Introdurre automazione in azienda significa portare maggiore efficienza, risparmiare tempo e avere tutte le attività sotto controllo con il minimo degli sforzi.
Ci sono però alcuni aspetti critici da non sottovalutare nella scelta degli strumenti di workflow automation più adatti a supportare il lavoro dei CIO.
Workflow automation per tutti. Anche per i responsabili IT
Spesso i responsabili dei sistemi informativi automatizzano il lavoro altrui ma non il proprio. A livello di data center, ad esempio, molte attività vengono ancora fatte manualmente. La programmazione di un server, la gestione dello storage, la configurazione dei diritti di accesso alla rete dei nuovi utenti, il monitoraggio dei sistemi, il controllo dei contratti legati a una serie di SLA periodicamente da verificare e altre innumerevoli operazioni di gestione sono tutte attività di routine risolte in maniera discrezionale, secondo la logica del più o meno necessario e contingente.
A livello potenziale, queste attività sono foriere di tutta di errori e sviste, che impattano sul lavoro, nel migliore dei casi con un inutile spreco di risorse e, nel peggiore, con una vulnerabilità alla sicurezza o con malfunzionamenti nei processi.
L‘automazione introdotta anche a supporto dei processi IT consente alle aziende di standardizzare molte procedure, portando omogeneità ma anche maggiore velocità, con una drastica riduzione degli errori. Workflow automation non significa soltanto liberare risorse che possono dedicare più tempo ad attività più importanti per il core business aziendale. Significa avere maggiori garanzie di conformità normativa e minori spese, introducendo nuove economie di scala.
Automazione, sinonimo di efficienza
Un flusso di lavoro IT è un modello costituito da un insieme di attività organizzate, ripetitive e strutturate in una serie di passaggi che richiedono decisioni per finalizzarne la conclusione.
Un caso emblematico è la programmazione di una nuova macchina virtuale (VM) su un server fisico: prima bisogna testare le prestazioni del sistema e la conformità a determinate SLA, poi programmare la creazione di un nuovo numero di unità logiche di thin-provisioning (LUN). Tutte queste attività, normalmente fatte ad una ad una in modo manuale, possono essere risolte attraverso un flusso di lavoro automatizzato.
Ci sono molte scuole di pensiero in merito, ma è indubbio che qualsiasi sia la procedura adottata, dal punto di vista logico ed operativo si tratta di un flusso di lavoro.
A livello organizzativo, applicare un sistema di workflow automation significa aprire la pratica iniziando col mettere a sistema una richiesta di servizio da parte del personale IT. L’iter che segue supporta la valutazione dei requisiti delle risorse, l’individuazione di una piattaforma adeguata, l’implementazione della richiesta, l’esecuzione dei test o le verifiche del lavoro che portano alla chiusura del ticket.
L’obiettivo di automatizzare un processo è quello di ridurre al minimo la necessità dell’intervento umano. Questo fa risparmiare agli amministratori il tempo normalmente dedicato a testare o verificare ogni fase legata a un flusso di lavoro. Certo possono insorgere situazioni in cui è necessaria l’interazione umana, come nel caso di uno strumento automatico che rilevi un errore tale da impedire il completamento del flusso di lavoro.
Qui l’amministratore può sempre intervenire in modo diretto e procedere nel modo che ritiene più opportuno.
Workflow automation nei data center
Molti strumenti di automazione si integrano con i prodotti per la gestione di sistemi per il controllo del data center. La reportistica aiuta a intercettare l’insorgere dei problemi. Ad esempio, se uno strumento di gestione dei sistemi dice che c’è solo 1 terabyte di spazio libero gratuito e il sistema di automazione del flusso di lavoro crea 500 MB di LUN ogni mese, incrociando i dati il sistema rileva in automatico che sta esaurendosi lo spazio di storage e gli uomini dell’IT, avvisati da apposita segnalazione, possono intervenire per tempo.
