Per quanto si parli da tempo di digitalizzazione dei processi aziendali, la disruption portata dalla pandemia ha sottolineato la frattura tra aziende moderne e quelle ancora vincolate a dinamiche, processi e strumenti tradizionali. Non tutte, purtroppo, rientrano nella prima categoria: basti pensare che, secondo le rilevazioni (pre-pandemia) dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, dei 2.200 miliardi di euro di transato interno b2b (2019), solo il 19% era generato con scambio dell’ordine tramite strumenti digitali. La situazione dei processi interni era certamente migliore, con un 58% di aziende a sfruttare appieno soluzioni documentali e il 72% con almeno uno strumento fra ERP, CRM, conservazione digitale e workflow approvativi. Resta il fatto che la pandemia, oltre ad aver sottolineato i limiti di digitalizzazione di molte imprese, ha reso la digital transformation un vero e proprio obbligo: non si parla più di costruzione di vantaggio competitivo e di massimizzazione dell’efficienza grazie al digitale, ma di una vera e propria necessità per rimanere sul mercato.
Optimo Next accelera la trasformazione digitale delle imprese
Optimo Next è un’azienda italiana che nasce negli anni ’70 e ha quindi vissuto tutto il percorso evolutivo della gestione documentale, della dematerializzazione e dello sviluppo di soluzioni per la digitalizzazione e l’automazione dei processi. L’esperienza in ambito di Business Process Outsourcing, la disponibilità di competenze a livello tecnico e di processo nonché di strumenti proprietari, pongono Optimo Next in una posizione privilegiata, permettendole di essere un acceleratore di trasformazione delle imprese.
Il concetto cardine su cui si basa la sua attività non è quello della semplice digitalizzazione di processi esistenti, ma del ‘ripensamento’ dei processi in forma nativa digitale, il tutto supportato – come già detto – da competenze e soluzioni proprietarie. Gianmarco Mazzone, IT & Software Manager di Optimo Next, dopo averci confermato una situazione piuttosto eterogenea a livello di digitalizzazione delle imprese, ci spiega il metodo con cui l’azienda approccia un progetto di trasformazione digitale: “Per accompagnare le imprese verso un futuro completamente digitale cerchiamo non solo di capire le loro esigenze immediate, ma soprattutto di proporre soluzioni in grado di sposarsi completamente con l’organizzazione, la cultura e lo stato di digitalizzazione dell’impresa. Non vogliamo che gli utenti subiscano la trasformazione perché sappiamo che in questo modo potrebbe essere fallimentare: ci piace adottare un approccio graduale, progressivo, per fasi, che porti benefici tangibili e quantificabili. Non dobbiamo mai dimenticare, infatti, che la trasformazione e il ‘ripensamento’ dei processi in chiave digitale parte innanzitutto dal modo di pensare, e poi dagli strumenti di supporto”.
Pandora, la Digital Transformation Platform di Optimo Next
A proposito di soluzioni abilitanti, l’elemento cardine dell’offerta Optimo Next è la Digital Transformation Platform Pandora, che viene declinata in funzione delle singole esigenze dei clienti e rappresenta il fondamento del percorso di trasformazione. “Per concretizzare la nostra missione di ripensare i processi in modo completamente digitale – aggiunge Mazzone – abbiamo messo a punto una serie di strumenti avanzati. In particolare, Pandora è il nostro content server, è la spina dorsale su cui costruiamo processi digitali end-to-end e sulla quale abbiamo realizzato una serie di moduli, strumenti e soluzioni verticali [SSO, moduli di Data Collection, Analytics, KYC…, ndr], che ci servono per interagire nel migliore dei modi con le informazioni e a rispondere ad esigenze specifiche. A livello ‘core’, Pandora è quindi un repository informativo che ospita dati di diversa natura, strutturati e non-strutturati (documenti, registrazioni, video, audio, anagrafiche…) e sui quali andiamo a definire non solo le relazioni e le policy di accesso e di contribuzione, ma interi processi: la sua flessibilità è un tratto fondamentale, poiché ci permette di adeguare la piattaforma in modo efficace a qualsiasi processo “ripensato” in ottica digitale e di massima efficienza. A tal fine è certamente possibile utilizzare il motore di workflow interno, ma nulla vieta di integrare Pandora via API con soluzioni di BPM esterne per esigenze particolari”.
Integrazione di tecnologie evolute: Pandora e Robotic Process Automation
Se Pandora rappresenta una vera e propria digital transformation platform modulare, un tema molto importante è quello dell’integrazione con i sistemi aziendali, dall’ERP al CRM. Mazzone ci spiega che, nonostante i processi aziendali terminino spesso nell’ERP, non sempre l’integrazione tradizionale (peraltro possibile con Pandora) è la scelta più indicata: a volte per una questione di costi, ma spesso anche di pianificazione, trattandosi di interventi molto delicati su piattaforme core per l’operatività quotidiana. Optimo Next risponde a queste esigenze integrando tecnologie evolute, ovvero miscelando le potenzialità di Pandora con quelle della Robotic Process Automation, per la quale può vantare una specifica partnership con UIPath. In questo modo, tutto il processo viene gestito e automatizzato mediante Pandora e i suoi moduli, ma il passaggio dei dati all’ERP si può avvalere di una tecnologia complementare che simula l’attività umana, è molto efficace e poco invasiva.
Mazzone cita un esempio di collaborazione virtuosa tra Pandora ed RPA in un intervento di automazione del censimento fornitori, processo che era svolto in forma totalmente manuale mediante l’invio di mail, la ricezione e il controllo di form di risposta e data entry nell’ERP. Oggi, Pandora e il suo modulo Data Collector si occupano di inviare le e-mail di richiesta e di tutto il processo di acquisizione dei dati, mentre RPA si occupa dell’ultimo miglio, cioè dell’inserimento dei dati (preventivamente approvati) nell’ERP. “La flessibilità di Pandora si esprime anche in questo – aggiunge Mazzone – cioè nella possibilità integrarla con gli strumenti aziendali in diversi modi, dalle API alla Robotic Process Automation: a seconda dei casi e dei processi trattati, adottiamo la soluzione che si allinea meglio con le esigenze di trasformazione manifestate dai cliente”.
Come anticipato, la trasformazione dovrebbe essere un processo graduale per sposarsi con l’organizzazione, la cultura e le procedure in essere. Come esempio di un’evoluzione di successo abilitata da Pandora, Mazzone cita poi la completa digitalizzazione del processo di audit della rete vendita per un cliente TLC, processo che fino all’intervento di Optimo Next era manuale e ancora gestito con supporti cartacei: l’esperienza di Optimo Next come Outsourcer ha permesso di implementare una soluzione paperless in cui la rete vendita effettua semplicemente un upload di documenti in un portale sicuro e dedicato, rendendo estremamente più veloce l’attività di controllo e il monitoraggio – lato cliente – dell’avanzamento del processo. In più, questo abilita una serie di funzionalità avanzate – previste nei moduli di Pandora – come gli Analytics, che consentono al cliente di effettuare analisi dettagliate sullo stato e le performance della rete vendita, facendole confluire facilmente in documenti e presentazioni interne.
