I Managed Document Services (MDS) sono un approccio consulenziale che consente di effettuare l’analisi dei workflow documentali e dei processi inerenti per ingegnerizzarli in funzione degli obiettivi aziendali. Tale approccio si è evoluto nel corso degli ultimi anni, come spiega Sergio Giodda, Direct Sales Director di Kyocera Document Solutions Italia: “Siamo da sempre leader nel printing e quindi nella gestione della documentazione cartacea. Poi, con l’avvento della digitalizzazione, abbiamo esteso la nostra offerta specializzandoci in soluzioni intelligenti per il governo dei dati, offrendo ai clienti la possibilità di organizzare al meglio i flussi documentali, aumentando l’efficienza e la sicurezza, contenendo al contempo i costi e l’impatto sulle emissioni di CO2”.
La governance dell’informazione dall’analogico al digitale
Nel passaggio dalla fase analogica a quella digitale, le multifunzioni del noto marchio giapponese sono diventate a tutti gli effetti dei sistemi che, ad esempio, possono consentire l’invio e la ricezione di e-mail e la scansione dei documenti diventando così un asset del modello MDS, che verte sulla governance dell’informazione, non più soltanto sul singolo documento in quanto tale.
Se pensiamo alle aziende di tipo corporate, che si servono di un ERP per gestire i dati dei vari reparti (finanziario, logistico, vendite ecc.) non è escluso che gestiscano molti di questi ancora manualmente. “Ecco perché proponiamo ai clienti delle soluzioni che sono on top anche sugli ERP, perché non vanno a sovrapporsi ai sistemi aziendali ma colgono quelle aree di miglioramento in ambito gestione e archiviazione digitale che rispondono a tutti i requisiti richiesti da AgID, che il 1° gennaio 2022 ha definito gli standard attraverso cui un documento nativo digitale debba essere archiviato e conservato” sottolinea Giodda.
Le opportunità derivanti da una governance dell’informazione non più legata alle logiche del passato sono enormi. Basti pensare all’onboarding e a tutta la documentazione che deve essere prodotta nella fase di assunzione di un dipendente. Oggi è possibile avvalersi di una modalità digitale che copre tutti gli step fino all’apposizione della firma elettronica qualificata, evitando così di dover stampare un solo foglio.
Managed Document Services, alcuni esempi pratici
“L’ottimizzazione e la normalizzazione dei processi – aggiunge Giodda – significa creare un ambiente smart ed efficiente in termini di velocità, precisione e sicurezza nello scambio di informazioni. Ci sono ambiti che spesso risultano scoperti. Un esempio è la gestione delle PEC. Oggi le aziende, in molti casi, gestiscono il flusso della posta elettronica certificata in maniera non compliant con il GDPR. Uno dei problemi più diffusi è quello della mancata tracciabilità che impedisce di sapere chi ha risposto a una PEC. Noi offriamo una soluzione che permette di gestire automaticamente lo smistamento delle PEC alla persona giusta, oltre ad archiviarle periodicamente a norma di legge”.
Se la gestione corretta delle PEC può apparire un’attività relativamente semplice (in realtà è esperienza comune l’invio di PEC che si perdono nei meandri delle organizzazioni), lo è meno quella di processi complessi come la compravendita di prodotti e servizi in mercati extra Ue in cui l’IVA segue un regime diverso. Anche in questo caso l’approccio MDS mette al riparo da sanzioni che possono rivelarsi molto onerose.
Inoltre, non va dimenticato che il lavoro ibrido sempre più diffuso nelle aziende presuppone un workflow documentale che mal si sposa con la modalità cartacea tradizionale. “Quando parliamo di MDS, ci differenzia il fatto che abbiamo la capacità di proporre con eguale competenza sia la gestione documentale cartacea sia quella nativa digitale” “Ma, soprattutto, adottiamo un approccio consulenziale che prevede un’analisi approfondita dell’ambiente del cliente per raggiungere i suoi obiettivi di trasformazione e crescita futura” dice in chiusura Sergio Giodda.
Il cloud per la sicurezza nella gestione documentale
Sul versante della gestione documentale nativa digitale, Kyocera Document Solutions Italia propende per un’offerta cloud-based, che non esclude tuttavia la versione on-premise. Paolo Bensaia, Product Manager Solutions della società, ricorda che “ci sono delle aziende che per policy e per ragioni di compliance hanno bisogno di gestire il proprio database in house. In quel caso offriamo una soluzione on-prem oppure un cloud privato”. All’interno dei Managed Document Services il portafoglio di soluzioni comprende ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management) e DMS (Document Management System). Quest’ultimo, mediante il cloud, permette l’accesso da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi sistema operativo. “Il cliente – dichiara Bensaia – accede all’applicazione e non deve farsi carico di nessuna manutenzione, a eccezione della configurazione e della distribuzione delle policy aziendali sulla piattaforma”.
Nel DMS il cloud garantisce requisiti di sicurezza tramite backup automatici calendarizzati a intervalli più o meno lunghi, mentre l’accesso ai dati viene monitorato da servizi come quello di Azure Authentication o sistemi analoghi. Non va trascurato anche un aspetto collaterale alla sicurezza che si riferisce alla difficoltà di recuperare un dato che si trova all’interno del database e che non è facile intercettare. Senza un tool apposito si può avere la percezione di averlo perso, sebbene giaccia nascosto da qualche parte. Un ulteriore scenario in termini di sicurezza riguarda le tecniche di penetrazione delle informazioni.
“Nell’ambito documentale si parla spesso di Social Engineering, che è una tecnica che va a colpire la vulnerabilità delle persone. Quindi, oltre a dare gli accessi ai documenti e alle informazioni solamente in quella porzione di processo aziendale che serve alla singola persona, è necessario lavorare per cambiare la cultura e sensibilizzare dipendenti e collaboratori sul tema della sicurezza e della compliance” afferma Bensaia.
AI e DMS, un’alleanza per tante applicazioni
Il cloud infine è anche l’ambiente più adatto per l’utilizzo di algoritmi di Intelligenza Artificiale che necessitano di una grande potenza computazionale. Nella gestione documentale il loro utilizzo vede diversi esempi. Tra questi, la rendicontazione delle note spese in cui l’algoritmo va a leggere lo scontrino e riconosce le voci previste nelle policy aziendali. O ancora la capacità delle stampanti multifunzione di distinguere gli scarabocchi scritti a mano – da non confondere con la firma autografa che invece deve essere riprodotta – rispetto al testo da scansionare per poi essere caricato sul DMS o sull’ECM.
In passato, i classici sistemi OCR (Optical Character Recognition) erano in grado di individuare i metadati soltanto in una zona del foglio. Oggi l’algoritmo può essere istruito per riconoscere all’interno del documento una parola chiave quale elemento ricorrente di un DDT o di un contratto, prescindendo dalla collocazione sulla pagina di questi elementi. “Il tema dell’Intelligenza Artificiale ovviamente è troppo vasto e non si esaurisce in questi esempi, ma le opportunità sono immense e noi siamo pronti a coglierle” conclude Paolo Bensaia. E questo vale anche per le possibili applicazioni dell’AI a corredo dei Managed Document Services.
