Contratti Saas per gestire l’hosting delle risorse software, ma anche per ottenere i servizi di ordinaria manutenzione e di supporto nel caso di eventuali malfunzionamenti ed errori.
Con la proliferazione delle applicazioni SaaS nell’azienda, invece di essere una mansione in carico alla contabilità, la gestione degli abbonamenti e la relativa fatturazione sempre più spesso ricadono direttamente sull’IT.
Questo perché, senza la supervisione di un responsabile dei sistemi informativi, le organizzazioni potrebbero ritrovarsi a pagare per servizi cloud aggiuntivi o funzionalità di cui non hanno bisogno.
Contratti SaaS: anche le ragioni contabili hanno un peso
I professionisti IT devono sviluppare conoscenze in materia finanziaria. Anche perché per le organizzazioni che utilizzano un’ampia varietà di applicazioni SaaS, queste capacità sono particolarmente critiche. Il punto di partenza dell’analisi? Che tutti i servizi di supporto SaaS e gli abbonamenti hanno una data di inizio e di fine.
Chi dispone di più abbonamenti SaaS, può utilizzare la formula de co-therming per semplificare la fatturazione e il pagamento. La tecnica prevede che tutti i singoli abbonamenti di un account vengano configurati per avere la stessa durata o la stessa data di rinnovo. Applicando un adeguamento dei costi proporzionale, il co-therming garantisce che l’acquirente paghi quanto definito dall’abbonamento. La sfida maggiore, in questo caso, è il monitoraggio: ogni volta che si separano le risorse, sono richiesti più tempo e maggiori sforzi per tenerne traccia.
Il co-therming, infatti, può rivelarsi complicato per alcuni abbonamenti SaaS: per esempio se scadenzati mensilmente o annualmente. In sintesi, se sono stati sottoscritti molti contratti SaaS, il costo risultante rischia di essere enorme. Condensare l’intero budget operativo annuale in un unico punto dell’anno sui libri contabili ha un peso importante, il che può scoraggiare le imprese. Questo è il motivo per cui alcuni scelgono di partizionare i contratti SaaS su trimestri diversi.
Best practices e suggerimenti per i contratti SaaS
Le seguenti best practice possono aiutare i team IT a monitorare e gestire efficacemente gli abbonamenti del software on demand.
#1 Archiviare le informazioni in un Excel
Molti professionisti, aziendali e IT, conservano anche le informazioni più pertinenti nelle loro e-mail. La posta elettronica come mezzo di archiviazione, tuttavia, ha politiche di conservazione uniche e una longevità discutibile. Questo vale particolarmente nel caso in cui i dipendenti lasciano l’azienda. Il che significa per archiviare le informazioni il metodo è rischioso.
Gli esperti suggeriscono di inserire le informazioni sull’abbonamento SaaS in un foglio di calcolo in cui includere puntualmente:
- data di inizio e fine dei contratti
- numeri di contratto
- informazioni di contatto per il personale di vendita e supporto del cloud provider
- riepilogo delle questioni chiave
- date di rinnovo
- contatti interni per ogni app in SaaS
- altri dettagli importanti del contratto
Il foglio di calcolo può anche includere un documento Word protetto e integrato con password pertinenti e altre informazioni riservate. L’importante è non dipendere da una singola persona o account di posta elettronica per collezionare tutte queste informazioni. I file devono essere accessibili a tutto il personale autorizzato, soprattutto nel caso della dipartita di qualcuno e della conseguente cancellazione dell’account di posta elettronica.
#2 Utilizzare un calendario
I professionisti aziendali e IT ogni giorno si affidano ai calendari per organizzare la loro vita professionale e personale. Lo stesso dovrebbe valere per i contratti SaaS, in particolare per tenere traccia dei rinnovi dei contratti e dei pagamenti. Un attento esame dei rinnovi contrattuali richiede tempo, e gestirlo mediante un calendario condiviso garantisce che i rinnovi ricevano tutta l’attenzione necessaria da parte di ogni membro del team, considerando che si tratta di uno sforzo collettivo.
#3 Condurre revisioni annuali dei contratti
Al di fuori delle tempistiche di rinnovo del contratto o della scadenza di pagamento, è bene prevedere un’attività di revisione annuale. Questo perché analizzare i termini del rinnovo dei contratti SaaS può richiedere settimane o mesi di lavoro. Prima di pagare una fattura SaaS, le squadre IT preposte devono esaminare l’utilizzo dell’applicazione e tutti i feedback di monitoraggio, il tracking degli eventi e la corrispondenza delle SLA, il che si traduce in diverse ore di lavoro e di approfondimento. Solo così si può ottenere visibilità e trasparenza in merito al valore che un’organizzazione ottiene dai servizi pay per use. Senza queste revisioni approfondite, infatti, i costi dei contratti SaaS possono aumentare rapidamente e inutilmente nel giro di pochi anni.
Strumenti di gestione degli abbonamenti SaaS
Per la gestione dei contratti SaaS esistono sono diversi prodotti ausiliari sul mercato. Nella tabella seguente sono elencati i più diffusi.
Il denominatore comune a questi strumenti è una dashboard a visione singola che consente a tutte le parti di visualizzare la spesa operativa. Avere informazioni dettagliate su tutte le spese migliora la pianificazione del budget ma, sul fronte del risparmio, l’azienda fa saving solo se monitora accuratamente le spese. Sebbene questi strumenti siano utili, si possono ottenere maggiori risparmi sui costi solo attraverso una maggiore pianificazione di tutte le operazioni in cloud.
