Il tema dominante di ogni trasformazione è sempre stato quello di servire meglio l’organizzazione. Dall’iniziale operatività della macchina si è giunti ora alla operatività dell’impresa, ovvero alla capacità di fare sistema dell’insieme delle risorse dell’organizzazione e delle capacità elaborative per contribuire allo sviluppo e a sostenere le operazioni del business.
È anche cambiato il modello di valutazione del business: dalla mera sostituzione di forza lavoro siamo giunti all’IT strutturato capace di svolgere le funzioni di relazione (Crm, Scn, Edi, ecc.), di pianificazione e integrazione operativa (Erp), di analisi intelligente dei dati (BI) e quant’altro. Tutto ciò reso più complesso da controllare e da gestire a conseguenza delle strutture distribuite e della costrizione dei costi.
I grandi centri distribuiti hanno da subito riconosciuto i vantaggi del consolidamento, nel miglior servizio reso agli utenti locali e remoti potendone conoscere lo stato operativo dei sistemi, i livelli dei software da questi utilizzati, potendone attivare o disattivare le applicazioni periferiche in funzione delle politiche aziendali, o ancora potendo distribuire il software rispettando le esigenze delle unità operative periferiche; tutti vantaggi questi che apportano valore ed efficienza all’operatività aziendale.
Perché il consolidamento e come
La sofferenza dei grandi centri distribuiti è stata caratterizzata dalla criticità nel raggiungimento dei benefici; quelli inizialmente prospettati non sempre sono stati raggiunti, nonostante l’introduzione di nuove applicazioni e delle nuove risorse infrastrutturali necessarie. L’aggravio dei costi, l’insoddisfazioni degli utenti e del management e la necessità di effettuare interventi improvvisati, al meglio e al momento della richiesta hanno avuto un riflesso negativo sulla valutazione dell’IT. È da notare che in molti casi la sofferenza è stata causata dalla preferenza per interventi manuali più direttamente controllabili rispetto a quelli automatici.
HP da tempo propone per il consolidamento dei Data Center la soluzione HP Operation Center che è in grado di rispondere in modo olistico alle esigenze di gestione di sistemi complessi. Essa indirizza gli aspetti che vanno dalla scelta e gestione dei progetti e del portafoglio, alla gestione della qualità e alla validazione delle prestazioni; inoltre consente di predisporre il sistema di gestione ad operare sulla base di prestabilite policy. La soluzione diventa così capace, a seguito degli input iniziali provenienti dagli agenti presenti nel sistema, di evitare che i problemi crescano in intensità e complessità, intervenendo tempestivamente già sulla base delle prime indicazioni ricevute dagli agenti.
Gli obiettivi del consolidamento si possono, secondo Idc, raggruppare in tre principali categorie: miglioramento dei livelli di servizio; miglioramento dei risparmi o riduzione dei costi operativi; aumento della flessibilità nel rispondere alle esigenze del business.
La valutazione del sistema informatico e l’evoluzione del valore
Con il consolidamento cambia il modo di valutare economicamente l’IT; dal tradizionale centro di costo, dove l’investimento viene valutato per quanto fa risparmiare in termini di risorse tecnologiche o umane, si passa alla valutazione della fruibilità del sistema, misurando l’investimento oltre che a fronte della riduzione dei costi, anche per l’aggiunta di valore apportata all’operatività aziendale. La nuova equazione prende in considerazione oltre al valore correlato all’operatività del sistema anche quello apportato allo sviluppo del business.
Il consolidamento rende quindi per primo: i benefici della semplificazione dell’infrastruttura dei sistemi, della riduzione delle infrastrutture, dei costi delle licenze, dello staff, dei costi di manutenzione e del numero dei data center; come secondo, può fornire valore con il miglioramento dell’operatività e dell’adattabilità del sistema, e terzo, con nuovi e più elevati livelli di servizio apportare un maggior contributo allo sviluppo del business.
A questi tre livelli correlano tre orientamenti dell’IT in ordine: al prodotto, alla soluzione e al consolidamento.
Secondo le stime di Butler Group, con il consolidamento, è possibile conseguire un risparmio dal 15% al 25% dei costi ICT, comprendendo tra questi i costi del personale, delle apparecchiature, delle licenze e delle reti.
