La web survey condotta recentemente da ZeroUno dedicata all’Enterprise Data Warehouse (Edw) ha fotografato un contesto aziendale italiano nel quale le attività di reportistica e analisi condotte sono prevalentemente di tipo tradizionale, con raccolta periodica dei dati, staging, elaborazione e presentazione delle informazioni in differita rispetto al manifestarsi dei fenomeni aziendali (con analisi quindi fatte solo su dati storici). Sembra ancora scarsa l’applicazione di tecnologie di Business Intelligence (Bi) e Data Warehouse (Dw) in modalità real-time, cioè con immediata rilevazione dei fenomeni e archiviazione dei dati in database con caratteristiche tecniche adeguate al trattamento veloce e sicuro dei dati e presentazione delle informazioni necessarie per una decisione immediata o per un’azione automatica, o quasi-automatica, prevista in un portafoglio di opzioni possibili e predeterminate.
L’indagine di ZeroUno, sponsorizzata da Sybase, aveva come obiettivo quello di capire quali criteri le aziende italiane stanno adottando per l’implementazione di un Data Warehouse che incontri realmente le necessità di governo, accesso e diffusione delle informazioni, per supportare efficacemente il business. Proprio quest’ultimo aspetto ha indirizzato la ricerca sul tema del real-time, con lo scopo di indagare lo stato attuale di attenzione e di utilizzo delle tecnologie di Bi e di Dw applicate a processi di analisi e di decisioni aziendali.
I risultati, provenienti da un campione di 124 aziende italiane medio-grandi (59% di aziende con un fatturato superiore a 100 milioni di euro; 43% di aziende con valori superiori ai 250 milioni di euro – ndr), elaborati e analizzati da ZeroUno insieme a Paolo Pasini, docente di Sda Bocconi, mostrano un contesto informativo in cui regna in genere la soddisfazione riguardo i tempi di attesa necessari ad avere informazioni utili a supportare le decisioni.
La maggioranza (il 57% dei rispondenti It e il 69% delle persone non It) dichiara, infatti, un livello soddisfacente o perfettamente coerente, mentre il 43% dei rispondenti It e il 27% delle persone non It, un tempo eccessivo, cioè poco tempestivo (vedi figura 1).
Figura 1 – Livelli di soddisfazione riguardo il tempo di attesa delle informazioni necessarie per le decisioni in azienda
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“La percezione media sui tempi di attesa non si presenta quindi particolarmente critica”, osserva Pasini. “Una situazione che meriterebbe un approfondimento ulteriore, riguarda invece il fatto che la percezione maggiormente negativa sui tempi di attesa delle informazioni è leggermente superiore da parte degli specialisti It rispetto alle figure di business, quasi a dimostrazione di un senso di auto-critica o a esplicitazione di una sub-ottimizzazione dei sistemi di Bi e di Dw attuali”.
Eppure, la soddisfazione dichiarata non nasconde gli ostacoli; tra i primi, risultano fattori di carattere organizzativo riguardanti il coinvolgimento, la collaborazione e le relazioni tra i decisori e gli analisti interessati nella decisione. Al secondo posto viene anche citata la mancanza di informazioni di qualità, in termini di completezza, affidabilità, aggiornamento e tempestività (vedi figura 2).
Figura 2 – Principali ostacoli nel prendere una decisione strategica
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“È interessante notare come nei casi in cui la disponibilità di informazioni di qualità risulti un ostacolo rilevante nelle decisioni aziendali, le informazioni maggiormente indisponibili riguardano, a sorpresa, quelle economico-finanziarie, evidenziando un certo grado di difficoltà delle imprese nel gestire tutta la filiera dei sistemi contabili e finanziari transazionali, dei sistemi di contabilità analitica e direzionale e dei sistemi di reporting riguardanti sia i flussi di consuntivo sia i flussi di previsione”, ha sottolineato Pasini nel corso di un breakfast organizzato a Milano da ZeroUno per presentare in anteprima i risultati dell’indagine.
Decisioni impreviste e critiche sempre più frequenti
I risultati dell’indagine mostrano una fotografia molto interessante del contesto economico e del modus operandi delle aziende. Di fatto, emerge una gestione strategica dell’impresa caratterizzata da incertezza e dinamicità: è molto alto, infatti, il dato che rigarda la frequenza delle decisioni direzionali, che possono avere un impatto strategico, impreviste: il 22% del campione afferma di operare in imprese altamente dinamiche e incerte (decisioni strategiche ogni mese o due mesi), e un altro 27% in imprese con cicli di decisione strategica ogni 3 mesi. Quindi, un totale di 49% del campione deve gestire processi decisionali rilevanti da parte della direzione aziendale in tempi ridotti, un tempo decisamente “faticoso” per impostare e svolgere un tipico progetto It (vedi figura 3).
