Abilitare i processi di innovazione. ZeroUno si confronta con ENI

Grazie al costante confronto con gli utenti, attraverso il ciclo di incontri che ormai con cadenza mensile ZeroUno organizza, la nostra rivista è in grado di intercettare segnali di cambiamento, elementi di problematicità e spunti di riflessione per meglio interpretare la strada che le aziende stanno percorrendo verso una maggiore competitività e il ruolo che, in questo contesto, l’Ict assume. Questi incontri vedono solitamente coinvolti soggetti di differenti realtà aziendali; in occasione dell’incontro dedicato al tema della “Governance dei processi di gestione documentale”, ZeroUno, in partnership con NetConsulting e Hp Ipg, ha invece voluto confrontarsi con una grande realtà come Eni, incontrando una trentina dei suoi manager Ict e di alcune linee di business, per sviscerare la problematica all’interno di uno dei principali gruppi industriali internazionali.

La centralità del processo di gestione documentale
Partendo da una rapida analisi del contesto mondiale che emerge dopo la più grave crisi

economica e finanziaria che il sistema mondiale ha dovuto affrontare negli ultimi decenni, Annamaria Di Ruscio (nella foto a lato), direttore generale e partner di NetConsulting, evidenzia come si sia ormai definito un nuovo paradigma del modello di impresa, le cui caratteristiche stavano già emergendo negli ultimi anni precedenti la crisi: “L’impresa che esce da questo faticoso e complesso periodo è una realtà sempre più correlata non solo all’interno, ma anche nelle sue propaggini esterne sia dal lato dei fornitori sia da quello dei clienti. Sta cambiando in sostanza il modello produttivo, quello di supply chain, quello di marketing e di relazione con il cliente e questo cambiamento impatta tutti gli aspetti dell’azienda, dall’organizzazione alle risorse umane, dalla comunicazione alla ricerca e sviluppo. All’interno di questa macchina in trasformazione, il ruolo dell’It è sempre più strategico”.

Il fulcro di questa trasformazione è la crescente importanza dell’informazione, della sua condivisione, della sua precisione, disponibilità ma anche sicurezza; la governance della gestione documentale assume dunque un ruolo centrale in questo processo.
“Uno degli errori più gravi che un’azienda possa compiere oggi è quello di considerare la gestione dei processi documentali come un’area a se stante. In realtà – introduce Stefano Uberti Foppa (nella foto a destra), direttore di ZeroUno – questi processi sono pervasivi e

fortemente integrati alle modalità con cui le persone e le diverse business unit dell’azienda lavorano e quindi rappresentano il modo stesso di operare dell’azienda sia all’interno di essa sia nelle sue relazioni con l’esterno e con il mercato. Per delineare un quadro di riferimento di questo processo – prosegue il direttore – dobbiamo considerare uno scenario nel quale si tende a favorire un corretto accesso alle informazioni aziendali e una corretta distribuzione di queste alle diverse persone appartenenti alle singole linee di business (workflow di silos). È altrettanto cruciale l’integrazione di flusso tra le diverse Lob (workflow tra silos) all’interno di un percorso di gestione documentale ottimizzato in funzione di parametri identificati sulla base delle diverse priorità delle differenti aziende ma che ruotano, in genere, attorno a elementi di efficienza, sicurezza, risparmio ed eco sostenibilità”.

Nell’ottimizzazione dei processi di gestione documentale, infine non va dimenticato, il printing, che anzi acquisisce un ruolo di primaria importanza. “In Italia – spiega Di Ruscio – si stampano ogni anno 1,2 milioni di tonnellate di carta; il 20% delle pagine viene stampato per errore e la vita media dei fogli stampati è di 30 minuti; ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte. L’impatto ambientale di tale approccio è notevole e corrisponde a 4 milioni di tonnellate di CO2 emesse e all’abbattimento di 20 milioni di alberi. Solo grazie all’utilizzo di alcune delle soluzioni oggi disponibili (trasmissione telematica di certificati, Pec, fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva, cedolino elettronico per la Pa) si calcola un risparmio complessivo di 16,2 miliardi di euro”. Un’efficace revisione dei flussi documentali va dunque di pari passo con ottimizzazione e revisione dei processi di enterprise printing.

Ampliare il concetto di e-competence

Riallacciandosi al cambiamento di paradigma del modello di impresa, Gianluigi Castelli (nella foto a lato), Cio di Eni, sottolinea un tema che rappresenta un elemento fondamentale affinché l’Ict possa realmente configurarsi come un abilitatore di questo cambiamento: “L’informatica ha un ruolo di integrazione funzionale complessiva delle aziende in quanto l’Ict è il gestore primario dell’informazione; ma per svolgere pienamente questo ruolo è necessario ampliare il concetto di e-competence: le competenze di natura informatica travalicano i confini tradizionali dell’Ict andando a impattare direttamente sui processi di business e se, da un lato, è indispensabile che la funzione It sia in grado di uscire da questi confini acquisendo competenze di business, dall’altro, è altrettanto importante che da parte delle linee di business vi sia non solo una piena consapevolezza di questo ruolo, ma anche una conoscenza e una competenza più ampia sugli strumenti messi a disposizione dall’innovazione tecnologica. Il tema della e-competence è dunque centrale e solo se viene compreso da tutti i livelli aziendali, dal top management alle linee di business, l’Ict può essere veramente in linea con l’evoluzione dei processi aziendali”.

