La piccola o media azienda produttrice che inizia a vendere alla Grande Distribuzione Organizzata si trova ad affrontare una gestione più complessa di quella impiegata con gli altri suoi partner meno strutturati. Con il distributore GDO è prassi stendere un piano promozionale o un accordo quadro, che regola le condizioni commerciali, gli obiettivi e i premi di fine anno, la modalità di erogazione di questi ultimi e le condizioni accessorie.
Al gruppo di acquisto GDO sono infatti concessi dei premi quantitativi in base a diversi criteri, principalmente legati ai volumi di vendita o ai servizi promozionali. Questi premi vengono poi riconosciuti sotto forma di sconti in fattura o note di credito. Ai fini IVA, questi premi vengono equiparati a sconti o abbuoni, a seconda di quanto previsto sul contratto.
Caratteristiche della gestione software
Per gestire in maniera efficiente i premi della GDO e integrare la loro complessità nei propri processi aziendali, il software impiegato deve essere in grado di operare nei diversi ambiti coinvolti dal flusso:
- Ciclo attivo
- Anagrafiche terzi
- Listini e sconti
- Contratti
- Premi e servizi promozionali
Fondamentale che il software impiegato sia in grado di gestire l’intero ciclo di vita del contratto, e che abbia la flessibilità necessaria a soddisfare eventuali specificità richieste da una particolare insegna, come ad esempio l’integrazione di specifici servizi promozionali.
Sebbene sia possibile (seppure con una certa pazienza) strutturare una gestione Premi GDO anche in Excel, magari avvalendosi di un modello già impostato, non è una strada agevole da percorrere, perché richiede un notevole lavoro di preparazione dati. Tipicamente, il flusso di gestione dei Premi GDO richiede un collegamento con i processi del ciclo attivo, per cui occorrerebbe alimentare il modello Excel con uno schema dati di impegnativa gestione.
La maggior parte delle aziende delega a un gestionale ERP le logiche di elaborazione dei Premi GDO, in modo da potersi avvalere di logiche di business complete e integrate automaticamente con la gestione del ciclo attivo, dei listini e dei contratti.
Albero dei clienti ed entità gestionali
Una particolare criticità da gestire lato software nell’elaborazione dei Premi GDO è l’albero dei clienti. Tipicamente, un cliente GDO non si risolve in una singola ragione sociale, ma è strutturato in un albero gerarchico. La struttura tipica di un cliente GDO assomiglia a un albero del genere:
- Gruppo di acquisto
- Insegna
- Impresa
- Cliente di fatturazione
- Cliente di consegna
Ogni ramo di questo albero rappresenta un livello che è padre del livello successivo e figlio del precedente. Ogni livello può anche contenere al suo interno più ragioni sociali, ad esempio un’Insegna (“supermarket”) potrebbe coordinare più Clienti di fatturazione (“supermarket di Milano”, “supermarket di Roma”, ecc.). Questo significa che il software deve essere predisposto per gestire elaborazioni ricorsive in grado di percorrere tutti i nodi della gerarchia del gruppo di acquisto e di riportare in opportuni raggruppamenti i risultati di quelle elaborazioni.
Elaborazione della scheda budget
Una della finalità della gestione Premi GDO è arrivare a produrre una Scheda Budget, ossia un’elaborazione che presenti al CFO uno storico di fatturato e premi degli anni trascorsi, in modo da dare al management le informazioni necessarie a elaborare una strategia di vendita per l’anno successivo.
La scheda budget è un’entità software complessa, sia in relazione alla base dati necessaria per alimentarla, ma anche alle logiche di business che scatena che difficilmente si possono esaurire in viste SQL, ma richiedono la programmazione di logiche runtime con un linguaggio di programmazione generico (C#, Visual Basic .Net, ecc.) o proprietario del software ERP.
Una scheda budget tipica riporta l’ammontare dei premi maturati e liquidati degli anni precedenti, e presenta un riepilogo del fatturato che ha generato quei premi. Permette anche raggruppamenti in base ai diversi livelli del gruppo di acquisto o dell’insegna, e di zoomare successivamente sul dettaglio di un singolo nodo.
La maggior parte dei software ERP in commercio prevedono nel loro standard un modulo dedicato ai premi della GDO, così come la possibilità di personalizzarlo sulle esigenze che possono sorgere in particolari installazioni.
Problematiche comuni
Situazioni critiche nella strutturazione software dei Premi Gdo si possono incontrare nel primo anno di avviamento di un nuovo gestionale ERP, dove potrebbero insorgere criticità derivate dal passaggio dati dal vecchio sistema gestionale al nuovo. In particolare, chi ha migrato da sistemi datati ma molto personalizzabili, potrebbe ritrovarsi a fare i conti con le logiche di business fortemente legate al pattern MVC degli ERP moderni. Quindi, significa fare i conti con una maggiore rigidità in fase di modellazione del dato, ma compensata dalla possibilità di avere le informazioni aggiornate in tempo reale, e non ferme alla data di esecuzione del Job notturno o settimanale che alimentava le tabelle nel vecchio sistema.
Un’altra problematica, anche questa frequente nelle migrazioni a nuovo sistema, è la riconciliazione dell’albero clienti dopo l’importazione massiva dei dati dal vecchio gestionale. Qui è necessaria un’analisi precisa delle informazioni chiave da portare nel nuovo software, in modo da non rischiare di avvicinarsi alla data del Go Live con elaborazioni sui premi mancanti o solo parziali. In questi casi, vista la complessità del modello di dati, è sempre consigliabile prevedere un periodo cuscinetto in cui tollerare la convivenza dei due sistemi, almeno fino a che non si sia certi di avere ricostruito nel nuovo software tutte le casistiche necessarie.