Figura 3 – Frequenza con la quale la direzione aziendale si trova nelle condizioni di dover prendere decisioni impreviste critiche per l’azienda
La soluzione, per queste imprese, dovrebbe trovarsi nella creazione delle condizioni il più “naturali” possibili per produrre e distribuire le informazioni necessarie ai processi decisionali; in termini tecnologici, potrebbe voler dire adottare una piattaforma aziendale di Bi e di Edw flessibile, usabile anche in modalità “user self-service”, che possa gestire un’ampia e profonda base di dati aziendali di qualità e aggiornati con tempestività differente, fino al tempo reale ove necessario e opportuno.
Real-time: incompreso ma con molto potenziale
E proprio sul concetto di real-time si è focalizzata la seconda parte dell’indagine.
Come anticipato, la maggioranza (il 57% dei rispondenti It e il 69% delle persone non It) dichiara un livello soddisfacente o perfettamente coerente nei tempi di produzione delle informazioni critiche per la direzione aziendale. Questo si spiega, sicuramente, con la presenza di sistemi di Bi e di Dw efficienti nei tempi di produzione delle informazioni, ma, forse, anche perché c’è ancora una diffusa inconsapevolezza del significato e delle potenzilaità di una analisi real-time sulle performance aziendali e sulla competitività del business (grazie alla maggior velocità dei cicli di controllo e di decisione operativi e direzionali raggiungibili proprio grazie alla Business Intelligence real-time).
A livello organizzativo, emerge una buona presenza di team interfunzionali (misti specialisti It e utenti) dedicati all’analisi dei dati e alla diffusione e utilizzo di informazioni mirate a risolvere specifici problemi aziendali. Ben il 79% del campione ne dichiara la presenza più o meno formale, solo il 19% ne afferma l’assenza totale (vedi figura 4).
Figura 4 – Presenza di un team di lavoro (composti da specialisti It e utenti) che si occupano di analizzare dati e promuovere la diffusione e l’uso di informazioni complesse e tempestive in specifiche aree aziendali
“Tuttavia – osserva Pasini – è difficile immaginare che nel 79% dei casi il team interfunzionale operi secondo il modello del BI Competence Center formale, ed è altrettanto difficile che questi team siano tutti gruppi che operino solo per la durata di un singolo progetto: la realtà, molto probabilmente, si posiziona nel mezzo, in un mix di situazioni che in ogni caso dipingono un contesto collaborativo tra gli specialisti Ict e gli utenti utile a produrre informazioni adeguate per le decisioni aziendali”.
Ma è nell’analisi dei diversi settori di attività che emerge con più chiarezza la mancanza di strumenti di Bi e Dw in real-time. Nel mondo del Finance, per esempio, la reportistica e le analisi di Kpi tradizionali risultano più diffusi nel controllo di gestione e nella gestione del rischio, seguiti dalle analisi tradizionali anche di tipo predittivo e simulativo per quanto concerne la gestione del rischio. Le analisi real-time, di qualunque natura, sono oggettivamente poco presenti, a parte la gestione del rischio. Nell’area delle operations, tutte le attività considerate sono in prevalenza supportate da reportistica e da analisi di Kpi di tipo tradizionale; in questo caso sorprende la scarsa applicazione di strumenti di analisi in real-time nel campo del Trading online e dei servizi bancari online (vedi figura 5).
Figura 5 – Processi nei quali vengono svolte attività di analisi dei dati per scopi di controllo e di decisione nel settore Finance
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Nei settori Manifatturiero, Alimentare e Farmaceutico, il controllo di gestione è l’area che beneficia maggiormente di reporting e analisi di tipo tradizionali, anche di tipo predittivo e simulativo ma nella quale spicca anche una discreta presenza di reportistica e di analisi in real-time. È da segnalare anche una interessante diffusione di reportistica e analisi real-time a livello di operations nella “Produzione, Logistica e Fatturazione”.
Nel mondo dei Servizi (non finanziari), Media, Utilities e Gdo, le analisi real-time sono marginalmente diffuse nel controllo di gestione e ai fini della Compliance. In questi segmenti di mercato, i processi di operations presentano sempre reporting e analisi di tipo tradizionale con applicazioni di Bi standard, ma tra le quali spiccano reporting e analisi in real-time nel campo della Fatturazione (probabilmente più nelle Utilities, nella Gdo e nelle Telco), seguita dalle aree dell’eCommerce e della Produzione.
