Quando si utilizza un EDI, un Electronic Data Interchange o sistema di trasferimento dati elettronico, lo si fa perché si è presa la decisione di sostituire processi manuali diventati insostenibili. Per esempio, a livello di effort: spesso, infatti, si tratta di iter che prevedono lo scambio “analogico” di documenti, con uno supporto di automation minimo.
L’EDI consente anche a più aziende situate per esempio in paesi diversi, di scambiare documenti per via elettronica. La maggior parte delle volte si sfrutta Internet per assicurare connettività tra le aziende, ma i dati possono essere scambiati anche in altri modi, partendo dai collegamenti seriali e dalle reti peer-to-peer.
Lo scambio dati elettronico può essere utilizzato per documenti come ordini di acquisto, fatture, avvisi di spedizione e rapporti di vendita su commissione, oltre che per altre informazioni importanti o sensibili. Per esempio, una compagnia di assicurazioni può verificare che un richiedente abbia la patente di guida attraverso l’EDI.
Ma non si tratta solo di inviare documenti, come PDF e file Word, tramite e-mail o trasferimento di file. Quando si adotta un’implementazione EDI corretta, le richieste possono essere automaticamente inserite nel sistema aziendale, per esempio in un ERP, in modo che le risposte vengano inviate automaticamente.
Un messaggio EDI contiene una stringa di elementi di dati, ognuno dei quali rappresenta un singolo fatto, come un prezzo, un numero di modello di prodotto e così via, separati da un delimitatore. L’intera stringa è chiamata segmento di dati. Uno o più segmenti di dati inseriti in un’intestazione e da un trailer formano un set di transazioni, che è l’unità di trasmissione EDI, equivalente a un messaggio. Un set di transazioni è spesso costituito da ciò che è contenuto in un tipico documento o modulo aziendale.
Quando si invia un documento EDI, entrambe le parti devono attenersi allo stesso insieme di regole. Questi standard definiscono dove e come si trovano le informazioni del documento.
Come funziona il diagramma ERP
Le richieste EDI sono spesso elaborate da sistemi aziendali, come il software ERP.
Come funziona l’Electronic Data Interchange
La maggior parte delle implementazioni EDI utilizza un software di traduzione per interpretare i messaggi EDI e integrarli con il software interno. Il software di traduzione elabora le informazioni in modo diverso per i messaggi inviati e ricevuti ed esegue un controllo completo di ogni fase per garantire che le informazioni siano inviate o ricevute in formato EDI. Per esempio, quando il traduttore del computer ricevente legge un documento, sa dove trovare il nome dell’azienda dell’acquirente, il numero d’ordine, gli articoli acquistati e il prezzo. Queste informazioni vengono poi inviate al sistema di inserimento ordini del destinatario, senza che sia necessaria l’immissione manuale degli ordini.
L’EDI è utilizzato principalmente dalle grandi aziende per avere un sistema di elaborazione uniforme, che ne garantisca l’efficienza. Costi, velocità, accuratezza ed efficienza sono i principali vantaggi dell’EDI. L’implementazione del sistema è costosa e di solito richiede l’aiuto di un consulente specializzato nel settore.
L’EDI è anche un’alternativa ad altre interfacce di programmazione delle applicazioni (API), cioè il codice che consente a due programmi software di comunicare direttamente. Sebbene siano simili all’EDI, le API non hanno uno standard per gli utenti, il che rende difficile per le diverse aziende condividere le informazioni tramite le API.
Le API per uso aziendale richiedono inoltre che le aziende si fidino già l’una dell’altra e che abbiano lavorato per integrarsi. Per esempio, un’azienda molto probabilmente non utilizzerebbe un’API per un singolo ordine di acquisto, ma potrebbe essere disposta a inviare un ordine di acquisto attraverso un sistema EDI standard.
L’utilizzo di sistemi EDI elimina la necessità, e quindi il costo, di stampare, archiviare, conservare, spedire e recuperare documenti cartacei. L’obiettivo è eliminare la carta e far lavorare tutti con la stessa fattura, in modo che le informazioni vengano elaborate e lette facilmente. Inoltre, riducono la probabilità di errore umano durante l’elaborazione dei documenti.
