Realtà globale specializzata nel mercato dei lubrificanti, Petronas Lubricants International è un’azienda che nasce dal consolidamento di diverse società europee e extraeuropee del settore, realizzato nel 2008 per volontà della capogruppo Petronas International che opera nei petroli e nella raffinazione. Una delle acquisizioni più significative ha riguardato le attività nei lubrificanti del Gruppo Fiat (FL Selenia) che ha portato Petronas Lubricants alla dimensione attuale, con 4 stabilimenti nell’area EMEA per una capacità produttiva totale di 270 mila litri di lubrificanti.
Oggi Petronas Lubricants è presente in 13 Paesi di cui 9 europei e impiega 1100 dipendenti, di cui la metà in Italia. Nello scorso anno ha inaugurato a Villastellone (Comune a Sud di Torino) un centro di ricerca per lo studio di nuovi oli, centro d’eccellenza mondiale che impiega 150 specialisti.
Le sfide dell’innovazione nel business dei lubrificanti
Petronas Lubricans fornisce i suoi prodotti in modalità B2B a distributori, operatori dell’aftermarket, società industriali che lo impiegano per i loro sistemi di produzione o per il primo rifornimento di auto e sistemi a motore. “Operiamo in un mercato in trasformazione che risente dei cambiamenti del settore dell’auto [maturità ed elettrificazione, ndr] – spiega Elisa Moi, Group Business Application Lead/Regional IT lead Europe Business Technology Department dell’azienda –. Un settore in cui cresce l’importanza di produrre oli per altri marchi e lubrificanti specializzati per diversi usi industriali”.
Un mercato che diventa più sensibile ai fattori di qualità, eccellenza nella gestione delle scorte a magazzino, capacità di ricerca. “L’industria chiede oli sempre più specifici così come il settore auto. Per i veicoli elettrici, per esempio, abbiamo creato quest’anno un fluido specifico con il nome Iona”, precisa Moi.
L’organizzazione IT di Petronas Lubricants, a contatto con il business
La funzione IT EMEA di Petronas Lubricants ha sede a Villastellone (TO) ed è costituita da un team di 7 persone, con il supporto di 2 persone in Spagna e 3 in Belgio: “Il nome del nostro dipartimento è Business Technology, per ricordarci che il nostro compito è quello di essere un business Partner dei nostri colleghi alla ricerca di nuove tecnologie [ambito in cui l’azienda si fa supportare da società esterne di consulenza e outsourcing, ndr], ma anche di fare governance dell’IT, gestire i budget, coordinare i progetti e trasferire la conoscenza del nostro business alle terze parti che devono supportarci nelle operazioni day by day, monitoraggio, supporto e manutenzione”.
Le aree gestite dal Dipartimento riguardano le telecomunicazioni (VoIP, telefonia mobile e fissa), le infrastrutture data center (15 nei Paesi EMEA), la rete aziendale e le applicazioni (tra cui SAP e Office 365). Il data center di Villastellone opera a livello europeo e globale con l’appoggio di altri centri dati in Spagna, Belgio e Polonia. In totale la società impiega 120 server virtuali (25 server fisici) a supporto di circa 130 applicazioni, infrastrutture di rete Cisco e di Palo Alto Networks per la security.
Il progetto d’aggiornamento SAP per una migliore integrazione del business
Il campo applicativo più critico per la produttività e l’integrazione delle attività aziendali globali di Petronas Lubricants è quello ERP, ambito in cui si è concentrato l’impegno IT nell’ultimo anno. Nell’ottobre 2019 l’azienda ha completato l’aggiornamento a S/4 Hana: “Un passaggio necessario per ottenere una migliore integrazione nella logica di Gruppo, migliorare il database a cui si collegano le applicazioni a supporto delle vendite, ai servizi alla clientela oltre che per l’inserimento di ordini e il reporting”.
Il passaggio a S/4Hana faceva parte degli obiettivi decisi dal management della Capogruppo per dare forza a un nuovo modello di business che prevede maggiore integrazione del business: “Un modello che prevede di avere processi, capacità di analisi e reportistica interna più uniformi nei diversi stabilimenti e sedi. Era inoltre una scelta obbligata visto l’avvicinarsi della cessazione del supporto SAP alle applicazioni legacy per il 2025”.
