RPA, BPA, DPA e IPA sono tecnologie di automazione dei processi verso le quali l’interesse dei CIO è in continuo aumento, ma in cosa differiscono? Trasformare e automatizzare i processi aziendali sono grandi priorità per i CIO: Gartner aveva identificato come uno dei principali trend 2020 quello dell’hyperautomation, evidenziando che RPA (Robotic Process Automation) e iBPMS (intelligent Business Process Management Suite) sono elementi chiave di questo trend.
La RPA è solo una delle tante tecnologie di automazione dei processi che le aziende stanno implementando per guidare gli obiettivi organizzativi, dall’aumento dell’efficienza alla trasformazione digitale. Questo fiorente settore dell’automazione comprende numerose opzioni software (da BPA a RPA a DPA ecc.), ciascuna delle quali promette di trasformare una parte dell’impresa. Tuttavia, l’elenco delle tecnologie di automazione dei processi ha anche dato origine a diverse interpretazioni e definizioni, creando disaccordi e persino confusione nel mercato su ciò che ciascuna di esse intende e fa esattamente. In questa brevissima guida cerchiamo di fare un po’ di ordine.
Cos’è la RPA – Robotic Process Automation
La RPA rappresenta una porzione significativa del mercato dell’automazione, come dimostrano le statistiche di Gartner. Gli esperti sembrano concordare sul fatto che questa classe di tecnologie è per un uso mirato, progettata per automatizzare attività ripetitive.
“I robot comunicano con i sistemi aziendali per semplificare i processi e ridurre il carico per gli esseri umani. Ma l’RPA non ha intrinsecamente alcuna intelligenza; un RPA autonomo non ha intelligenza artificiale o abilità di apprendimento automatico; può imitare un essere umano ma non ha alcuna capacità decisionale o di giudizio “, ha spiegato Anurag Saxena, partner per automazione e cognitive presso ISG, società di consulenza e ricerca tecnologica.
Più specificamente, RPA riguarda l’automatizzazione dei processi aziendali per fornire efficienze tattiche, ha affermato Craig Le Clair, vicepresidente e analista principale di Forrester Research e autore di Invisible Robots in the Quiet of the Night: How AI and Automation Will Restructure the Workforce.
Le Clair ha affermato che gli utenti aziendali stanno guidando gran parte dell’adozione dell’RPA, spiegando che “è molto più bottom up che top down” con molti responsabili delle unità aziendali che impiegano consulenti esterni e società di servizi IT per implementare piattaforme RPA e configurare i bot perle specifiche esigenze aziendali.
“È molto più orientato al business rispetto alle altre tecnologie”, ha aggiunto.
I pilastri della robotic process automation
Senza dubbio alla base di RPA e automazione dei processi vi sono le tecnologie di intelligenza artificiale che possono svolgere vari compiti per semplificare l’esecuzione delle attività di business.
Le tecnologie, però, non bastano: servono nuove metodologie e change management. Per sfruttare appieno i vantaggi da esse generati le aziende devono lavorare alla propria organizzazione.
In primo luogo, è necessario fare una mappatura dei propri processi per capire quali sono le risorse coinvolte, come sono allocate, che task sono assegnati eccetera. Naturalmente, tool digitali sono in grado di aiutare a tradurre i flussi di lavoro in grafici di facile fruizione. A questo punto i decision maker possono fare le loro valutazioni e, comunque appoggiarsi alla tecnologia, per fare le proprie scelte.
Tra i pilastri fondamentali della RPA vi è poi il cloud il paradigma di erogazione di hardware sia software che, per sua natura, consente di avere accesso a risorse che in altro modo le aziende non potrebbero permettersi. E questo vale, naturalmente, anche per gli strumenti di Robotic process automation.
Il quest’ambito, poi, come in tanti altri, microservizi e container consentono lo sviluppo delle applicazioni in modo più semplice e di renderle più facilmente portabili.
Le API, dal canto loro, agevolano le connessioni tra applicazioni riducendo sforzi ridondanti di sviluppo.
Quali sono i benefici dell’Rpa
Esempi di RPA
Applicazioni robotiche possono occuparsi di attività in ambito finance, quali le riconciliazioni bancarie.
L’RPA può supportare gli operatori in ambito sanitario per tenere aggiornate le cartelle cliniche. Ed è utilizzabile per gestire in modo automatizzato gli appuntamenti.
In campo turistico e, più in generale servizi, l’RPA è in grado di collaborare all’elaborazione di tariffe, offerte e preventivi.
RPA in Italia
DPA – Digital Process Automation o BPM – Business Process Management?