Dati non strutturati: ancora poco sfruttati
Sebbene, dunque, l’indagine mostri alcuni casi di utilizzo dei sistemi di analisi di dati in real-time (anche se decisamente inferiori rispetto ai sistemi tradizionali), la presenza di sistemi di alerting automatici è diffusa solo nel 31% del campione, e in questi casi l’allarme è prevalentemente condizionato ad un meccanismo di confronto con valori di soglia stabiliti dall’implementatore del sistema (15% dei casi); meno utilizzati sono il confronto con range di valori min-max predefiniti (9%) o con modelli più complessi di comportamento del fenomeno misurato in real-time (7%). “È possibile che questi risultati derivino dalla difficoltà di stabilire degli opportuni valori di confronto, soprattutto laddove mancano i dati che rappresentano la “storia” e l’esperienza pregressa dell’azienda che possano essere utilizzati in modo intelligente per definire appunto questi valori”, osserva Pasini.
La disponibilità dei dati merita poi un’ulteriore riflessione, soprattutto in riferimento a quelli cosiddetti “non strutturati”. L’utilizzo di questi dati, interni o esterni nelle analisi real-time, è ancora allo stato embrionale o sperimentale (19% dei casi per entrambe le tipologie di dati non strutturati). Il 13% dei casi che menziona l’impiego di dati non strutturati interni e l’8% di dati esterni fanno riferimento con buona probabilità ad esperienze di dati web sulle intranet/portali interni e sui dati web pubblici, dati del Social web e non (vedi figura 6).
Figura 6 – Utilizzo dei dati non strutturati interni o esterni all’azienda nelle analisi in tempo reale
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Le tre “C” fanno ancora da freno
Quello che emerge dall’indagine, in conclusione, è un impiego di tecnologie di Bi e di Edw in modalità real-time ancora allo stato embrionale e sperimentale.
L’analisi sui principali ostacoli allo sviluppo di questi sistemi evidenzia, come sempre, una preoccupazione prioritaria sui costi It crescenti o di difficile previsione (39,5% dei casi), sulla cultura manageriale necessaria per sfruttare le informazioni in tempo reale (34,7%) e sulle competenze delle persone It da dedicare a questi sistemi (34%).
In sostanza, a fare da freno sono ancora, come nel caso di molti altri progetti Ict aziendali, le tre “C”: costi, cultura e competenze.
Dato però che le infrastrutture tecniche o dei dati e le tecnologie di base necessarie per realizzare sistemi di analisi in real-time non vengono percepite come complesse da gestire o da usare, spetterà all’It far comprendere al business il valore di queste soluzioni, trasferendo concetti chiave come velocità del time-to-market, dinamicità e capacità di adeguamento (o previsione) alle oscillazioni economiche e alle dinamiche di mercato, migliori performance di business.
In questo quadro, la funzione dei sistemi informativi ha un ruolo riconosciuto di primo piano anche da parte della proprietà e del top management delle imprese, ruolo tutto da giocare, quindi, anche in termini di spinta all’innovazione dei sistemi di Bi finora realizzati e gestiti.
Real-time: un concetto ancora incompreso che rende davvero “intelligente” la BI
L’impiego di tecnologie di Business Intelligence e di Enterprise Data Warehouse in modalità real-time è ancora allo stato embrionale e sperimentale: la reportistica e le analisi di qualunque natura, presenti nella maggior parte delle imprese, sono infatti ancora prevalentemente di tipo tradizionale. È quanto emerge dalla web survey di ZeroUno “Enterprise Data Warehouse”, condotta con la sponsorship di Sybase su un campione di 124 aziende italiane, che denota una diffusa inconsapevolezza del significato e dell’utilità del real-time nella velocizzazione dei cicli di controllo e di decisione operativi e direzionali.
“A mio avviso la situazione è data dal fatto che ad oggi non c’è ancora un’idea chiara di cosa sia il real-time
e di come si possa fare Business Intelligence in real-time, né di quali vantaggi si possano avere”, osserva Franco Caprioli (nella foto), marketing manager di Sybase. “La rilevanza sul business non sempre emerge con chiarezza e, ancora troppo spesso, si fanno analisi e reporting solo su dati storici; il real-time, invece, consente di analizzare gli eventi in tempo reale e di confrontarli, sempre in tempo reale, con dati storici, in modo da generare gli opportuni alert e report”.
“Da un punto di vista strettamente tecnologico va evidenziato che con le soluzioni tradizionali (data base transazionali, data warehouse tradizionali) non è possibile fare della Business Intelligence real-time; le infrastrutture non sono adatte. Servono Data Warehouse adeguati che abbiano la capacità di recuperare dati da più fonti e consentire controlli incrociati senza l’aggiunta di layer tecnologici intermedi (che aggiungono complessità di gestione e aumentano i costi)”, aggiunge Caprioli. “Perché tecnologie di Enterprise Data Warehouse, con capacità di analisi real-time, possano inserirsi nelle aziende serve ancora un po’ di cultura: devono ancora emergere i valori di business (maggior controllo, migliori performance, minori rischi, time to market più veloce) affinché si possa elevare la qualità della Business Intelligence”.
