Sistemi di condizionamento, impianti elettrici, allarmi antincendio, ascensori, hardware informatici. Sono solo alcuni degli asset che si trovano in grande quantità in ogni sito aziendale e dietro i quali si nasconde una complessità di gestione ordinaria e straordinaria, nonché costi economici non indifferenti. A quali livelli di criticità si può arrivare se questa situazione si replica in centinaia di siti?
Questa è la realtà in cui si trova un’impresa della grande distribuzione come il gruppo Coin, uno dei simboli storici del commercio di abbigliamento e una realtà in incessante evoluzione. La carta d’identità parla di un’organizzazione nazionale e internazionale che opera con i marchi Ovs, Coin, Upim, Iana ed Excelsior Milano. Probabilmente solo per citare i più noti e consolidati, perché anche nel momento in cui scriviamo, l’azienda ha in corso alcune altre acquisizioni. Ovs è la prima azienda in Italia nel fast fashion. Conta poco meno di 700 negozi sul territorio nazionale e all’estero, che servono più di 13 milioni di clienti all’anno, oltre 115 milioni di capi venduti. Il brand ammiraglio, Coin, identifica una rete di oltre 100 department store, distribuiti nei centri storici delle più importanti città italiane, in cui ogni anno quasi 50 milioni di clienti si recano per acquistare prodotti di abbigliamento (20,5 milioni venduti) e articoli di varie altre categorie merceologiche, in un’ottica multi-brand. Con un approccio simile, ma con un’offerta storicamente più economica, opera anche la rete di grandi magazzini Upim: 37 punti vendita diretti e 118 in franchising, per un totale di 210.000 mq. Iana, invece, è una catena di negozi di abbigliamento bambino, mentre Excelsior Milano è un luxury boutique store in cui si propongono moda, food e design. Dietro tutto questo esistono una catena di approvvigionamento estesa a livello internazionale e due grandi magazzini, a Milano e Piacenza. Da qui si calcola che sugli scaffali dei punti vendita dei diversi brand arrivino oltre 180 milioni di pezzi all’anno.
Consolidare informazioni, documenti e metodologie di lavoro
Andrea Scussel, responsabile dei Servizi tecnici del gruppo Coin
Una grandissima quantità di cespiti fisici sostiene giorno e notte la vita di questo organismo complesso. Fino a poco tempo fa la gestione delle attività di manutenzione ordinarie e straordinarie, svolte da una ventina di società esterne, veniva effettuata con il supporto di fogli Excel e file Word e attraverso e-mail, sms e chiamate telefoniche. “A un certo punto – spiega Andrea Scussel, responsabile dei Servizi tecnici del gruppo Coin –, soprattutto a seguito di nuove acquisizioni, è emersa la necessità di un nuovo sistema in grado di consolidare tutte le informazioni, i documenti e le metodologie di lavoro e condividere tutto con i vari attori. Per fortuna, grazie ai fogli Excel, esisteva già un censimento di tutti gli asset ma mancava uno strumento strutturato per gestire tutto in modo più efficiente e, allo stesso tempo, economico”. Questo tipo di innovazione doveva servire anche per permettere alla struttura dei Servizi tecnici del gruppo Coin di poter operare come un global service provider, “ma interno all’azienda”.
Un fornitore di servizi globali che, da un lato, ha clienti interni (soprattutto i punti vendita) e, dall’altro, decine di società esterne di installazione e manutenzione, alcune operanti solo a livello locale e altre responsabili di determinate attività anche in ambiti territoriali più ampi. Alcune di queste aziende sono cresciute con il gruppo Coin, ma anche loro, per poter continuare ad operare per questo cliente, hanno dovuto evolvere nel tempo il loro modo di lavorare e, in linea con le tendenze degli ultimi anni, accettare di stipulare Service level agreement (Sla). Anche in virtù di tutto questo, per il team guidato dall’ingegner Scussel è diventato, nel corso del tempo, sempre più necessario disporre di strumenti per monitorare la qualità dei servizi fruiti e la correttezza dei costi sostenuti.