Il valore del consolidamento
L’IT sta sempre più riconoscendo che il suo nuovo core business sono i processi di business, i quali per loro natura sono trasversali sulle precedenti soluzioni funzionali orientate silos. Si sta scoprendo che il precedente approccio, volto a rispondere all’esigenza di servizio per gli utenti, ha portato ad una proliferazione di server e di storage rilevante, la regola del “un server per applicazione” ha moltiplicato a dismisura le risorse di elaborazione. Ciò ha reso tra l’altro ancora più critico il rapporto tra i vantaggi ed i costi delle soluzioni adottate, provocando l’incremento dei costi delle soluzioni adottate e della loro gestione, rendendo più complessa e critica l’offerta del servizio e dei tempi di assistenza, provocando ritardi nell’avviamento delle nuove applicazioni, minando la sicurezza e l’affidabilità dei sistemi e del servizio e rendendo più critico il disaster recovery e la continuità del servizio. L’ accentramento non è un ritorno al passato, ma un approccio nuovo volto a migliorare le condizioni economico-operative dei sistemi mirati a soddisfare alle esigenze del business.
Il modello di stima “incrementale”, che applica percentuali di incremento anno su anno alla pianificazione e al budget, non risponde all’esigenza del consolidamento, è necessario applicare il modello “zero based”, più critico nel valutare e considerare la validità e l’utilità di tutto ciò che si pianifica.
È conseguente quindi guardare a nuovi modelli più “gestionalmente” (ottimizzazione e consolidamento) e più “fisicamente” (virtualizzazione, accentramento) adeguati e rispondenti alle nuove esigenze (vedi figura 1).
Figura 1 (per visualizzarla correttamente cliccare sull’immagine)
La pianificazione
Risultati positivi sono ottenibili qualora le azioni siano pianificate e siano conseguenti allo sviluppo attento di una strategia di gestione basata sull’analisi delle specifiche esigenze, delle priorità del business e siano messi in atto piani di implementazione sostenibili in relazione all’infrastruttura, alle risorse e alle capacità di governance del sistema.
Punti chiave cui porre attenzione sono: l’assegnazione di adeguate risorse, il reperimento delle professionalità necessarie richieste, capaci di considerare con la dovuta attenzione la strategia di consolidamento, il valore per il business e la riduzione dei costi cui si mira.
L’obiettivo del consolidamento è di realizzare un ambiente ottimizzato e bilanciato con passi implementativi che dalla situazione attuale portino gradualmente al “service-centric”, ovvero che portino il sistema IT dal primo al terzo dei livelli sopra definiti.
Non c’è una risposta unica, valida per tutti, al consolidamento, l’equazione da risolvere è di trovare e realizzare il corretto bilanciamento tra l’ambiente centralizzato e quello totalmente distribuito tale da consentire di raggiungere gli obiettivi cui si mira di prestazioni, di costo e di valore per l’organizzazione.
HP Operation Center consente di identificare i punti critici per funzionalità e valore dell’IT. Grazie a questo strumento si ha la capacità di rilevare, di controllare e gestire le variabili degli eventi, di misurare la disponibilità e le prestazioni, di valutare con i suoi modelli l’impatto dei servizi IT e delle componenti applicative sui servizi e sui processi di business.
Punto critico in un progetto di consolidamento è la conoscenza del punto di partenza, che deve avere ben presenti lo stato e i contenuti delle applicazioni, dei servizi, delle misurazioni dei livelli delle prestazioni, dell’importanza di ogni singolo servizio in relazione al business, dell’impegno delle risorse, ecc.. Secondo quanto afferma Dennis Drogseth, VP di Enterprise Management Associates, il 43% dei fuori servizio delle applicazioni non è rilevato da strumenti automatici capaci di gestirli, ma dall’utente finale che li subisce. Anche Butler Group riporta che sono ancora molte le organizzazioni che non dispongono di sistemi di misurazione delle prestazioni e meno ancora quelle che dispongono di sistemi di gestione e di rilevamento degli asset contenuti nell’ambiente IT.
È pur vero che la conoscenza del punto di partenza può essere critica, ma senza una definizione delle aree da controllare e senza misurazioni delle prestazioni, la pianificazione è impossibile. Per una pianificazione valida e sostenibile si devono rilevare e implementare dei veri e propri KPI e KPO (Key Performance Indicator e Objective) riferiti dapprima al solo sistema IT per poi estenderli al terzo livello, quello del contributo al business. Non da ultimo, la pianificazione per dare i benefici descritti non deve essere un esercizio isolato nel tempo ma deve essere un esercizio applicato con continuità.
