Con ambient virtual meetings o anche AVM si identificano tutti gli strumenti di collaborazione in grado di supportare in tempo reale le interazioni tra membri del team di lavoro per ricreare un ambiente di ufficio il più vicino possibile alla realtà. La società di ricerca Gartner, infatti, ha incluso in Hype Cycle for the Digital Workplace 2020 gli ambienti di virtual meeting spiegando come l’evoluzione di tecnologie di videoconferenza e di collaborazione dei flussi di lavoro in grado di sostenere la produttività e favorire la resilienza devono catturare l’attenzione di CIO e responsabili IT fino ai prossimi 5 – 10 anni.
Ma cerchiamo di capire perché e in che modo questi strumenti innovativi possono essere determinanti nel digital workplace, in un contesto lavorativo sempre più digitale e cloud based e in modo più specifico in quella che viene definita economia a distanza.
Ambient virtual meetings, covid-19 ed economia a distanza
Fino al 2019 gli eventi e gli incontri di persona erano la normalità, mentre la modalità virtuale era l’eccezione. Il Covid-19 ha invertito la proporzione in modo molto veloce e ha dato vita a quella che viene definita “economia a distanza”, in cui relazioni ed interazioni con i clienti o riunioni tra team avvengono da remoto e da sedi distanti. In questo modo, il digital workplace ovvero l’insieme di tecnologie digitali e con esse la possibilità di essere connessi, ha permesso alle aziende di ridurre i costi di trasferte (anche in ottica di sostenibilità) e ai dipendenti di ridurre lo stress e ottenere così il work life balance, un miglior equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.
Allo stesso tempo, però, se da una parte l’utilizzo diffuso di strumenti e piattaforme di comunicazione e videoconferenza ha permesso alle aziende di mantenere la produttività e ai dipendenti di sperimentare un nuovo modo di lavorare al di fuori dell’ufficio, dall’altra ha causato nuovo stress per il numero elevato di riunioni online da gestire.
Nonostante la combinazione di immagini in tempo reale, audio, chat e funzionalità di condivisione di file, gli strumenti di videoconferenza non possono replicare l’esperienza di una comunicazione che si svolge di persona. Inoltre, è molto difficile trasmettere i segnali non verbali come il contatto visivo, il linguaggio del corpo, il coinvolgimento degli ascoltatori o il tono delle risposte.
Tutti elementi che aggiungono significato all’intero contesto durante una conversazione rendendola comprensibile ed immediata.
Ambient virtual meetings: dall’implementazione alla realizzazione
Ecco perché implementare soluzioni software e hardware per creare ambienti di lavoro sempre più virtuali significa sostanzialmente rendere l’esperienza utente più leggera ed agile, evitando così l’affaticamento da videochiamata, le distrazioni e la perdita di tempo e di informazioni importanti.
Si possono realizzare, così, Virtual Meeting Rooms in cui i membri possono entrare ed uscire o connettersi in video in modo istantanea in base allo stato di presenza e nel rispetto della privacy. Grazie a sistemi di visione artificiale si possono far apparire i partecipanti ad una riunione all’interno di una stessa stanza o in un auditorium virtuale in caso di formazione o lezione, scontornando ogni singolo partecipante e inserendolo all’interno di uno sfondo comune. Oppure, ottenere visualizzazioni 3D interattive in una riunione del tutto immersiva.
Infatti, l’utilizzo di realtà virtuale durante una riunione permette di immergersi a 360° in immagini 3D. La realtà aumentata o AR permette di sovrapporre all’ambiente reale elementi digitali e combinata con la realtà virtuale o VR di creare ambienti virtuali puri o misti tra virtuale e reale.
Molti hotel utilizzano virtual meeting basati proprio sulla realtà virtuale. Nell’industria automobilistica e meccanica i sistemi di collaborazione integrano visualizzatori CAD con realtà virtuale in modo da trascinare e posizionare oggetti all’interno dello spazio virtuale. Inoltre, le funzioni di editing permettono di effettuare attività come la misurazione di componenti o la colorazione e la marcatura di pezzi senza dover impiegare tempo a ricreare ogni volta un prototipo reale.
Gartner prevede che nei prossimi anni, la maggiore fonte di vantaggio competitivo per il 30% delle organizzazioni deriverà dalla capacità della forza lavoro di sfruttare in modo creativo le tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale (AI), l’Internet of Things (IoT) ed analisi aumentata.
Più sono le modalità supportate dall’ambiente, più sono le modalità di comunicazione possibili
Nel tempo, le tecnologie per migliorare la partecipazione a distanza hanno attraversato una serie di sviluppi anche molto rapidi. La teleconferenza solo audio è stata sostituita dalla videoconferenza, a sua volta implementata da servizi avanzati aggiuntivi come la messaggistica istantanea, il trasferimento di file e la condivisione di applicazioni. Fino ad arrivare a meeting virtuali immersivi in cui tutti i segnali di comunicazione sono mediati dalla tecnologia, gli esseri umani sono avatar e l’intero luogo è un ambiente virtuale. L’ambient virtual meetings permette di aumentare la sensazione in presenza, il suono diventa più forte avvicinandosi a persone oppure oggetti e le interfacce tattili permettono di toccare oggetti ed interagire. La presenza di smartboard, fotocamere e gli strumenti di proiezione di dati ma anche lo sviluppo di dispositivi intelligenti permettono di compiere azioni ma anche riprodurre luci o visualizzare le presentazioni e avere traccia completa del meeting.
Prima del futuro c’è il presente
Secondo Gartner, entro il 2024, solo il 25% degli incontri si svolgerà di persona. Un percorso accelerato dalla pandemia ma che non può prescindere da un processo di digitalizzazione adeguato. Gartner, infatti, durante la pandemia rivolgendosi ai responsabili IT ha indicato tre passaggi fondamentali da fare una volta introdotti strumenti di videoconferenza e collaboration:
- Garantire una rete affidabile, la banda larga e dove non è possibile sfruttare le funzionalità di messaggistica lavorando in modo asincrono e partecipare a riunioni utilizzando le opzioni audio dial-in del proprio dispositivo di telefonia. Molte applicazioni di collaborazione sono mobile first.
- Prestare attenzione alla sicurezza a partire dalle impostazioni dell’amministratore IT, ai controlli degli host delle riunioni e al comportamento degli utenti. Mantenere le riunioni private. Utilizzare un passcode host separato e la randomizzazione degli ID delle riunioni.
- Rimodellare le riunioni in base al numero di partecipanti e utilizzare tecnologie di monitoraggio e di analisi coinvolgendo ed interpellando gli stessi dipendenti per apportare modifiche a livello organizzativo e migliorare la produttività.
Tre passaggi da cui non poter assolutamente prescindere prima di qualunque implementazione futura possibile.