Le fasi progettuali e la vision sul futuro
Consapevoli della necessità di un vero e proprio sistema informativo di asset management, nel 2009 Scussel e il suo team hanno dettagliato le loro esigenze e hanno iniziato ad esaminare alcune proposte sul mercato. “Ho capito – racconta – che l’offerta di Infor rientrava fra quelle top”. A questo punto è stata coinvolta la Direzione Sistemi informativi del gruppo, che poi seguirà con propri supervisori anche l’implementazione del progetto, inclusa, ovviamente, la compatibilità con le altre applicazioni esistenti. “Anche loro – continua il responsabile dei Servizi tecnici del gruppo Coin – hanno compiuto un’analisi del mercato, mi hanno rassicurato sulla validità della proposta Infor, ma mi hanno anche chiesto di analizzarne un’altra dello stesso livello. Dopo un confronto, abbiamo scelto la soluzione Enterprise Asset Management (Eam) di Infor”.
Scussel dichiara di essere stato subito “colpito dalla proattività sia della software house sia del suo partner sul territorio [la società Know-How di Padova, ndr]. Un atteggiamento che è stato mantenuto durante le moltissime riunioni e lunghe attività di analisi, necessarie anche per realizzare diverse personalizzazioni”. Una delle realizzazioni originali più importanti è stata sviluppata nel corso del progetto dagli specialisti di Know-How sulla base di una richiesta presentata dai Servizi tecnici del gruppo. “Si tratta – spiega Scussel – di una ‘Bacheca Virtuale’ costituita da un foglio di lavoro su cui vengono inserite le richieste di lavoro da parte del direttore del negozio o dello stesso fornitore. Questa richiesta rimane allo stato virtuale finché non viene valutata e autorizzata dal Servizio Tecnico, il solo che può decidere se la richiesta è urgente e quindi assegnarle una priorità, o in caso contrario accodarla ad altri interventi già previsti, oppure chiedere un preventivo più accurato”.
L’implementazione di Infor Eam, una soluzione in architettura Web, si è svolta per fasi successive. Nella prima è stato compiuto il trasferimento dell’anagrafica degli asset dei singoli punti vendita sul nuovo strumento e sono state individuate le figure e le entità interne ed esterne all’azienda (direttore punto vendita, servizi tecnici, fornitori, contabilità, controller) che possono accedere al sistema, con diversi livelli di autorizzazione, e alle informazioni in esso contenute. Poi, per circa due mesi, il sistema è stato testato, coinvolgendo i direttori dei punti vendita di una trentina di siti e raccogliendo le loro osservazioni. In seguito si è estesa la rete di copertura ad altri punti vendita, processo che è stato completato, nel rispetto dei tempi fissati, entro giugno del 2011. “Oggi – precisa però Scussel – il sistema è abbastanza a regime. Dal momento che gruppo Coin è una realtà in continuo movimento, sono sempre necessarie nuove implementazioni. Inoltre non stiamo ancora sfruttando a pieno tutte le potenzialità della piattaforma, soprattutto per l’aspetto del trattamento dei dati, la reportistica e le attività statistiche, nonché per la valutazione dei fornitori”.
Man mano che tutto ciò che concerne la vita degli asset e i relativi aspetti economici viene memorizzato e trattato all’interno del sistema, questo assume anche il ruolo di un archivio, che sostituisce progressivamente quello cartaceo e consente una più rapida ed efficiente consultazione dei contenuti agli attori interessati. “Nel sistema – esemplifica Scussel – si possono trovare preventivi e consuntivi standardizzati e diventa così più facile per tutti confrontarli e catalogarli. Tutti i nostri fornitori sanno di essere trattati e giudicati alla stessa maniera”. Un altro fronte su cui i Servizi tecnici intendono sviluppare ulteriormente il sistema nei prossimi tempi, è quello dell’integrazione con i device mobili. “Stiamo pensando di dotare i nostri fornitori con dispositivi di questo tipo, collegati alla nostra piattaforma”. In conclusione, Scussel si dichiara convinto di una cosa: “l’utilizzo di strumenti aiuta le persone a seguire dei metodi. Se è così, allora, gli strumenti devono essere quelli giusti”.
