riconosciuta – spiega Fabrizio Corno, Senior Account Manager di Wacom, azienda leader nella produzione di tavolette per firma grafometrica –. La scelta di questa soluzione deve inoltre essere resa pubblica agli utenti che ne potranno beneficiare solo dopo aver dato il proprio consenso ed eseguito la fase di on boarding e riconoscimento”.
Tavolette per firma elettronica, le soluzioni all’avanguardia di Wacom
Molto utilizzata dagli istituti bancari, finanziari e assicurativi, la firma grafometrica si sta rivelando una soluzione cross market e cross industry per tutti coloro che desiderano i vantaggi di una firma elettronica senza vincolare la propria clientela ad avere un’identità digitale, come per la firma qualificata. E questi vantaggi sono numerosi, a partire dalla riduzione dei costi e delle complessità legate alla gestione dei documenti cartacei, fino a toccare la sicurezza, garantita da un trasferimento dati nativamente protetto e cifrato. Il beneficio maggiore si misura però in termini di flessibilità, spiega Corno: “riesco a digitalizzare interamente un processo senza obbligare il fruitore ad alcun aggiornamento tecnologico, coprendo quindi tutte le fasce di età, ed elimino totalmente i carteggi da processi che diventano pertanto snelli e fluidi. Questo non vale solo per le banche ma anche per il settore retail, ad esempio per le fidelity card, oppure per i processi autorizzativi interni in cui spesso una firma tradizionale con carta e penna fa da collo di bottiglia”.
Facendo sparire le penne da scrivanie e sportelli, oggi ci si può munire agilmente di soluzioni hardware per la firma grafometrica come quelle di Wacom, in grado di assicurare la massima accuratezza nella raccolta di dati biometrici grazie all’utilizzo della tecnologia di risonanza magnetica. “Alimentate tramite USB, tutte le versioni delle nostre tavolette grafiche, compresa le entry level da 5 pollici, sono munite di un digitalizzatore e la penna wireless, senza batteria, si attiva quando è nelle sue vicinanze, permettendo di firmare sul device come su carta”, spiega Corno. “Le tavolette da 10 pollici in su, oltre che per il processo di firma o compilazione documenti, sono integrate con tutte le suite di collaborazione più comuni e diventano degli strumenti multifunzione. Questi strumenti sono pensati ad esempio per i C-Level o per il mercato education, adatti anche a fare presentazioni o a prendere note”.
Digitalizzare il “processo esteso”: la mission di SB Italia
Per usufruire delle funzionalità di device all’avanguardia, è necessario adottare soluzioni di firma che siano al contempo sicure, flessibili e affidabili e che garantiscano l’integrazione con i sistemi informativi dell’organizzazione. È qui che entra in gioco SB Italia, digital innovation company che si occupa di gestione, integrazione e ottimizzazione dei processi aziendali. Grazie ad AgileSign, una piattaforma di firme elettroniche e digitali è possibile applicare tutte le tipologie di firma previste dalla normativa italiana ed europea in modalità multicanale, quindi con la possibilità di sfruttare diverse modalità di applicazione tra cui, per la firma grafometrica, i device Wacom.
“Flessibile e intuitiva, questa soluzione di firma si adatta a ogni tipo di iter autorizzativo che l’azienda desidera seguire, offrendo la possibilità ai singoli utenti, se autorizzati, di creare processi da zero in modo autonomo, senza chiedere aiuto all’IT e senza necessità di competenze tecniche particolari”, spiega Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia. “Con AgileSign si abilita sia la firma grafometrica, più vicina per l’utente all’esperienza di firma reale, sia la firma remota, che non richiede la presenza fisica del firmatario. Vogliamo agevolare la trasformazione delle aziende, affiancandole in un processo che fino a poco tempo fa non era dematerializzabile e che spesso costituiva un problema da risolvere. Ma la nostra mission è ben più ampia”.
Ciò a cui mira infatti SB Italia è “trasformare processi destrutturati in processi strutturati, controllati e digitalizzati” non solo all’interno dell’azienda ma anche verso l’esterno, verso tutti i soggetti coinvolti nelle attività operative come clienti, fornitori e partner. Pellegrini parla di “digitalizzazione del processo esteso”, illustrando come AgileSign vada ben oltre le soluzioni di firma, proponendosi come una “piattaforma abilitante enterprise: con strumenti semplici, consente di indirizzare i processi estesi – prevedendo anche la firma – di controllarli e di condividere i documenti senza la necessità di affidarsi solo a strumenti dispersivi come la mail. È infatti possibile caricare i documenti su AgileSign, recapitarli automaticamente in un repository documentale e inserirli direttamente nel workflow del destinatario, con la possibilità di tracciare tutti i passaggi in vista di eventuali necessità di sollecito”.