Esemplificativa, a questo riguardo, l’esperienza portata da Gloria Gazzano (nella foto a destra), responsabile Ict, Snam Rete Gas. Al centro di un progetto molto complesso di integrazione tra le quattro aziende del polo gas del gruppo Eni, la struttura Ict diretta da Gazzano ha implementato un sistema di gestione delle gare trasversale tra le varie unità che è “il nostro fiore all’occhiello”, dice la manager di Snam Rete Gas, per aggiungere che il fatto che il direttore commerciale (il referente di business del progetto) fosse un ex-informatico e fosse quindi in grado di capire i vincoli ma anche le opportunità della tecnologia ha rappresentato sicuramente un fattore importante per la riuscita del progetto.

Inscindibile da quello delle competenze è il tema dell’innovazione, della quale Castelli dà una definizione molto semplice ma altrettanto efficace: “È innovazione tutto ciò che crea valore per l’azienda. E la creazione di valore passa attraverso la condivisione e la massimizzazione delle competenze presenti in azienda; ne consegue che gli strumenti che consentono questa condivisione non rappresentano semplicemente strumenti per garantire una maggiore efficienza, ma acquisiscono una centralità strategica in quanto si inseriscono nel cambiamento del paradigma del modello di impresa attraverso una più efficace comunicazione tra i diversi livelli dell’impresa (Ict e linee di bsuiness, ma anche tra le diverse linee di business)”.

L’imperativo del cambiamento culturale

Nell’analizzare il processo di gestione documentale, Giancarlo Capitani (nella foto a lato), amministratore delegato di NetConsulting, parte da alcune considerazioni: “Prima di tutto, è ormai noto che la Internet economy non produce affatto una riduzione dell’uso della carta, ma al contrario, è spesso la causa di un incremento; il numero delle informazioni aumenta e, con il cambiamento del modello di impresa e la maggiore interrelazione e cooperazione tra le aziende, cresce il volume dei documenti scambiati, sul quale hanno inoltre una certa responsabilità anche le esigenze di compliance. La seconda considerazione è che il documento non può più essere considerato come un oggetto a se stante, ma deve essere inteso come elemento costitutivo di un processo di gestione, informazione, circolazione, sicurezza ecc. Da queste considerazioni deriva che la gestione documentale ha una funzione strategica nel generare valore e disvalore e che non può essere trattata solo in termini tecnologici perché coinvolge processi organizzativi, competenze, ruoli: bisogna anche cambiare cultura”.

Cambiamento culturale che non riguarda solo i livelli interni dell’azienda, ma coinvolge anche tutti i soggetti esterni che si relazionano con essa, dai clienti ai fornitori. E questa è una problematica con la quale in Eni Adfin si sono spesso scontrati nell’impegnativo progetto di dematerializzazione che l’azienda sta implementando, come spiega Domenica Mazza (nella foto a sinistra), responsabile Processi e Servizi Tecnologici dell’azienda: “Il processo di dematerializzazione è strettamente correlato all’automazione dei rapporti con i nostri fornitori, per esempio per quanto riguarda la fatturazione, ma ci siamo spesso trovati ad affrontare vere e proprie resistenze alla richiesta di abbandono del processo cartaceo”. Ed Ernesto Formichella (nella foto a destra), responsabile Servizi Finanziari e transazionali, aggiunge: “E questo problema lo abbiamo in parte avuto anche nel processo di dematerializzazione delle informazioni con gli istituti bancari. Al problema culturale poi – prosegue il manager di Eni Adfin – si aggiunge quello riguardante la compliance. L’esigenza di adempiere alle normative ci ha portato a un aumento della produzione di documenti cartacei e ha rappresentato, in qualche modo, un freno al processo di dematerializzazione”.

Compliance e sicurezza: freni o abilitatori di cambiamento?
L’intervento di Formichella induce Uberti Foppa a una considerazione che termina con una domanda ai presenti: “Sulla nostra rivista affrontiamo spesso il tema della compliance e siamo ormai abituati ad attribuirle un ruolo di riferimento per il miglioramento dei processi aziendali. In pratica, vediamo che è sempre meno percepita in un’ottica reattiva e di rincorsa all’adeguamento e sempre più intesa come una practice aziendale che obbliga a una revisione organizzativa in una logica di maggiore efficienza. Ma è proprio così?”.
Risponde Castelli con un giudizio sostanzialmente positivo sull’esperienza che riguarda l’attuazione dei quadri normativi: “La compliance non esclude la necessità di adottare un framework di riferimento sistemico (come Cobit) perché solo in questo modo la normativa perde la caratteristica di indurre una semplice risposta reattiva per trasformarsi invece in un’opportunità. Naturalmente, quello della compliance è un problema estremamente complesso e le interpretazioni più o meno restrittive che possono essere date a una determinata normativa hanno impatti molto diversi sui processi e le tecnologie coinvolte”.
Un altro fattore un tempo visto come freno e oggi sempre più considerato strumento di supporto allo sviluppo di processi efficienti, efficaci e in linea con le esigenze di business è quello della sicurezza. Si tratta di un fattore che entra prepotentemente in un processo di gestione documentale: quel cambiamento di paradigma del modello di impresa di cui abbiamo parlato all’inizio, con un’azienda aperta e sempre più interalacciata con soggetti esterni, ma anche sempre più cooperativa al proprio interno, dove la diffusione della conoscenza è, come abbiamo visto, un valore che ha un forte impatto sulla sicurezza del dato, dell’informazione e

