Dati destrutturati ed ergonomicità della presentazione: la nuova sfida

“Per una BI che non riguardi pochi reparti o funzioni specifiche ma l’intera azienda, la capacità di gestire grandi volumi di dati è certamente importante”. Così, commentando le tendenze in atto nella business intelligence, esordisce Romeo Scaccabarozzi, president di Axiante, società di consulenza nell’ambito del software applicativo e di servizi tecnologici a valore aggiunto, a livello internazionale, specializzata nella realizzazione di sistemi informativi, con progetti di Business Intelligence, Customer Relationship Management, Corporate Performance Management ed Erp, in diverse aree di mercato. Che però aggiunge subito: “Ma questo concetto ha senso se i dati oltre ad essere numerosi sono anche eterogenei”. Porre in relazione dati provenienti da varie funzioni aziendali, tipo vendite, acquisti, produzione, logistica, finanza e così via presuppone infatti la costruzione di un Enterprise data warehouse. Ma per fare un Edw bisogna che il top management colga il senso dell’investimento e lo sostenga perché, dice Scaccabarozzi, “Com’è per le fondamenta di una casa, il Data warehouse non si vede e ci vuole pazienza prima di avere dei risultati”. Bisogna quindi che il consulente, il system integrator o chi altri propone la soluzione capisca l’importanza di certi processi aziendali e li sappia esporre a un’utenza business senza fermarsi agli aspetti tecnico-applicativi ma senza nemmeno trascurarli. “A volte è successo – osserva Scaccabarozzi – che certe società di consulenza pura abbiano modellizzato i processi ed individuato i KPI delegando però ad altri gli aspetti realizzativi del progetto, dilatandone i tempi e rischiando di perderne di vista le finalità. Bisogna invece che chi fa il business modeling sappia farne anche l’implementazione, ed è appunto quello che facciamo noi”.
Sull’analisi dei dati non strutturati, pur osservando che “…è un po’ presto per vedere progetti importanti”, rileva una certa attenzione da parte delle imprese e coglie l’occasione per fare un’osservazione sul ruolo dell’ It, “…che funziona un po’ da collettore di quanto viene trattato in riunioni formali come in conversazioni alla macchinetta del caffè. Oggi – prosegue Scaccabarozzi – diversi direttori Ict stanno andando sul mercato per capire che c’è in quest’area e da ciò deduciamo che nelle aziende se ne sta parlando e che l’Ict si sta preparando per quando riceverà delle precise richieste in tal senso”. Il che potrebbe essere anche presto, ma solo per quelle aziende che, vuoi per tipologia d’industria vuoi per cultura aziendale, sappiano guardare oltre al comportamento dei consumatori espresso dall’analisi delle transazioni economiche per tenere conto anche delle loro opinioni. Ma, precisa Scaccabarozzi “Se si incomincia a dar peso alle opinioni bisogna farlo costantemente e non solo quando emerge un problema”. L’analisi dei dati destrutturati va insomma fatta, così come per i dati transazionali, in un processo periodico e formalizzato.
Il discorso della periodicità porta naturalmente all’analisi in real-time, che oggi per molte imprese è una concreta realtà. “Noi stessi – osserva il president di Axiante – abbiamo fatto progetti in diverse organizzazioni che, avendo una presenza globale, hanno ridotto i problemi di fuso orario lavorando sulla velocità di esecuzione”. E il concetto di real-time si sposa alla mobilità e porta quindi a sua volta alla domanda di mobile BI: ”Un manager che dispone di un iPad non può aspettare di passare dall’ufficio per avere i dati che gli servono ma deve poterli avere in ogni momento della giornata”.
La mobile BI ottimizza quindi quella risorsa preziosa e limitata che è il tempo, ma anche per questo è strettamente legata alla velocità delle analisi: “Non c’è nulla di più devastante – dice Scaccabarozzi – che analizzare dati non corretti o trovarsi sfasati in termini di tempo con altri interlocutori. La BI diventa realmente ‘business intelligence’ solo se genera un’azione. E affinché un’azione ci sia, tutti devono avere gli stessi dati”. Occorre quindi (e ciò anche se stressato dalla mobile BI vale per ogni progetto di business intelligence) combinare i concetti di tempestività e di unicità dei dati, ed è compito del system integrator fare in modo che ciò avvenga tramite le operazioni di data cleansing.
La BI mobile però comporta anche un altro problema: “Un conto è stare in ufficio con uno schermo da 19 pollici e disporre di una rete ad alta velocità e un altro è stare, per dire, all’aeroporto con un dispositivo dallo schermo ridotto, senza tastiera e collegati alla rete telefonica”. Bisogna far sì, ed è un compito che tocca ancora al system integrator, che i dati che stanno nel’Edw siano fruibili nel nuovo contesto. Cambia l’ergonomicità della presentazione, dato che l’interazione avviene via touchscreen e non più con mouse e tastiera, e bisogna saper sfruttare al massimo la velocità di trasmissione disponibile, aspetto essenziale per avere un’interazione soddisfacente. A tal fine si può, anzi si deve, agire su due fronti: da un lato sintetizzare le presentazioni o applicarle a un subset di dati per limitare le informazioni che viaggiano sulla rete e dall’altro ottimizzarle all’origine (ricorrendo per esempio alla in-database analysis) lasciando intatta la capacità di navigare nel sistema. L’equilibrio tra l’una e l’altra strada dipende dal ruolo dell’utente. “C’è chi ha bisogno di pochi dati una volta al mese e chi invece ha bisogno di presentazioni elaborate e tempestive. È importante quindi profilare gli utenti, perché se si vuole davvero rendere un servizio dobbiamo tenere presenti le esigenze, non dico individuali ma almeno per gruppi omogenei, configurando la fruibilità a seconda dei ruoli”.
Insomma: se il dato è comune, e su ciò non si discute, il modo in cui viene fruito va personalizzato. Ciò richiede grande attenzione: “Semplificare, mediare, andare per grandi schemi per voler accontentare un po’ tutti significa anche scontentare ciascuno. Non dimentichiamoci – osserva Scaccabarozzi – che le aziende che non hanno la BI ‘se la cavano comunque’, quindi l’investimento in BI deve veramente portare qualcosa in più”.
Per far ciò bisogna in primo luogo capire se si tratta di una ‘voglia’ del top manager o di una vera necessità aziendale, e poi lavorare per selezionare i dati e reingegnerizzare la navigazione in modo che ciò che si vede in ufficio si possa vedere anche in remoto. In questo lavoro occorre saper combinare consulenza direzionale e competenza applicativa. “Per rispondere in modo rapido e soprattutto preciso alle esigenze della committenza bisogna che il system integrator sia in grado di convertire i bisogni espressi da chi promuove l’iniziativa in un progetto realizzativo che offra coerenza del dato, accessibilità veloce e, cosa importante, che possa essere distribuito e fruito in tutta l’azienda”.