Gaia è il gestore unico del servizio idrico integrato della Toscana Nord (gestione e servizi inerenti acquedotti, fognature e depurazione delle acque). Con un fatturato di circa 75 milioni di euro l’anno, oltre 470 dipendenti, 5 sedi e 10 magazzini, la società copre un’area geografica che ingloba 3 differenti province (Massa Carrara, Lucca e Pistoia) con problematiche di spiccata stagionalità (turismo estivo) dato che molti comuni si trovano sulle coste del Tirreno.
Paolo Peruzzi, Direttore di Gaia
“Gaia ha in gestione un territorio di oltre 2.500 kmq, per un totale di 48 comuni, e serve più di 450 mila cittadini (ossia quasi 250 mila utenze familiari). Opera però in un ‘mercato regolato’ cioè non di libera concorrenza, ma governato, anche nella definizione dei prezzi, da un’Autorità Pubblica di Sorveglianza. Questo significa che le criticità, la gestione e gli obiettivi di business non sono da ricondursi tanto alla capacità di reddito come avviene per le imprese private, quanto piuttosto all’organizzazione, ai processi e al contenimento dei costi – esordisce Paolo Peruzzi, direttore di Gaia -. Nel nostro modello di business ‘pubblico’, ci vengono riconosciuti a bilancio dei costi che però devono essere commisurati ai livelli di servizio (definiti dall’Autorità) che vanno dai tempi di allacciamento, di preventivazione e di risposta alle richieste e alle segnalazioni degli utenti fino all’efficienza dei cicli di fatturazione”.
In questo contesto, la capacità di pianificazione e controllo assume un ruolo determinante e si concretizza attraverso strategie di medio-lungo periodo il cui denominatore comune è l’efficiente ed efficace gestione delle acque per evitare disastri geologici ambientali o disagi alla popolazione nei mesi di picco, ossia in quelli dove il turismo estivo fa accrescere le esigenze di controllo e gestione idrica. “Dobbiamo essere in grado di gestire le nostre infrastrutture non soltanto in base alla domanda attuale, ma in previsione agli andamenti di mercato dei prossimi 5/10 anni, nonché ai diversi fenomeni climatici – commenta Peruzzi -, pianificando adeguatamente tutti i servizi. Il tema dei cambiamenti climatici, ad esempio, per noi è di fondamentale importanza; il surriscaldamento globale ci porta a rivedere i piani di investimento e le strategie di attuazione per garantire i livelli di servizio. Prendendo ad esempio i recenti episodi di alluvione avvenuti nel nostro Paese, per ridurre al minimo i rischi e i disagi alla popolazione, una società come la nostra deve investire sulle infrastrutture in modo che possano ‘reggere le bombe d’acqua piovana’ facendo defluire correttamente le acque. Parliamo di infrastrutture che stanno sottoterra, quindi con un elevato grado di complessità sul fronte del monitoraggio”.
Dal controllo manuale all’efficienza digitale
Ed è all’interno di questa più ampia strategia di pianificazione e controllo che si inserisce il progetto di asset management informatizzato, portato avanti da Primeur (partner Ibm). Per Gaia gli asset aziendali sono rappresentati principalmente dagli impianti idrici (infrastrutture di captazione e distribuzione idrica, raccolta, smaltimento e trattamento acque reflue, strumenti, impianti) nonché da tutti quei veicoli ed attrezzature complementari all’erogazione dei servizi stessi. Parliamo per esempio di una rete acquedotto che ha una lunghezza totale di circa 5.200 Km, una rete fognaria di oltre 1.900 Km, 490 impianti di depurazione attivi, 967 sorgenti con 1091 serbatoi, 1.590 km di rete di adduzione e 3.302 km di rete distributiva, 1.729 km di reti di raccolta acque reflue, 300 automezzi e, guardando alle competenze, 135 squadre operative (acquedotto, fognatura, depurazione, produzione interna) e circa 60 utenti di back office. Insomma, numeri che fanno ben comprendere quale fosse la sfida, considerando che tradizionalmente la gestione degli asset dell’azienda veniva svolta principalmente con strumenti di informatica individuale e con modulistica cartacea.
“Il livello di conoscenza e di funzionalità dei servizi esistenti dipende dalla capacità di gestione delle infrastrutture – precisa Peruzzi -. Ci siamo dunque resi conto che avremmo dovuto fare un passo in avanti verso la maggiore conoscenza delle infrastrutture sia sotto il profilo tecnico sia in un’ottica di governance proattiva finalizzata alla pianificazione di interventi preventivi e di manutenzione programmata”.