Le fasi della migrazione a S/4Hana
Il progetto di migrazione a S/4Hana è iniziato nel 2015 e ha visto i primi deploy a partire dal 2018. “È cominciato in Malesia [l’headquarter di Petronas, ndr], Cina e India, proseguendo con i Paesi americani: Brasile, Argentina, Messico, e Stati Uniti. È infine arrivata l’Europa, con 10 siti e 4 impianti di produzione”, spiega la manager. La migrazione a S/4Hana di Petronas Lubricants è stata accompagnata dall’introduzione dei nuovi moduli per la gestione finanziaria e amministrativa, per la parte ordini, vendite, produzione, magazzino, consegna, logistica, acquisti, fatturazione oltre ai moduli per la plant maintenance e il controllo della qualità di produzione.
“Il Belgio è stato tra i primi Paesi europei, con la Spagna ad aver implementato S/4Hana con Extended Warehouse Management di SAP”, precisa Moi. Per garantire alte prestazioni e scalabilità nell’impiego del cloud, la società sta progettando di collegare su linee dedicate SD1 le varie sedi europee al data center AWS di Singapore dove è implementato l’ERP. “Non c’è un problema di banda, ma di qualità della trasmissione di rete – precisa Moi -. Dai 200mS di latenza attuali potremmo scendere sotto i 100mS”.
Le criticità della migrazione a S/4 Hana e i benefici
Il più grande problema affrontato con la migrazione a S/4Hana ha riguardato la qualità dei dati. “È stato complesso ricodificare i dati dal vecchio al nuovo sistema, malgrado le risorse assegnate all’attività – spiega Moi -. Abbiamo dovuto rivedere molti master data, e abbiamo dovuto farlo senza impatto per l’operatività aziendale”. Il nuovo sistema prevede inoltri molti controlli aggiuntivi in operazioni di business come, per esempio, le garanzie sul credito e le valutazioni di marginalità: “Erano operazioni che le persone facevano discrezionalmente, al di fuori dei sistemi. La codifica nei processi SAP ha creato blocchi, problemi operativi e procedurali, oltre all’esigenza di abituare i clienti a nuove modalità di lavoro”.
A fronte delle difficoltà incontrate, la migrazione ha restituito benefici: “Siamo riusciti a integrare molte funzioni aziendali e metterle in collaborazione tra loro – spiega Moi -. Abbiamo inoltre più trasparenza sui flussi delle attività esterne. Il progetto ha offerto l’occasione di crescita professionale per i dipendenti coinvolti, circa 300. Tra queste persone abbiamo identificato un centinaio di super user, incentivati nell’acquisizione delle competenze SAP”.
I progetti futuri di Petronas Lubricants
“Per il futuro abbiamo progetti che riguardano la tracciabilità dei prodotti. Blockchain e barcode avanzati ci permetteranno di tracciare pallet e piccoli imballi nella fileria di produzione; dal nostro magazzino a quello dei distributori. Lo scopo è prevenire sostituzioni fraudolente del prodotto e consegne errate al cliente finale”, spiega la manager.
Un altro progetto riguarda l’unificazione dei diversi sistemi CRM oggi usati nei diversi Paesi da Petronas Lubricants: “Stiamo valutando le diverse soluzioni tenendo conto che Petronas International impiega Salesforce”, precisa Moi. Un ulteriore progetto prevede l’integrazione con il sistema di gestione delle risorse umane della Capogruppo: “Un progetto impegnativo per un sistema che, in totale, deve gestire ben 54.000 dipendenti”.
Le occasioni di aggiornamento professionale
Tra le occasioni d’aggiornamento professionale, Moi cita il recente evento Richmond IT Director Forum. “Quello dello scorso novembre è stato il primo a cui ho partecipato – spiega la manager – Ho trovato conferenze interessanti e ho conosciuto nuovi potenziali fornitori. Spesso manca il tempo per aggiornarsi ed è utile poter avere contatti focalizzati con le realtà che non si conoscono”.
Dalle occasioni d’incontro all’evento, Moi ha riportato spunti utili: “Poiché ci spostiamo sul cloud era per me importante avere informazioni su come migliorare la connettività. Un incontro con un fornitore mi ha fatto capire come poter sviluppare servizi di telefonia e collaborazione. Dai colleghi presenti ho raccolto idee su come diffondere la conoscenza IT nell’organizzazione e sensibilizzare le persone sui temi della sicurezza dei dati”.