L’automatizzazione delle attività cartacee migliora la qualità dei dati e le transazioni vengono scambiate in pochi secondi o minuti, invece che in giorni o settimane. L’EDI permette al personale di dedicarsi a compiti più importanti. I dati critici per l’azienda vengono inviati puntualmente e monitorati in tempo reale, automatizzando il trasferimento dei dati tra le applicazioni di una catena di fornitura.
Alcuni utenti, come i medici che trasmettono informazioni sanitarie, possono trovare l’EDI più oneroso rispetto a sistemi antiquati, come la carta o il fax, ma la standardizzazione e la conversione elettronica danno i loro frutti nel lungo periodo.
I diversi standard EDI rispondono alle esigenze di settori, regioni o altre specifiche. L’American National Standards Institute (ANSI) Accredited Standards Committee (ASC) X12 è utilizzato abitualmente negli Stati Uniti, mentre l’Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) è utilizzato al di fuori degli Stati Uniti. Esistono poi numerosi altri standard che si riferiscono a settori specifici, come il VDA per l’industria automobilistica tedesca.
Tipi di sistemi EDI
I vari tipi di EDI vengono implementati per soddisfare le esigenze, le capacità e il budget dell’azienda. La maggior parte delle implementazioni EDI utilizza uno scambio di tipo mailbox. I messaggi vengono inviati al destinatario, dove vengono poi elaborati in batch.
Di seguito sono elencati alcuni tipi di trasmissione EDI:
- Direct EDI. Con l’EDI diretto, viene creata una connessione tra due partner commerciali. Le aziende più grandi possono scegliere questo metodo se hanno numerose transazioni giornaliere con lo stesso partner.
- EDI tramite rete a valore aggiunto o fornitore di servizi di rete EDI. Un servizio di terze parti gestisce una rete a cui aderiscono molte aziende. Questo modello protegge le aziende dalle complicazioni derivanti dal supporto dei numerosi protocolli di comunicazione necessari quando si ha a che fare con più partner commerciali. Si tratta di una rete sicura in cui i documenti vengono trasmessi tra i partner commerciali.
- Electronic Business Extensible Markup Language. EbXML è un modo standard per scambiare dati aziendali utilizzando XML. Può sostituire i sistemi EDI tradizionali o trasportare i messaggi EDI.
- EDI via Applicability Statement 2 (AS2). Questo protocollo di comunicazione scambia dati in modo sicuro su Internet. Due computer, un client e un server, si collegano in modalità punto-punto attraverso Internet. AS2 crea una busta per la consegna sicura che utilizza certificati digitali e crittografia.
- EDI via FTP/VPN, SFTP, FTPS. File Transfer Protocol con rete privata virtuale, Secure FTP o FTP Secure scambiano documenti attraverso Internet, collegando direttamente i partner commerciali. Questi protocolli codificano i dati durante la trasmissione da un’azienda all’altra per proteggere le informazioni sensibili. I dati vengono decifrati all’arrivo.
- Web EDI. L’EDI è diretto tramite browser internet, duplicando i documenti cartacei in moduli web che contengono campi in cui gli utenti inseriscono le informazioni. Vengono quindi convertiti automaticamente in un messaggio EDI e inviati tramite protocolli Internet sicuri.
- Mobile EDI. Questo metodo consente la trasmissione di documenti attraverso dispositivi mobili.
- Servizi gestiti EDI. I sistemi di servizi gestiti affidano il controllo dei documenti EDI a un fornitore terzo.
Le esigenze e i processi aziendali determinano il sistema EDI da implementare. Prima di passare all’EDI, è necessario stabilire una struttura manageriale, formando un team i cui membri devono avere esperienza EDI e dirigenziale. A questo punto è opportuno stabilire le priorità per l’adozione e analizzare le aree aziendali che trarranno i maggiori benefici dall’EDI. Scegliere infine un fornitore di rete EDI che si concentri sulle esigenze aziendali e assimilare il sistema e i dati all’interno dell’azienda.
Per definire la correlazione tra i dati della transazione EDI e quelli del sistema interno, è consigliabile creare una mappa che determini la destinazione di ogni campo in entrata e determinare se i dati devono essere riformattati. Indispensabile, infine, testare accuratamente il sistema prima di implementarlo.