Dopo diversi mesi di analisi (in particolare analizzando altri casi studio, best practice e linee guida che diversi organi ed enti internazionali specifici del settore Water Utility forniscono periodicamente), Gaia ha deciso di affidarsi alla soluzione Maximo di Ibm per la gestione informatizzata di tutte le informazioni relative allo stato di salute delle infrastrutture.
“Gli obiettivi principali erano l’ottimizzazione degli interventi di manutenzione, la riduzione dei danni e il controllo dei costi di riparazione e/o sostituzione – puntualizza Peruzzi -. Tutte esigenze direttamente collegate alla necessità di migliorare la qualità del servizio ai cittadini (eventualmente anche con la possibilità di influire sull’Autorità competente per la determinazione di una tariffa più economica per gli utenti)”.
Di fronte a tali esigenze era dunque evidente la necessità di un punto di raccolta centralizzato e controllato per le informazioni e la gestione operativa, nonché di uno strumento applicativo in grado di supportare le moderne logiche di asset management.
Verso l’Enterprise Asset Management…
Claudia D’Eliso, vice capo progetto Maximo di Gaia
Dal punto di vista tecnico, dunque, “gli obiettivi immediati cui mirare – interviene Claudia D’Eliso, vice capo progetto Maximo di Gaia -, erano:
1) avere un quadro conoscitivo completo degli asset aziendali;
2) riuscire a gestire gli interventi in un’ottica di pianificazione (evitando di intervenire sempre solo sulle emergenze);
3) riuscire ad avere una rendicontazione chiara degli interventi con visibilità sui costi relativi;
4) digitalizzare le procedure (per la maggior parte ancora manuali e basate su documenti cartacei);
5) condividere l’ambiente di lavoro tra la sede principale e le singole squadre sul territorio”.
La soluzione Ibm Maximo Enterprise Asset Management, di fatto, consente una gestione digitale dell’intero ciclo di vita degli asset aziendali (tutte le tipologie, incluse Facility e It) e dei servizi correlati; “si è però reso necessario l’intervento di Primeur affinché la soluzione applicativa si integrasse con gli altri sistemi che attualmente abbiamo già in uso presso i vari enti aziendali – commenta D’Eliso -. Attraverso questa struttura informativa, non solo ci risulta più agile il censimento di tutte le nostre infrastrutture e mezzi, ma la conservazione in memoria della storia di tutti gli interventi effettuati sulla rete e sugli impianti ci garantisce quel bagaglio di informazioni utili a rendere più efficiente la gestione/pianificazione e prevenire i rischi”.
Quanto alle criticità, D’Eliso spende alcune parole sul ‘processo di trasformazione individuale’: “Il progetto coinvolge il 70-75% dei dipendenti, tra cui l’intero settore tecnico dell’azienda. Si tratta di persone poco abituate all’utilizzo dell’informatica (alcuni non utilizzavano nemmeno il Pc), quindi ancor meno a un’organizzazione digitale ‘per processi’. È risultato dunque indispensabile compiere alcuni sforzi per avviare pratiche di change management e, soprattutto, per la formazione degli utenti aziendali. Abbiamo preferito però evitare i corsi in aula, scegliendo invece la via dell’affiancamento, anche one-to-one, sul campo”.
…per migliorare i servizi di business
Come abbiamo visto, il progetto di asset management di Gaia si inserisce in un più ampio programma evolutivo finalizzato a una più efficace capacità di gestione, pianificazione e controllo dell’azienda. “Il progetto Maximo ha consentito a Gaia di avere maggior controllo sugli investimenti effettuati in asset individuali, industriali e strutturali, con conseguente allungamento del ciclo di vita utile e riduzione dei fermi – commenta D’Eliso – e questo ha un diretto impatto sulla nostra capacità di erogazione dei servizi alla popolazione”.
La soluzione di Ibm ha permesso di eliminare almeno 165 mila fogli annui, ma soprattutto di accorciare i tempi dei flussi di informazione sugli impianti, passati da 2 mesi a 3 giorni. Questo perché il sistema informativo ha determinato la graduale eliminazione dei moduli cartacei e consentito la conoscenza tempestiva e aggiornata delle segnalazioni di guasto e dello stato di avanzamento dei singoli interventi, con evidenza delle eccezioni. “A beneficiarne, infatti, è soprattutto il modello organizzativo e gestionale dei flussi informativi – concludono Peruzzi e D’Eliso -. La gestione unica (prima c’erano ben 16 sistemi di gestione differenti) consente oggi di uniformare le procedure e i ritmi di lavoro, garantendo così maggior controllo”.
Dati i primi positivi risultati riscontrati, il progetto Maximo, per ora avviato per il servizio fognatura e depurazione, per gran parte del servizio acquedotto, produzione interna, in fase di completamento, , per i settori della gestione energia e autoparco, sarà esteso allo staff tecnico di ingegneria e ai sistemi informativi.