Forrester utilizza l’acronimo DPA (che sta per Digital Process Automation) come termine sostitutivo per le suite di gestione dei processi aziendali (BPM).
“La DPA automatizza un processo dall’inizio alla fine”, ha affermato Le Clair, aggiungendo che le tecnologie DPA vengono utilizzate per processi più lunghi e complessi rispetto alle attività che possono essere gestite efficacemente dalla RPA. “Questi processi in genere contengono una moltitudine di decisioni che, se si utilizza l’RPA, creerebbero bot troppo lunghi e troppo difficili da mantenere. Il mondo della DPA riguarda la trasformazione di un processo: in realtà si tratta di creare un nuovo processo”, ha aggiunto Le Clair. “La DPA ha una visione più ampia end-to-end di un processo e il presupposto è che continuerai a migliorarlo nel tempo”.
Nel suo rapporto di marzo 2019, RPA, DPA, BPM, And DCM Platforms: The Differences You Need To Know, Forrester ha rinominato le suite BPM come DPA e ha ulteriormente identificato le opzioni come piattaforme DPA-deep o DPA-wide.
La DPA-deep è, secondo Forrester, un’automazione che trasforma e migliora un processo aziendale e, a causa della complessità, richiede tecnici qualificati per implementare un miglioramento continuo. Mentre la DPA-wide, spiega la società di analisi, ha l’obiettivo di “estendere la progettazione dei processi dai piccoli gruppi di sviluppo altamente qualificati agli utenti aziendali” e ha osservato che questi progetti “dovrebbero essere gestiti dall’azienda e forniti utilizzando piattaforme low code e metodi Agile”.
RPA vs BPA vs DPA
Il termine Business Process Automation (BPA) viene utilizzato da alcuni esperti come termine generico per definire tutta la gamma di tecnologie di automazione dei processi. Tuttavia, ci sono opinioni diverse su questo termine e sugli altri nella sfera dell’automazione.
Ad esempio, Gina Schaefer, responsabile Intelligent Automation presso Deloitte Consulting LLP, ha affermato che diversi termini, DPA, BPA e RPA, sono praticamente intercambiabili: “Digital, business e robotic process automation sono essenzialmente gli stessi: se applicati in modo appropriato, si riferiscono all’automazione completa dei processi end-to-end”, ha affermato. “In particolare, questi termini si riferiscono all’uso di software di automazione con script per imitare le azioni umane nell’esecuzione di attività di tipo swivel chair [attività che implicano l’inserimento manuale dei dati in un sistema e quindi l’inserimento degli stessi dati in un altro sistema. Il termine deriva dalla pratica dell’utente che passa da un sistema all’altro utilizzando una sedia girevole ndr], basate su regole, in genere in cui un individuo accede ed elabora i dati da più applicazioni”.
Schaefer ha anche offerto un’altra definizione alternativa per DPA, sottolineando che può fare riferimento all’automazione dei processi desktop.
Ma anche in questo caso ci sono opinioni differenti: alcuni vendor che utilizzano il termine “automazione desktop” lo applicano specificamente ai robot software che risiedono all’interno del singolo computer di un dipendente in cui i robot eseguono attività specifiche. Altri utilizzano la definizione Robotic Desktop Automation (RDA), per descrivere una RPA su piccola scala per applicazioni desktop.
Le tecnologie aggiuntive: entra in gioco l’IPA
Le tecnologie di automazione dei processi spesso si basano su altre tecnologie: l’elaborazione del linguaggio naturale, che utilizza l’intelligenza per interpretare il linguaggio umano per orientare i processi nella giusta direzione; il riconoscimento ottico dei caratteri e il riconoscimento intelligente dei caratteri per riconoscere il testo scritto e stampato e trasformarlo in dati standardizzati che i sistemi di automazione può utilizzare per eseguire i processi.
Le tecnologie emergenti ampliano ulteriormente l’elenco delle tecnologie di automazione dei processi e gli acronimi corrispondenti, una di queste è l’Intelligent Process Automation (IPA).
L’IPA (quella che Gartner definisce iBPM) è sempre più vista come un complemento alla RPA, con l’estensione dell’ambito della Robotic Process Automation con le tecnologie AI. Secondo gli analisti, i CIO dovrebbero considerare alcune delle importanti distinzioni tra le due tecnologie di automazione come parte delle loro roadmap tecnologiche.
L’IPA copre un ambito di lavoro più ampio rispetto all’RPA. Può gestire più tipi di formati di dati e può abilitare nuovi tipi di processi decisionali più intelligenti. Ottenere i migliori risultati da una strategia IPA richiede che i team IT e di data science collaborino più a fondo.