Script o strumenti di automazione?
La maggior parte delle organizzazioni si affidano agli script per svolgere programmi di automazione basici. Il motivo è anche dettato dal fatto che lo scripting è integrato nel sistema operativo in maniera nativa.
Un esempio per tutti è PowerShell in ambiente Windows Server. Tuttavia, gli script richiedono un minimo di criterio nella programmazione e una profonda conoscenza delle infrastrutture, delle directory, dei nomi dei server e tantissimi altri dettagli architetturali che riguardano il data center. Senza contare che gli script esistenti sono difficili da aggiornare, soprattutto quando c’è poca documentazione di supporto.
Al contrario, gli strumenti di workflow automation non richiedono codifiche, sono basati su un’interazione grafica intuitiva, con una generazione dei workflow di tipo drag-and-drop personalizzabili attraverso le casella di stile.
Gli strumenti di automazione moderni sono in grado di generare script, convertendo il flusso di lavoro in un linguaggio standardizzato (ad esempio XML), integrando le annotazioni e la documentazione per il personale, e aiutando così l’azienda a standardizzare ed omogeneizzare componenti e approcci. Nel caso di aggiornamenti e modifiche tutto questo rende le piattaforme di workflow automation più semplici e più intuitive rispetto agli script.
Optare per un’automazione dei flussi di lavoro rispetto agli script non dipende dalle dimensioni del data center quanto, piuttosto, dalle varibili. Gli esperti sottolineano, ad esempio, come spesso siano proprio le piccole imprese a gestire una grande quantità di sistemi con tutta una miriade di problemi di gestione correlati e frequenti, a dispetto delle grandi organizzazioni che utilizzano applicazioni e server più consolidati e razionalizzati che non sono soggetti a cambiamenti di impatto sui data center.
Un altro tema da porre sul tavolo delle scelte è la conformità della governance. Gli strumenti di automazione producono una reportistica precisa e puntuale rispetto alle attività processate, dimostrando la conformità alle normative o alle politiche aziendali interne. I log, mettendo a sistema ogni attività di programmazione, confermano se una macchina virtuale abbia o meno la giusta licenza, le configurazioni giuste in termini di risorse e via dicendo.
Quell’automazione che libera la mente
Per valutare la necessità o meno di introdurre uno strumento di workflow automation a supporto delle attività IT nei data center bisogna mettere insieme i pro e i contro: ad esempio il tempo risparmiato e il tempo speso per capire, implementare e usare nel migliore dei modi uno strumento di automazione.
Ogni strumento informatico, infatti, ha una sua curva di apprendimento. Workflow automation significa anche dover aggiungere una voce di costo, con un discorso prezzo/prestazioni. Nella scelta bisogna optare per strumenti di automazione dinamici, capaci di supportare le aziende nella definizione dei flussi di lavoro in una logica di ottimizzazione nel momento in cui si rendano necessarie modifiche all’equilibrio del data center.
Gli amministratori IT dovranno focalizzarsi sul concetto di semplificazione, cercando di rendere più efficienti i processi in base alle richieste registrate, impostando gli strumenti di automazione acquisiti in base alle proprie esigenze di controllo e manutenzione.
L’obiettivo di una workflow automation è quello di dotarsi di strumenti capaci di effettuare interventi di modifica automatica e con il minimo disturbo. Un flusso di lavoro aggiornato, per esempio, non dovrebbe sommarsi alle code delle richiesta inevase. Le modifiche dovrebbero essere ben documentate in modo tale da consentire al personale IT di conoscere nel dettaglio lo storico, rendendo accessibili e condivisibili queste informazioni con tutti gli interessati, garantendo tutti i requisiti di conformità. Come per tutte le implementazioni ICT, il tutto deve essere integrato in maniera adeguata con gli strumenti di gestione dei sistemi esistenti e prevedere test e verifiche di tutti i criteri impostati prima di passare in produzione.