del documento. “La tecnologia – interviene Bruna Bottesi (nella foto a lato), vice presidente e general manager Imaging and Printing Group, Hp Italiana – fornisce strumenti sempre più sofisticati in questo ambito; siamo in grado, per esempio, di fornire device capaci di impedire a utenti non autorizzati di accedere a informazioni riservate. Ma la tecnologia da sola non basta; bisogna affrontare anche gli aspetti metodologici, organizzativi e di processo e anche da questo punto di vista, non solo come fornitore di tecnologie, il vendor It può fornire un valido contributo. La partecipazione del vendor It a gruppi di lavoro per l’analisi e la definizione di progetti di enterprise printing management può contribuire a identificare ulteriori elementi di innovazione, anche in termini di sicurezza agendo proprio su processi di lavoro e modelli comportamentali”.

Tiziano Salmi (nella foto a destra), responsabile Architecture & Application Solutions, di Eni Ict mette l’accento su un altro aspetto relativo a sicurezza e adesione alle regole, molto spesso sottovalutato: la necessità di far collimare la “forma” con la “sostanza”. L’esempio fatto Salmi è tipico di molte aziende e organizzazioni, ossia la presenza di un processo autorizzativo di spesa che richiede la firma di un responsabile il quale, nel concreto, si trova a firmare un documento in cui mancano le informazioni sostanziali che possono rendere questa firma un’autorizzazione consapevole e di sostanza invece che semplicemente formale: “Lo strumento formale cartaceo di alcuni processi autorizzativi, spesso è privo di contenuti sostanziali; bisogna quindi che al documento siano correlate tutte quelle informazioni che consentono di fornire un’autorizzazione che abbia un senso”.

Un’evoluzione green oriented
L’implementazione di un processo di gestione documentale si inserisce, come abbiamo visto all’inizio, nella più ampia definizione di un sistema informativo efficiente ed efficace nel rispondere alle richieste delle business unit con un apporto proattivo all’evoluzione dell’impresa. Ma c’è un aspetto che è trasversale a tutti questi aspetti ed è quello dell’impatto ambientale. Sottolineando proprio questo aspetto, Eugenio Capra (nella foto a lto), docente

al Dipartimento di Elettronica e Informazione del Politecnico di Milano, invita a considerare l’analisi del documento e dei processi a esso correlati in tutto il loro ciclo di vita adottando una visione di insieme e non particolaristica sul singolo documento o sul singolo processo: “La mancanza di una visione di sistema porta a un impatto ambientale molto superiore al necessario. Un’impresa generalmente si pone come obiettivo la riduzione dei propri costi, ma l’efficienza energetica e l’ottimizzazione dei processi di gestione documentale rappresentano due dei pochi ambiti dove generalmente riduzione dell’impatto ambientale e riduzione dei costi vanno di pari passo”.

Capra sottolinea come, nella definizione di un processo di gestione documentale e di enterprise printing management, sia necessario adottare la metodologia di Life Cycle Assessment che consente di valutare l’impatto ambientale di un prodotto o di un servizio lungo tutto il ciclo di vita (acquisizione di materie prime, produzione, packaging, trasporto e distribuzione, uso, riciclo e smaltimento).
“Il tema dell’efficienza energetica e della riduzione dell’impatto sull’ambiente per un’azienda come Eni è molto importante – conclude Castelli – e mi sembra quasi superfluo sottolinearlo. Quello che mi preme evidenziare è invece quello che noi, come struttura Ict, possiamo fare e concretamente facciamo muovendoci lungo quattro direttrici: prima di tutto, tutto ciò che può essere digitalizzato si digitalizza; in secondo luogo l’informatica può rendere più efficiente qualsiasi processo, compreso quello produttivo e la logistica, per cui stiamo lavorando intensamente su questi aspetti; in terzo luogo ci siamo dotati di infrastrutture efficienti, allo stato dell’arte in termini di capacità e risparmio energetico come il nuovo data center che garantisce un Pue [Power usage effectiveness ndr] di 1,2; infine poniamo una particolare attenzione al miglioramento del software, tema troppo spesso sottovalutato, perché un software scritto meglio significa maggiore efficienza computazionale, quindi una riduzione della necessità di potenza di calcolo che, in sostanza, comporta una diminuzione del consumo energetico”.