Document & printing management: la gestione del printing

I processi documentali sono pervasivi in tutta l’azienda e impattano sui costi e sull’organizzazione: di particolare rilevanza è la gestione del printing.
L’analisi dei dati della Web Survey di ZeroUno svolta in collaborazione con Netconsulting e con la partnership di Hp Ipg, ha evidenziato come anche nelle piccole realtà il parco stampanti sia alquanto cospicuo: si parla di una stampante ogni 4/5 addetti. Nel dettaglio sia le piccole sia le grandi imprese sono fornite di un numero di stampanti significativo che varia anche per settore di appartenenza.
In percentuale ne sono maggiormente fornite le aziende nei settori Industria, Tlc/Media/Utilities seguite dalle aziende nei settori alimentari e farmaceutico o aziende di medie dimensioni e in ultimo con un parco minore le aziende di Consulenza e Servizi e Ict.
Un elemento che caratterizza la difficoltà di gestione del parco stampanti è la presenza di dispositivi di diverse marche, che porta necessariamente a interagire con differenti interlocutori sia per l’acquisto sia per la manutenzione, in particolare per la gestione dei  consumabili.
Anche per i consumabili si evidenzia un “approccio misto” cioè l’utilizzo sia di compatibili sia di originali.
Un dato significativo è che la gestione centralizzata del printing è determinante per l’ottimizzazione delle risorse: una gestione unica permette di uniformare le tipologie di prodotti e l’introduzione di sistemi di alerting e di monitoraggio dei consumi, consente una verifica costante dei consumabili  e una tempestiva fase di provisioning automatico con un evidente risparmio di risorse.
Un’ulteriore criticità emerge dalla mancanza di regole precise e finalizzate a diminuire l’uso eccessivo di stampe non necessarie, un utilizzo maggiore delle stampe fronte/retro o di evitare stampe a colori quando non effettivamente necessarie.
Le aziende si stanno orientando a una centralizzazione della gestione del printing, ad un uso sempre più massiccio di nuovi dispositivi come le stampanti multifunzione e all’introduzione di regole di comportamento per la sensibilizzazione e le  responsabilizzazione dei dipendenti per un maggior rispetto dell’ambiente.