“L’RPA è di natura puramente robotica e non richiede intelligenza per funzionare”, ha affermato Banwari Agarwal, leader Global Market for IPA presso Cognizant. Di conseguenza, è una buona tecnologia per l’automatizzazione di processi aziendali ben definiti e basati su regole.
Al contrario, l’IPA viene utilizzata per automatizzare i processi aziendali più complessi che beneficiano delle capacità di intelligenza artificiale. Ciò comporta la combinazione di acquisizione dati intelligente, elaborazione del linguaggio naturale, apprendimento automatico e analisi operativa con RPA. “Sia RPA e IPA sono utili in diversi tipi di situazioni”, ha detto Agarwal.
Il lavoro cambia con la robotic process automation
In un mondo industriale già caratterizzato dalla tecnologia, il cambiamento introdotto dalla RPA è principalmente uno. Rispetto alla tradizionale automazione IT la Robotic process automation permette alle macchine di essere consapevoli della propria attività e di adattarsi alle situazioni in evoluzione. I software RPA possono infatti essere istruiti a capire le attività che vanno a comporre i processi, a manipolare i dati che vengono trattati e generati e, anche a suggerire o effettuare nuove azioni.
Gli ambiti in cui la RPA può esprimere la sua potenzialità sono, per esempio, il customer care per fornire un servizio più veloce e puntuale. La RPA può essere utile per le attività di contabilità, di reporting transazionale e il budgeting.
Guardando alla supply chain: grazie alla RPA è possibile automatizzare ordini e pagamenti in base a input legati al monitoraggio di inventari e spedizioni.
Per quanto riguarda i vari settori, per esempio, le realtà attive nel finance possono inaugurare nuove modalità. Per esempio, agendo sulla gestione dei conti, delle polizze all’insegna della rapidità di risposta e quindi acquisizione di eventuali nuovi clienti. D’altra parte, anche tutti gli addetti del settore sanitario possono innovare le loro metodologie di lavoro. Per esempio automatizzando condivisione protetta dei dati, sistemi di prenotazione eccetera. E gli esempi possono essere tantissimi.
Tutto questo significa trasformare significativamente il modo di lavorare garantendo maggiore efficienza e rapidità di esecuzione di compiti semplici, valorizzando il contributo delle risorse umane.
L’impatto del Covid nell’automazione dei processi
La pandemia di coronavirus costringe le organizzazioni a spostare rapidamente i budget IT. Secondo un sondaggio di professionisti IT condotto da Evaluator Group, il 50% delle aziende prevede tagli al budget IT. Il 19% ha previsto di spostare la spesa dalle spese in conto capitale alle spese operative. Ciò significa meno soldi per soluzioni software innovative poiché le organizzazioni si preoccupano di più della continuità operativa.
Cambierà anche il modo in cui le aziende spendono il loro budget.
“Gli investimenti a basso rischio sono privilegiati quando i budget operativi sono limitati”, ha affermato Gurmeet Mangat, analista di strategia digitale con DDB Consultants. “Quando la spesa avviene in tempi incerti, le persone vogliono essere certi che il ritorno del loro investimento sia quasi garantito”.
Pertanto, sostengono gli analisti, gli investimenti sui quali le persone saranno disposte a rischiare saranno quelli che semplificano le attività manuali e ripetitive.
“Poiché un numero sempre maggiore di dipendenti sceglie di lavorare da casa, le organizzazioni sono alla ricerca di nuovi modi per automatizzare le attività comunemente eseguite in ufficio”. Ha affermato Sal Pece, analista software senior di Xennial Consulting.
Quale sarà l’effetto a lungo termine di Covid-19 sul settore IT? Solo il tempo lo dirà. Non c’è dubbio che gli strumenti per risparmiare tempo che consentono ai dipendenti di lavorare da casa diventeranno più comuni.
Quali sono i migliori software RPA 2021
Secondo un aggiornamento recente pubblicato dal sito Sceglifornitore, i 5 migliori software RPA del 2021 sono i seguenti. Si premette che ciascuno di loro garantisce elevati livelli di prestazione nei vari ambiti RPA.
- Automation Anywhere: si contraddistingue per la sua semplicità di utilizzo.
- Blue Prism: pensato per aumentare la produttività occupandosi dello svolgimento di mansioni obsolete e ripetitive.
- Pega Platform rende disponibile un programma personalizzabile per le esigenze specifiche.
- UiPath RPA offre competenze (in costante aggiornamento) per gestire differenti tipi di processi.
- WinAutomation si occupa di più compiti e garantisce pieno controllo dell’operatività.