Più esplicitamente tutto ciò significa soddisfare ad esigenze tecniche e ad esigenze gestionali, le prime riguardanti il rilevamento dell’andamento dell’infrastruttura IT, le seconde riguardanti l’operatività olistica dell’impresa quindi dell’insieme dei servizi e delle applicazioni commisurate alle richieste ed esigenze espresse dal business need (vedi figura 2).
Figura 2 (per visualizzarla correttamente cliccare sull’immagine)
Sotto il profilo dell’efficienza è da rilevare che molte organizzazioni utilizzano ancora i rapporti mensili, inutili stampe, ormai superate, che nessuno più legge e che rimangono in vita solo per abitudine; anche in questo caso l’applicazione del processo “zero based” ai report può portare a sostituire questi con i nuovi sistemi capaci di un rilevamento e di un reporting continuo al management circa lo stato operativo, l’utilizzo e le prestazioni del sistema IT e del contributo in termini di valore che l’IT è in grado di dare al business aziendale.
La distribuzione e la disponibilità delle informazioni e del software
Con riferimento al terzo livello più sopra esposto è da evidenziare che l’incremento di valore per il business derivante dalla disponibilità rapida e globale delle informazioni a sostegno degli utenti finali è fondamentale per avviare promozioni di marketing, per rilasciare e lanciare nuovi prodotti, per azioni di customer care e per altri eventi e attività “on demand” del business .
Operazioni queste che possono richiedere una quantità rilevante di risorse di elaborazione e di rete di comunicazioni che, se l’IT non è in grado di rendere disponibili, possono causare perdite di affari o anche di sola immagine. Un sistema consolidato, ottimizzato e virtualizzato, grazie all’alto grado di flessibilità intrinseco è più adatto a rispondere a queste esigenze. Il recente caso del nuovo terminal di Heathrow con la cancellazione ed il ritardo dei voli dimostra dell’importanza del servizio IT a sostegno del business.
La distribuzione elettronica del software è un elemento fondamentale in un ambiente che mira all’ottimizzazione e al consolidamento, infatti è centralmente che occorre gestire il livello e la qualità dei servizi che gli utenti periferici fruiscono grazie al software loro distribuito – Gartner stima che circa il 50% delle imprese distribuisca elettronicamente il software.
Tra i principali benefici derivanti dalla distribuzione elettronica del software sono: la riduzione dei costi, la maggior facilità d’uso del sistema, il miglior controllo di coerenza, operativo e di auditing, la maggiore efficienza del sistema elettronico di distribuzione rispetto a quello tradizionale dei CD, la riduzione dell’assistenza richiesta dagli operatori remoti che, grazie anche all’uso privato di Internet che fa scuola, hanno accresciuto la loro esperienza nelle operazioni del software distribuito elettronicamente.
La complessità di gestione di un sistema distribuito cresce in misura più che proporzionale rispetto al crescere del numero di risorse, server, storage, connessioni, che lo compongono, ed è qui dove la consolidation mostra il suo vantaggio.
L’uso di questi sistemi innovativi e più performanti, lascia da un lato una disponibilità per un migliore impiego delle risorse liberate, dall’altro rende una migliore produttività delle stesse quando impegnate in compiti di maggiore rendimento e valore per l’azienda, ciò è particolarmente significativo quando i costi delle risorse umane sono in crescita.
Senza meccanismi operativi e di controllo a ciclo completo, dalla distribuzione, all’attivazione, al reporting, gli utenti dei sistemi remoti possono incontrare serie difficoltà e la funzionalità del sistema aziendale lasciata al solo livello di -best effort (vedi figura 3).
Figura 3 (per visualizzarla correttamente cliccare sull’immagine)
Ottimizzazione o consolidamento non sono solo un modello capace di condurre alla riduzione dei costi IT ma sono veri e propri processi di gestione dell’insieme delle risorse che mirano a creare una infrastruttura efficiente e dinamica da cui derivare il massimo valore per il business.
Considerazioni conclusive
Il CIO con la tecnologia, il consolidamento e l’efficace ottimizzazione del sistema può anticipare e gestire i cambiamenti, gestire architetture anche complesse, standardizzare e automatizzare i processi di governo dell’IT, mentre con la virtualizzazione può accrescere il valore degli investimenti fatti aumentando il valore dei servizi che sottendono alla generazione del fatturato. Tutto ciò rende inoltre le organizzazioni capaci di gestire meglio i costi ed i rischi, di dare valido ed adeguato supporto all’innovazione del business, di soddisfare alle aspettative degli utenti e dei clienti, di offrire dei livelli di servizio soddisfacenti e di favorire la capacità di competizione dell’impresa.
