Fusioni e acquisizioni sono abbastanza frequenti fra le aziende che operano in settori competitivi. Quasi quotidianamente, le cronache riportano titoli inerenti la fusione di due società o l’acquisizione di una piccola impresa da parte di un concorrente di più grandi dimensioni.
Ciascuna di queste operazioni coinvolge una serie complessa di azioni destinate a consolidare le operation e per tagliare i costi, come nel caso delle funzioni duplicate, alcune procedure e risorse vengono razionalizzate.
Di frequente, nel caso della fusione di due aziende i responsabili dei sistemi informativi hanno il compito di far conciliare due insiemi potenzialmente disparati di policy e di procedure. Può essere un’operazione davvero estenuante, ma per fortuna c’è un certo numero di tecniche che può aiutare un’azienda a portare efficacemente a termine questo impegnativo processo.
Durante il processo di consolidamento delle policy, è importante ricordare gli effetti che una fusione può avere su chi vi è coinvolto. Il merge di un’azienda può generare un’atmosfera di incertezza, dubbio e timore e i cambiamenti improvvisi all’ambiente lavorativo possono portare un po’ di stress fra i dipendenti. Così durante il processo di integrazione delle policy, non dimenticate le difficoltà che ognuno sta affrontando.
Vediamo quindi alcune strategie pratiche che possono essere usate per facilitare la transizione:
• Non abbiate fretta. Lo sviluppo delle policy è un’attività complessa e merita un approccio attento e metodico. Prendetevi tutto il tempo necessario affinché nessuna delle policy iniziali sia frutto di scelte affrettate: non cercate di raffazzonarne un po’ assieme per portare a termine prima il vostro compito.
• Considerare tutte le opzioni. Ci sono fondamentalmente tre opzioni sul tavolo quando dovete consolidare le policy di due organizzazioni differenti:
- adottare una o l’altra policy su vasta scala
- combinare gli elementi delle due policy in una nuova policy
- scrivere una nuova policy partendo da zero
Quando un’organizzazione comincia il processo di consolidamento, è importante mantenere un’apertura mentale verso tutti e tre gli approcci, indipendentemente dalle circostanze che caratterizzano la fusione. In pratica, gli aspetti politici possono influenzare un metodo, ma l’intero team trarrà vantaggio dal fatto che il processo non è influenzato da questo tipo di problemi.. Per esempio, considerate il caso in cui due organizzazioni che si fondono hanno policy differenti riguardo l’uso dei personal computer sulla rete aziendale. Un’organizzazione potrebbe proibirlo completamente, mentre l’altra potrebbe non imporre alcune limitazioni a tale attività. Un’azione auspicabile in questo caso potrebbe essere di sviluppare una policy di compromesso che permetta l’uso limitato di tali sistemi, se hanno superato un test di controllo di sicurezza iniziale.
• Fate partecipare una vasta squadra. Le policy scritte da una singola persona seduta dietro una porta chiusa sono destinate a fallire. Coinvolgendo un ampio numero di persone (di entrambe le organizzazioni!), il team di consolidamento assicura che siano considerati punti di vista differenti. Inoltre, questo modo di agire permette che più individui abbiano un senso di “paternità” verso il risultato finale e quindi aumentano le probabilità che l’organizzazione accetti il lavoro della squadra. Consideriamo ancora il caso di una policy che preveda il collegamento dei sistemi personali alla rete aziendale: se l’organizzazione decide di sviluppare una politica di compromesso, avere rappresentanti di entrambe le organizzazioni nel team contribuirà a fornire a tutti i componenti del team stesso un senso di paternità, aumentando la probabilità di accettazione.
• Comunicate chiaramente. Durante tutta la fusione è tipico essere confusi, perciò diventa essenziale che la direzione comunichi con gli impiegati in relazione alle responsabilità sulla sicurezza delle informazioni. Nel consolidare la policy, è opportuno identificare un project manager che faccia da collante e da punto nevralgico per la gestione della transizione. In questo senso, prendere spunto dal resto dell’organizzazione. Le due realtà funzioneranno con strutture direttive indipendenti per un certo periodo di tempo? In caso affermativo, si può dire ai dipendenti che dovrebbero seguire le stesse policy e procedure di sicurezza che hanno seguito nel passato fino a che non viene detto loro il contrario. Comunque sia, stilate punti chiari e coincisi e comunicate loro attraverso l’organizzazione.
• Adottate un approccio graduale per il cambiamento. Se il consolidamento delle policy provocherà cambiamenti drammatici al modo in cui una o entrambe le aziende conducono il proprio business, provate a effettuarlo tale consolidamento nel modo più graduale possibile. Questo consentirà ai dipendenti di adattarsi ai nuovi requisiti in modo graduale e offrirà l’opportunità di valutare il progresso di conformità e di accertarsi che l’integrazione proceda secondo i termini previsti. Per esempio, se uno staff desidera imporre il filtro dei contenuti a un’organizzazione dove l’accesso libero era prima la norma, può essere meglio studiare la possibilità di procedere per fasi successive: nella fase iniziale sono bloccati soltanto alcuni tipi di siti, nella successiva fase di notifica gli utenti sono avvertiti che il contenuto a cui stanno accedendo sarebbe bloccato nell’ambito di nuova policy. Ciò offre agli utenti l’occasione di testare il processo e di identificare le zone dove la nuova policy potrebbe interferire con i requisiti di business.
Affinché un merge o un’acquisizione possa definirsi di successo è necessaria una comunicazione efficace con le due differenti organizzazioni. Ma anche attente decisioni che tengano conto sia delle policy sia del personale presente in entrambe le realtà.
